2026年口腔醫(yī)療管理公司公文起草與審批管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司總部及旗下各口腔診療機(jī)構(gòu)公文起草、審核、審批、印發(fā)、歸檔全流程管理工作，保障公文流轉(zhuǎn)的規(guī)范性、高效性與嚴(yán)肅性，確保公文內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、合規(guī)合法，提升公司內(nèi)部管理與外部溝通效能，依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司口腔醫(yī)療管理業(yè)務(wù)實(shí)際（含醫(yī)療診療規(guī)范、質(zhì)控要求等專項(xiàng)公文需求），制定本制度。第二條本制度適用于公司總部及旗下各口腔診療機(jī)構(gòu)所有公文的起草、審核、審批、修改、印發(fā)、傳遞、歸檔、銷毀等全流程管理工作。公司總部各職能部門（行政部、醫(yī)務(wù)部、運(yùn)營(yíng)部、財(cái)務(wù)部、合規(guī)部等）、旗下各口腔診療機(jī)構(gòu)及全體參與公文起草、審核、審批、流轉(zhuǎn)的員工，均需嚴(yán)格遵循本制度規(guī)定。第三條本制度所指公文，是指公司在經(jīng)營(yíng)管理、醫(yī)療服務(wù)、內(nèi)部管控、對(duì)外溝通等活動(dòng)中形成的，具有法定效力和規(guī)范體式的各類文書，涵蓋指令性、請(qǐng)示性、報(bào)告性、告知性、規(guī)范性等多種類型。其中，醫(yī)療類專項(xiàng)公文（如診療規(guī)范、質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)、醫(yī)療應(yīng)急預(yù)案等）需按專項(xiàng)要求強(qiáng)化審核審批。第四條公文起草與審批管理核心原則：依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵循相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范及公司制度要求，確保公文內(nèi)容、流轉(zhuǎn)流程合法合規(guī)，杜絕違規(guī)發(fā)文；真實(shí)準(zhǔn)確原則：公文內(nèi)容需客觀真實(shí)、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、依據(jù)充分，符合公司實(shí)際情況與業(yè)務(wù)需求，避免虛假信息或模糊表述；規(guī)范高效原則：明確公文起草標(biāo)準(zhǔn)、審核審批權(quán)限及流轉(zhuǎn)時(shí)限，優(yōu)化管理流程，提升公文處理效率，保障決策與指令及時(shí)落地；權(quán)責(zé)明晰原則：明確各部門、各崗位在公文起草與審批各環(huán)節(jié)的職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到具體單位與個(gè)人，確保權(quán)責(zé)統(tǒng)一；保密安全原則：嚴(yán)格管控涉密公文流轉(zhuǎn)，防范商業(yè)秘密、醫(yī)療信息、經(jīng)營(yíng)決策等敏感信息泄露，保障公文安全；全程追溯原則：建立公文處理全流程記錄機(jī)制，對(duì)起草、審核、審批、印發(fā)、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行詳細(xì)登記，確保公文流轉(zhuǎn)全程可追溯。第二章核心定義與適用范圍第五條核心定義：公文：指公司在經(jīng)營(yíng)管理、醫(yī)療服務(wù)等活動(dòng)中形成的，用于傳達(dá)決策、部署工作、溝通協(xié)調(diào)、規(guī)范管理、對(duì)外聯(lián)絡(luò)的具有規(guī)范體式的文書材料；起草人：指負(fù)責(zé)公文初稿撰寫的公司內(nèi)部員工，需為相關(guān)業(yè)務(wù)的直接負(fù)責(zé)人或指定經(jīng)辦人，對(duì)公文內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)；審核人：指對(duì)公文初稿進(jìn)行內(nèi)容審核、格式審核的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或?qū)I(yè)人員，需核查公文的合規(guī)性、完整性、準(zhǔn)確性；審批人：指按權(quán)限對(