PAGE自主采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司自主采購管理，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險(xiǎn)，確保采購活動(dòng)合法、合規(guī)、高效，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及的自主采購活動(dòng)，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司規(guī)定的采購流程和審批程序進(jìn)行操作。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。4.公正性原則：采購過程應(yīng)公平、公正、公開，杜絕不正當(dāng)交易。5.保密性原則：涉及采購活動(dòng)的商業(yè)秘密和敏感信息應(yīng)予以嚴(yán)格保密。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會(huì)，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會(huì)負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對(duì)采購工作進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門公司指定專門的采購部門負(fù)責(zé)具體的采購執(zhí)行工作。采購部門應(yīng)配備專業(yè)的采購人員，明確其崗位職責(zé)和分工，確保采購工作的順利開展。采購人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德、專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)能力，熟悉采購流程和相關(guān)法律法規(guī)。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.需求部門：負(fù)責(zé)提出采購需求，明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對(duì)采購結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付款項(xiàng)等財(cái)務(wù)事項(xiàng)，對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。3.審計(jì)部門：負(fù)責(zé)對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購結(jié)果的合理性等。三、采購預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計(jì)劃和實(shí)際工作需要，在每年[具體時(shí)間]前編制下一年度的采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出采購項(xiàng)目、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)金額等內(nèi)容。2.采購部門對(duì)各需求部門提交的采購預(yù)算進(jìn)行匯總和審核，結(jié)合公司資金狀況和市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)情況，提出調(diào)整建議，形成公司年度采購預(yù)算草案。3.年度采購預(yù)算草案經(jīng)采購決策委員會(huì)審議通過后，報(bào)公司管理層批準(zhǔn)實(shí)施。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算組織采購活動(dòng)，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購預(yù)算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期核對(duì)采購支出與預(yù)算的差異，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正預(yù)算執(zhí)行中的問題。（三）預(yù)算調(diào)整1.在采購預(yù)算執(zhí)行過程中，如遇市場(chǎng)價(jià)格大幅波動(dòng)、政策調(diào)整、業(yè)務(wù)需求變化等原因?qū)е略少忣A(yù)算無法滿足實(shí)際需要時(shí)，需求部門應(yīng)及時(shí)提出預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)。2.預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)應(yīng)詳細(xì)說明調(diào)整的原因、調(diào)整的內(nèi)容和預(yù)計(jì)增加或減少的金額等。采購部門對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審核，提出審核意見后報(bào)采購決策委員會(huì)審議。3.采購決策委員會(huì)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)進(jìn)行審議，如審議通過，報(bào)公司管理層批準(zhǔn)后實(shí)施預(yù)算調(diào)整。四、采購流程（一）采購申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫《采購申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明采購項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.《采購申請(qǐng)表》應(yīng)提交給采購部門，采購部門對(duì)采購申請(qǐng)進(jìn)行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購預(yù)算的合規(guī)性等。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購部門根據(jù)采購項(xiàng)目的特點(diǎn)和要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，審查內(nèi)容包括供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)、業(yè)績(jī)情況、信譽(yù)狀況等。3.建立供應(yīng)商評(píng)估體系，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于優(yōu)秀供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不合格供應(yīng)商及時(shí)淘汰。4.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。（三）采購談判1.在簽訂采購合同前，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行采購談判，爭(zhēng)取最有利的采購條件。采購談判應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等關(guān)鍵條款。2.采購談判過程中，采購人員應(yīng)保持客觀、公正的態(tài)度，充分了解供應(yīng)商的報(bào)價(jià)依據(jù)和成本構(gòu)成，運(yùn)用談判技巧爭(zhēng)取合理的采購價(jià)格和條款。3.采購談判結(jié)果應(yīng)形成談判記錄，經(jīng)雙方簽字確認(rèn)后作為采購合同的附件。（四）合同簽訂與執(zhí)行1采購談判達(dá)成一致后，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同的合法性、有效性和可操作性。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同要求履行各自的職責(zé)。3.采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)及時(shí)采取措施追究其違約責(zé)任。4.需求部門應(yīng)按照采購合同的要求對(duì)采購物資或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求其采取補(bǔ)貨、換貨、退款等措施。（五）付款管理1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，審核采購款項(xiàng)的支付申請(qǐng)。審核內(nèi)容包括合同條款的執(zhí)行情況、發(fā)票的真實(shí)性和合法性、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告的完整性等。2.財(cái)務(wù)部門按照公司規(guī)定的付款方式和付款時(shí)間，辦理采購款項(xiàng)的支付手續(xù)。付款方式應(yīng)符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的要求，確保資金支付的安全和合規(guī)。3.如因特殊原因需要提前或延遲付款，應(yīng)按照規(guī)定的審批程序進(jìn)行申請(qǐng)和審批。五、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和影響程度。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.針對(duì)市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)，采購部門可以采取套期保值、簽訂長(zhǎng)期合同、建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制等措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。2.對(duì)于供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，在采購合同中明確違約責(zé)任條款，要求供應(yīng)商提供履約保證金或擔(dān)保等。3.為防范質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購物資或服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估。4.對(duì)于法律風(fēng)險(xiǎn)，采購活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)采購合同的審核和管理，確保合同條款合法合規(guī)。（三）風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控機(jī)制，定期對(duì)采購風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)變化情況。2.設(shè)定風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時(shí)，及時(shí)發(fā)出預(yù)警信號(hào)，提醒相關(guān)部門采取應(yīng)對(duì)措施。六、采購信息管理（一）采購檔案管理1.采購部門應(yīng)建立完善的采購檔案管理制度，對(duì)采購活動(dòng)過程中形成的各類文件和資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。2.采購檔案應(yīng)包括采購申請(qǐng)表、采購合同、談判記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，確保采購檔案的完整性和可追溯性。3.采購檔案的保存期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司規(guī)定的要求，以便在需要時(shí)能夠查閱和使用。（二）采購數(shù)據(jù)分析1.采購部門應(yīng)定期對(duì)采購數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，包括采購金額、采購數(shù)量、采購頻率、供應(yīng)商分布等方面的數(shù)據(jù)。2.通過采購數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購活動(dòng)的規(guī)律和趨勢(shì)，發(fā)現(xiàn)采購工作中存在的問題和不足，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持。3.根據(jù)采購數(shù)據(jù)分析結(jié)果，制定相應(yīng)的改進(jìn)措施，不斷優(yōu)化采購流程和采購策略，提高采購管理水平。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.審計(jì)部門定期對(duì)采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購資金的使用情況等。2.審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見和建議，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.公司內(nèi)部設(shè)立舉報(bào)機(jī)制，鼓勵(lì)員工對(duì)采購活動(dòng)中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予舉報(bào)人相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，并對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。(二)外部監(jiān)督1.接受政府有關(guān)部