duì)公文進(jìn)行最終審批的公司管理層人員，負(fù)責(zé)決策公文是否印發(fā)及印發(fā)范圍；涉密公文：指涉及公司核心商業(yè)秘密、未公開經(jīng)營(yíng)決策、醫(yī)療敏感信息、患者隱私等，泄露后可能給公司造成損失或不良影響的公文，需實(shí)行專項(xiàng)保密管理；公文處理臺(tái)賬：指記錄公文全流程處理信息的專項(xiàng)記錄，包括公文標(biāo)題、編號(hào)、類型、起草部門、起草人、審核審批人員、處理時(shí)間、流轉(zhuǎn)狀態(tài)、印發(fā)范圍、歸檔情況等內(nèi)容；醫(yī)療類專項(xiàng)公文：指與口腔醫(yī)療服務(wù)直接相關(guān)的公文，包括診療規(guī)范、操作流程、醫(yī)療質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)、感染防控方案、醫(yī)療糾紛處理指引等。第六條適用范圍：公文類型范圍：（1）規(guī)范性公文：包括公司管理制度、管理辦法、實(shí)施細(xì)則、診療規(guī)范、質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)等；（2）決策指令性公文：包括公司股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)決議、通知、指令、批復(fù)等；（3）請(qǐng)示報(bào)告性公文：包括各部門向管理層提交的請(qǐng)示、工作報(bào)告、工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告等；（4）溝通協(xié)調(diào)類公文：包括公司內(nèi)部各部門間的協(xié)調(diào)函、外部單位的聯(lián)絡(luò)函、邀請(qǐng)函、復(fù)函等；（5）醫(yī)療專項(xiàng)類公文：包括診療操作流程、醫(yī)療質(zhì)量控制方案、感染防控預(yù)案、醫(yī)療設(shè)備使用規(guī)范、急救應(yīng)急預(yù)案等；（6）其他類公文：包括公司對(duì)外宣傳材料、榮譽(yù)申報(bào)材料、行業(yè)活動(dòng)參與材料等其他具有規(guī)范體式的文書。管理環(huán)節(jié)范圍：涵蓋公文起草、內(nèi)容審核、格式審核、分級(jí)審批、修改完善、編號(hào)登記、印發(fā)傳遞、簽收傳閱、歸檔保管、銷毀等全流程；機(jī)構(gòu)與人員范圍：包括公司總部各職能部門、旗下各口腔診療機(jī)構(gòu)，以及所有參與公文起草、審核、審批、流轉(zhuǎn)、管理的內(nèi)部員工。第七條公司建立《公文分類及密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)》，明確各類公文的分類依據(jù)、編號(hào)規(guī)則、密級(jí)等級(jí)（普通公文、秘密公文、機(jī)密公文）、保密期限、起草審批權(quán)限、印發(fā)范圍等核心內(nèi)容，由行政部牽頭，聯(lián)合醫(yī)務(wù)部、合規(guī)部等相關(guān)部門梳理確定，報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行。該標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展每年更新一次，并向各機(jī)構(gòu)、各部門公示。第三章管理職責(zé)第八條行政部（核心牽頭部門）核心職責(zé)：負(fù)責(zé)本制度的制定、修訂與維護(hù)，牽頭統(tǒng)籌全公司公文起草與審批的規(guī)劃、組織與協(xié)調(diào)管理工作；負(fù)責(zé)建立健全公文起草標(biāo)準(zhǔn)、格式規(guī)范、審核審批流程、編號(hào)規(guī)則、歸檔管理等配套管理規(guī)范，保障公文處理工作有序開展；負(fù)責(zé)公文的格式審核、編號(hào)登記、印發(fā)傳遞、歸檔保管、銷毀等日常管理工作，監(jiān)督公文處理全流程的規(guī)范性；負(fù)責(zé)受理各部門提交的公文審核審批申請(qǐng)，協(xié)助協(xié)調(diào)跨部門公文流轉(zhuǎn)事宜，跟蹤公文處理進(jìn)度；負(fù)責(zé)組織開展公文起草與審批相關(guān)培訓(xùn)，提升員工的公文寫作能力、規(guī)范意識(shí)與保密意識(shí)；負(fù)責(zé)公文處理臺(tái)賬的建立與更新，定期對(duì)公文處理情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，向公司管理層匯報(bào)；負(fù)責(zé)牽頭處理公文起草與審批過(guò)程中的重大異常問(wèn)題（如涉密信息泄露、公文內(nèi)容違規(guī)等）。第九條各職能部門及旗下各口腔診療機(jī)構(gòu)核心職責(zé)：負(fù)責(zé)本部門、本機(jī)構(gòu)職責(zé)范圍內(nèi)公文的起草工作，指定專人作為公文起草人，確保公文內(nèi)容符合業(yè)務(wù)需求與規(guī)范要求；負(fù)責(zé)本部門、本機(jī)構(gòu)起草公文的內(nèi)容審核工作，部門負(fù)責(zé)人作為第一審核人，核查公文內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性；負(fù)責(zé)配合行政部開展公文審核審批、流轉(zhuǎn)歸檔等工作，及時(shí)反饋公文處理過(guò)程中的相關(guān)意見(jiàn)；負(fù)責(zé)本部門、本機(jī)構(gòu)員工的公文規(guī)范與保密教育，督促員工嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定；負(fù)責(zé)本部門、本機(jī)構(gòu)接收公文的簽收、傳閱、落實(shí)與反饋工作，確保公文指令及時(shí)落地。第十條醫(yī)務(wù)部核心職責(zé)：負(fù)責(zé)對(duì)醫(yī)療專項(xiàng)類公文（診療規(guī)范、質(zhì)控標(biāo)準(zhǔn)、感染防控方案等）的內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)審核，確保公文符合醫(yī)療行業(yè)規(guī)范、診療服務(wù)需求與醫(yī)療安全要求；負(fù)責(zé)參與醫(yī)療相關(guān)規(guī)范性公文的起草工作，提供醫(yī)療專業(yè)支持；負(fù)責(zé)配合行政部處理醫(yī)療專項(xiàng)公文的審核審批、流轉(zhuǎn)歸檔等工作，指導(dǎo)各口腔診療機(jī)構(gòu)規(guī)范執(zhí)行醫(yī)療類公文要求；負(fù)責(zé)監(jiān)督醫(yī)療專項(xiàng)公文的執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并反饋執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題。第十一條財(cái)務(wù)部核心職責(zé)：負(fù)責(zé)對(duì)涉及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、費(fèi)用預(yù)算、財(cái)務(wù)政策等內(nèi)容的公文進(jìn)行專業(yè)審核，確保公文內(nèi)容符合財(cái)務(wù)法規(guī)與公司財(cái)務(wù)制度；負(fù)責(zé)參與財(cái)務(wù)相關(guān)規(guī)范性公文的起草工作，提供財(cái)務(wù)專業(yè)支持；負(fù)責(zé)配合行政部處理財(cái)務(wù)類公文的審核審批工作，對(duì)公文涉及的財(cái)務(wù)事項(xiàng)提出專業(yè)意見(jiàn)。第十二條合規(guī)部核心職責(zé)：負(fù)責(zé)對(duì)全公司公文起草與審批全流程的合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督，核查公文內(nèi)容、起草審批流程是否符合相關(guān)法律法規(guī)及公司制度要求；負(fù)責(zé)對(duì)涉密公文的起草、審核、流轉(zhuǎn)、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)監(jiān)督，防范商業(yè)秘密、醫(yī)療信息泄露等法律風(fēng)險(xiǎn)；負(fù)責(zé)為公文起草與審批工作提供法律專業(yè)支持，對(duì)公文涉及的法律事項(xiàng)進(jìn)行審核，提出合規(guī)修改建議；負(fù)責(zé)配合行政部處理公文起草與審批過(guò)程中的合規(guī)糾紛與涉密風(fēng)險(xiǎn)事件。第十三條起草人核心職責(zé)：嚴(yán)格遵守本制度及公文起草規(guī)范，基于合法、合理的工作需求起草公文，確保公文內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、依據(jù)充分、表述清晰；按要求規(guī)范公文格式，確保公文標(biāo)題、正文、附件、落款等要素完整，符合公司公文格式標(biāo)準(zhǔn)；起草完成后，及時(shí)將公文初稿提交本部門負(fù)責(zé)人審核，根據(jù)審核意見(jiàn)修改完善；涉及其他部門職責(zé)的，提前溝通并征求相關(guān)部門意見(jiàn)；嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，涉密公文起草過(guò)程中需采取保密措施，嚴(yán)禁向無(wú)關(guān)人員泄露公文內(nèi)容；配合審核審批人員開展公文審核工作，及時(shí)解答審核過(guò)程中提出的疑問(wèn)，按要求完成公文修改完善工作；跟蹤公文審核審批進(jìn)度，協(xié)助行政部完成公文印發(fā)、歸檔等后續(xù)工作。第十四條審核人與審批人核心職責(zé)：審核人需嚴(yán)格履行審核職責(zé)，對(duì)公文初稿的內(nèi)容真實(shí)性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性，格式規(guī)范性，以及是否符合業(yè)務(wù)需求進(jìn)行全面核查；對(duì)不符合要求的公文，需提出明確的修改意見(jiàn)，退回起草人修改；審批人需嚴(yán)格按權(quán)限履行審批職責(zé)，對(duì)審核通過(guò)的公文進(jìn)行最終審批，決策公文是否印發(fā)、印發(fā)范圍及執(zhí)行要求；對(duì)涉及重大決策、重要事項(xiàng)的公文，需充分調(diào)研論證后再審批；審核人與審批人需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成審核審批工作，避免延誤公文流轉(zhuǎn)；對(duì)審核審批過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題，需及時(shí)向公司管理層報(bào)告；嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)審核審批過(guò)程中接觸到的涉密公文內(nèi)容承擔(dān)保密責(zé)任，嚴(yán)禁向無(wú)關(guān)人員泄露。第十五條公文管理員核心職責(zé)：由行政部指定專人擔(dān)任，負(fù)責(zé)公文的格式復(fù)核、編號(hào)登記、印發(fā)傳遞、簽收登記、歸檔保管等日常工作；負(fù)責(zé)及時(shí)更新公文處理臺(tái)賬，準(zhǔn)確記錄公文全流程處理信息，確保記錄完整可追溯；負(fù)責(zé)妥善保管歸檔公文，做好防潮、防火、防盜、防泄密等安全措施；負(fù)責(zé)按規(guī)定辦理到期公文的銷毀手續(xù)，確保銷毀過(guò)程合規(guī)、安全；負(fù)責(zé)協(xié)助行政部開展公文管理相關(guān)培訓(xùn)與檢查工作。第四章全流程管理第十六條公文起草階段：起草準(zhǔn)備：起草人需明確公文起草目的、適用范圍、核心內(nèi)容與預(yù)期效果，收集相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范、公司制度及業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等依據(jù)材料；涉及跨部門事項(xiàng)的，需提前與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，形成共識(shí)；內(nèi)容撰寫：起草人需按《公文分類及密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)》及公文格式規(guī)范撰寫公文初稿，確保內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確、邏輯清晰、表述嚴(yán)謹(jǐn)、語(yǔ)言簡(jiǎn)潔；數(shù)據(jù)需注明來(lái)源，引用依據(jù)需準(zhǔn)確完整；醫(yī)療專項(xiàng)類公文需突出專業(yè)性與可操作性，明確診療流程、質(zhì)控指標(biāo)等核心要素；格式規(guī)范：公文初稿需按公司統(tǒng)一格式撰寫，包含標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期等要素；標(biāo)題需準(zhǔn)確概括公文核心內(nèi)容，簡(jiǎn)明扼要；正文段落清晰，層次分明；附件需注明附件名稱及份數(shù)；內(nèi)部審核：起草人完成初稿后，提交本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行內(nèi)部審核；部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，在公文初稿上簽字確認(rèn)；涉及其他部門職責(zé)的，需提交相關(guān)部門會(huì)簽，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核后簽字確認(rèn)；密級(jí)認(rèn)定：起草人及部門負(fù)責(zé)人需根據(jù)公文內(nèi)容，按《公文分類及密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)》認(rèn)定公文密級(jí)，明確保密期限與知悉范圍，在公文初稿上標(biāo)注；涉密公文需單獨(dú)標(biāo)注“秘密”“機(jī)密”字樣。第十七條審核審批階段：提交申請(qǐng)：部門內(nèi)部審核及會(huì)簽完成后，起草人將公文初稿及相關(guān)依據(jù)材料提交行政部，填寫《公文審核審批申請(qǐng)表》，注明公文標(biāo)題、類型、密級(jí)、起草部門、起草人、申請(qǐng)事項(xiàng)等信息；格式審核：行政部公文管理員對(duì)公文初稿進(jìn)行格式審核，核查公文要素是否完整、格式是否符合規(guī)范、字體字號(hào)是否統(tǒng)一等；格式不符合要求的，退回起草人修改完善；格式審核通過(guò)的，提交行政部負(fù)責(zé)人審核；內(nèi)容審核：行政部負(fù)責(zé)人對(duì)公文內(nèi)容的合規(guī)性、完整性、邏輯性進(jìn)行審核；涉及醫(yī)療專業(yè)的，提交醫(yī)務(wù)部進(jìn)行專業(yè)審核；涉及財(cái)務(wù)事項(xiàng)的，提交財(cái)務(wù)部進(jìn)行財(cái)務(wù)審核；涉及法律合規(guī)的，提交合規(guī)部進(jìn)行合規(guī)審核；相關(guān)部門審核后，提出明確的審核意見(jiàn)，反饋給起草人修改完善；分級(jí)審批：（1）普通公文：經(jīng)行政部及相關(guān)部門審核通過(guò)后，報(bào)行政部負(fù)責(zé)人審批；涉及部門層面重要事項(xiàng)的，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；（2）秘密公文：經(jīng)行政部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門及合規(guī)部審核通過(guò)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批；（3）機(jī)密公文：經(jīng)行政部、相關(guān)業(yè)務(wù)部門、合規(guī)部審核通過(guò)后，報(bào)公司總經(jīng)理審批；（4）醫(yī)療專項(xiàng)類公文：經(jīng)行政部、醫(yī)務(wù)部審核通過(guò)后，報(bào)公司分管醫(yī)療領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及重大醫(yī)療決策的，報(bào)總經(jīng)理審批；審批反饋：審批人對(duì)審核通過(guò)的公文進(jìn)行最終審批，同意印發(fā)的，在《公文審核審批申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)；不同意印發(fā)的，需說(shuō)明理由，退回起草人修改完善后重新提交審核審批；審批過(guò)程中提出修改意見(jiàn)的，起草人需按意見(jiàn)修改完善，再提交復(fù)核。第十八條印發(fā)傳遞階段：編號(hào)登記：公文審批通過(guò)后，行政部公文管理員按《公文分類及密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)》為公文分配唯一編號(hào)，在公文處理臺(tái)賬中詳細(xì)記錄公文編號(hào)、標(biāo)題、類型、密級(jí)、起草部門、審批人、成文日期等信息；排版印制：公文管理員按統(tǒng)一格式對(duì)公文進(jìn)行排版，確保格式規(guī)范、字跡清晰；普通公文可按印發(fā)范圍印制紙質(zhì)版或電子版；涉密公文需嚴(yán)格按知悉范圍印制，紙質(zhì)版需加蓋公司公章及保密標(biāo)識(shí)；印發(fā)傳遞：公文管理員按審批確定的印發(fā)范圍，通過(guò)企業(yè)內(nèi)部辦公系統(tǒng)、加密郵件、專人送達(dá)等方式傳遞公文；紙質(zhì)版公文需辦理簽收手續(xù)，接收人需在公文傳遞記錄表上簽字確認(rèn)；涉密公文需由專人傳遞，嚴(yán)格管控傳遞過(guò)程，確保信息安全；對(duì)外發(fā)文：涉及對(duì)外聯(lián)絡(luò)的公文，經(jīng)審批通過(guò)后，由行政部統(tǒng)一對(duì)外印發(fā)；對(duì)外發(fā)文需加蓋公司公章，明確發(fā)文聯(lián)系人及聯(lián)系方式；重要對(duì)外公文需經(jīng)合規(guī)部審核確認(rèn)；信息公開：需向公司內(nèi)部全員公開的公文，由行政部通過(guò)內(nèi)部公告欄、辦公系統(tǒng)等渠道發(fā)布；涉及外部公開的，需經(jīng)公司管理層審批同意后，按規(guī)定渠道發(fā)布。第十九條簽收傳閱與落實(shí)階段：簽收登記：各部門、各口腔診療機(jī)構(gòu)接收公文后，需由指定專人負(fù)責(zé)簽收，核對(duì)公文份數(shù)、內(nèi)容是否完整，確認(rèn)無(wú)誤后在公文傳遞記錄表上簽字；并及時(shí)將公文呈送部門負(fù)責(zé)人閱批；傳閱管理：部門負(fù)責(zé)人根據(jù)公文內(nèi)容及工作需求，安排內(nèi)部傳閱；傳閱過(guò)程中需做好傳閱記錄，明確傳閱人、傳閱時(shí)間；涉密公文需在指定范圍內(nèi)傳閱，嚴(yán)禁擴(kuò)大知悉范圍，傳閱后及時(shí)收回；落實(shí)反饋：各部門、各口腔診療機(jī)構(gòu)需按公文要求及時(shí)落實(shí)相關(guān)工作；公文涉及具體工作任務(wù)的，需明確責(zé)任人、完成時(shí)限，確保任務(wù)落地；需反饋落實(shí)情況的，需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)將落實(shí)情況書面反饋給發(fā)文部門及行政部；疑問(wèn)處理：對(duì)公文內(nèi)容存在疑問(wèn)的，接收部門需及時(shí)與發(fā)文部門溝通核實(shí)；發(fā)文部門需及時(shí)解答疑問(wèn)，確保公文執(zhí)行準(zhǔn)確無(wú)誤。第二十條歸檔保管與銷毀階段：歸檔整理：公文印發(fā)傳遞完成后，起草人需將公文定稿、審核審批材料、印發(fā)稿、傳遞記錄等相關(guān)資料整理齊全，提交行政部公文管理員歸檔；公文管理員需按檔案管理規(guī)范對(duì)公文資料進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂，建立公文檔案；保管要求：公文檔案需存放在專用檔案柜中，做好防潮、防火、防盜、防磁、防泄密等安全措施；涉密公文檔案需單獨(dú)存放，實(shí)行雙人雙鎖管理，嚴(yán)格管控查閱權(quán)限；公文檔案保管期限按《公文分類及密級(jí)劃分標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行，普通公文保管期限不少于5年，秘密公文不少于10年，機(jī)密公文不少于20年；查閱管理：內(nèi)部員工因工作需要查閱公文檔案的，需填寫《公文檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及行政部負(fù)責(zé)人審批同意后，在公文管理員陪同下查閱；涉密公文檔案查閱需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批同意；查閱過(guò)程中嚴(yán)禁涂改、勾畫、抽取公文資料，嚴(yán)禁復(fù)制涉密公文；銷毀處理：公文檔案保管期滿后，行政部需對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的公文檔案，填寫《公文檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、合規(guī)部審核，報(bào)公司總經(jīng)理審批同意后，按規(guī)定程序銷毀；涉密公文檔案銷毀需由專人監(jiān)督，確保徹底銷毀，相關(guān)銷毀記錄需妥善保管。第五章合規(guī)與風(fēng)險(xiǎn)管控第二十一條合規(guī)管控要求：行政部、合規(guī)部聯(lián)合建立公文起草與審批全流程合規(guī)審核機(jī)制，定期對(duì)公文內(nèi)容、起草審批流程、格式規(guī)范、歸檔管理等環(huán)節(jié)進(jìn)行合規(guī)性核查，確保符合相關(guān)法律法規(guī)及公司制度要求；嚴(yán)格執(zhí)行公文密級(jí)管理規(guī)定，明確各類密級(jí)公文的知悉范圍、流轉(zhuǎn)要求、保管措施，嚴(yán)禁低權(quán)限人員接觸高密級(jí)公文，嚴(yán)禁未經(jīng)審批擴(kuò)大涉密公文知悉范圍；嚴(yán)格遵守信息保密規(guī)定，嚴(yán)禁在非涉密載體（如普通電腦、非加密郵件、外部通訊工具）中處理、存儲(chǔ)、傳遞涉密公文內(nèi)容；嚴(yán)禁向無(wú)關(guān)人員泄露公文涉及的商業(yè)秘密、醫(yī)療信息、經(jīng)營(yíng)決策等敏感信息；規(guī)范公文起草依據(jù)管理，確保公文內(nèi)容有明確的法律法規(guī)、行業(yè)規(guī)范或公司制度依據(jù)；涉及重大決策的公文，需經(jīng)過(guò)充分調(diào)研論證，必要時(shí)征求法律顧問(wèn)或行業(yè)專家意見(jiàn)；嚴(yán)格執(zhí)行公文編號(hào)與印發(fā)管理規(guī)定，嚴(yán)禁無(wú)編號(hào)、無(wú)審批發(fā)文；嚴(yán)禁擅自修改已審批通過(guò)的公文內(nèi)容；嚴(yán)禁超越權(quán)限發(fā)文或擴(kuò)大印發(fā)范圍；規(guī)范公文檔案管理，確保公文檔案資料完整、真實(shí)、準(zhǔn)確；嚴(yán)禁擅自涂改、刪除公文檔案記錄；嚴(yán)禁私自銷毀公文檔案。第二十二條風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警與管控：建立公文起草與審批風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，行政部、合規(guī)部聯(lián)合設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)（如公文內(nèi)容違規(guī)率、涉密信息泄露率、審批流程不規(guī)范率、公文延誤率等），對(duì)達(dá)到預(yù)警閾值的情況及時(shí)發(fā)出預(yù)警，督促相關(guān)部門整改；加強(qiáng)涉密公文風(fēng)險(xiǎn)管控，對(duì)涉密公文的起草、審核、審批、流轉(zhuǎn)、歸檔等環(huán)節(jié)實(shí)行全程跟蹤監(jiān)管，定期開展涉密公文專項(xiàng)檢查，排查泄密風(fēng)險(xiǎn)；加強(qiáng)醫(yī)療專項(xiàng)公文風(fēng)險(xiǎn)管控，醫(yī)務(wù)部需對(duì)醫(yī)療專項(xiàng)公文的專業(yè)性、合規(guī)性進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保公文內(nèi)容符合醫(yī)療行業(yè)規(guī)范與醫(yī)療安全要求，避免因公文內(nèi)容不當(dāng)引發(fā)醫(yī)療風(fēng)險(xiǎn)；加強(qiáng)人員風(fēng)險(xiǎn)管控，定期對(duì)員工開展公文規(guī)范、保密知識(shí)、法律法規(guī)培訓(xùn)，提升人員風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)與應(yīng)急處置能力；對(duì)公文管理員、起草人、審核審批人實(shí)行崗位責(zé)任制，明確工作責(zé)任，防范人為操作風(fēng)險(xiǎn)；加強(qiáng)公文流轉(zhuǎn)風(fēng)險(xiǎn)管控，建立公文處理時(shí)限管控機(jī)制，對(duì)超時(shí)未完成審核審批、落實(shí)反饋的公文及時(shí)提醒；對(duì)跨部門公文流轉(zhuǎn)存在的問(wèn)題及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保公文流轉(zhuǎn)高效順暢。第二十三條應(yīng)急處置機(jī)制：行政部牽頭制定《公文起草與審批應(yīng)急處置預(yù)案》，明確各類突發(fā)事件（如涉密公文信息泄露、公文內(nèi)容違規(guī)引發(fā)糾紛、重要公文延誤影響業(yè)務(wù)、公文檔案丟失損毀等）的處置流程、責(zé)任主體、應(yīng)對(duì)措施、信息上報(bào)路徑等核心內(nèi)容，報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行；發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，相關(guān)責(zé)任人（起草人、審核審批人、公文管理員、部門負(fù)責(zé)人）需立即啟動(dòng)應(yīng)急處置預(yù)案，第一時(shí)間采取措施控制風(fēng)險(xiǎn)擴(kuò)大（如封鎖信息傳播渠道、回收違規(guī)流轉(zhuǎn)公文、查找丟失檔案等），并及時(shí)向行政部、合規(guī)部及公司管理層上報(bào)；涉及重大涉密信息泄露、法律糾紛、重大財(cái)產(chǎn)損失或影響公司正常經(jīng)營(yíng)的突發(fā)事件，由合規(guī)部牽頭處理，協(xié)調(diào)外部資源（法律顧問(wèn)、公安機(jī)關(guān)等）提供支持；應(yīng)急處置工作完成后，相關(guān)部門需及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，查明事件原因，追究相關(guān)人員責(zé)任，優(yōu)化《公文起草與審批應(yīng)急處置預(yù)案》及公文起草與審批管理制度。第六章監(jiān)督考核與獎(jiǎng)懲第二十四條監(jiān)督機(jī)制：日常監(jiān)督：行政部負(fù)責(zé)對(duì)全公司公文起草與審批全流程工作進(jìn)行日常監(jiān)督，重點(diǎn)核查公文內(nèi)容合規(guī)性、格式規(guī)范性、審核審批流程完整性、流轉(zhuǎn)及時(shí)性、歸檔完整性等；對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)督促相關(guān)部門/人員整改；專項(xiàng)監(jiān)督：公司每半年開展一次公文起草與審批管理專項(xiàng)監(jiān)督檢查，由審計(jì)部牽頭，聯(lián)合行政部、合規(guī)部、醫(yī)務(wù)部配合，對(duì)公文起草審批材料、流轉(zhuǎn)記錄、歸檔檔案等資料進(jìn)行抽查，評(píng)估公文管理成效、合規(guī)性與風(fēng)險(xiǎn)防控情況，形成專項(xiàng)監(jiān)督報(bào)告，報(bào)公司管理層；內(nèi)部監(jiān)督：建立內(nèi)部員工監(jiān)督機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)公文起草與審批管理中出現(xiàn)的違規(guī)行為（如違規(guī)發(fā)文、涉密信息泄露、公文內(nèi)容虛假、審批流程不規(guī)范等）進(jìn)行舉報(bào)；對(duì)舉報(bào)信息嚴(yán)格保密，核查屬實(shí)的給予舉報(bào)人員500-2000元專項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)。第二十五條考核機(jī)制：公司將公文起草與審批管理工作成效納入各部門、各口腔診療機(jī)構(gòu)及相關(guān)人員的年度績(jī)效考核體系，核心考核指標(biāo)包括公文合規(guī)率、格式規(guī)范率、審核審批及時(shí)率、落實(shí)反饋及時(shí)率、歸檔完整性、問(wèn)題整改完成率等；各部門/機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、起草人、審核審批人、公文管理員為本部門/機(jī)構(gòu)、本崗位公文起草與審批管理第一考核責(zé)任人，考核結(jié)果與部門及個(gè)人的薪酬福利、評(píng)優(yōu)評(píng)先、晉升直接掛鉤。第二十六條獎(jiǎng)懲措施：獎(jiǎng)勵(lì)：對(duì)在公文起草與審批管理工作中表現(xiàn)突出、成效顯著的部門（機(jī)構(gòu)）及個(gè)人，公司給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)形式包括現(xiàn)金獎(jiǎng)勵(lì)、績(jī)效加分、評(píng)優(yōu)優(yōu)先、晉升傾斜等；具體包括：（1）嚴(yán)格遵守本制度規(guī)定，規(guī)范開展公文起草與審批工作，全年無(wú)違規(guī)發(fā)文、無(wú)公文相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)事件的；（2）公文起草質(zhì)量高，內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、邏輯清晰，獲公司管理層表彰的；（3）主動(dòng)發(fā)現(xiàn)公文起草與審批管理重大風(fēng)險(xiǎn)并及時(shí)上報(bào)，避免公司重大損失或不良影響的；（4）積極提出公文管理優(yōu)化建議，被采納并產(chǎn)生顯著成效的；（5）在公文應(yīng)急處置中表現(xiàn)突出，及時(shí)挽回公司損失的。懲處：對(duì)違反本制度規(guī)定的部門（機(jī)構(gòu)）及個(gè)人，根據(jù)違規(guī)情節(jié)輕重、造成損失大小給予相應(yīng)懲處：（1）未按規(guī)定履行起