PAGE公司采購與付款內(nèi)控制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司采購與付款流程，加強(qiáng)內(nèi)部控制，確保采購活動合法合規(guī)、采購物資及服務(wù)符合公司需求、付款環(huán)節(jié)準(zhǔn)確及時，提高公司資金使用效率，防范采購與付款過程中的風(fēng)險，維護(hù)公司利益。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機(jī)構(gòu)的采購與付款業(yè)務(wù)。（三）基本原則1.合法性原則：采購與付款活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策要求。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司內(nèi)部規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行采購與付款操作。3.效益性原則：在保證采購物資及服務(wù)質(zhì)量的前提下，追求采購成本的合理性和資金使用效益的最大化。4.職責(zé)分離原則：采購、審批、付款等環(huán)節(jié)的職責(zé)應(yīng)相互分離，形成有效的制衡機(jī)制。5.信息透明原則：采購與付款過程中的相關(guān)信息應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整地記錄和披露，確保透明度。二、采購業(yè)務(wù)流程（一）采購需求提出1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請單詳細(xì)說明所需采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計到貨時間等信息，并注明該采購項(xiàng)目的預(yù)算金額。對于涉及固定資產(chǎn)的采購，還需附上固定資產(chǎn)購置申請相關(guān)文件。2.采購申請單提交審批采購申請單依次提交部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司管理層進(jìn)行審批。部門負(fù)責(zé)人主要審核采購需求是否符合本部門業(yè)務(wù)要求；財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核預(yù)算的合理性及資金安排情況；公司管理層根據(jù)公司整體戰(zhàn)略和資源狀況進(jìn)行最終審批。（二）采購計劃制定1.采購部門根據(jù)審批后的采購申請單，結(jié)合庫存情況和市場供應(yīng)狀況制定詳細(xì)的采購計劃，明確采購方式（如招標(biāo)采購、詢價采購、單一來源采購等）、采購時間安排、供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。2.采購計劃報采購部門負(fù)責(zé)人審核采購部門負(fù)責(zé)人對采購計劃的合理性、可行性進(jìn)行審核，確保采購計劃與公司需求和資源狀況相匹配。審核通過后的采購計劃進(jìn)入采購執(zhí)行階段。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.建立供應(yīng)商信息庫采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商的注冊登記情況、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面，并對收集到的信息進(jìn)行整理和評估，篩選出合格的供應(yīng)商納入供應(yīng)商信息庫。2.供應(yīng)商選擇根據(jù)采購計劃和供應(yīng)商信息庫，采購人員按照既定的供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)，從信息庫中挑選合適的供應(yīng)商。對于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)組成評審小組，采用招標(biāo)、競爭性談判等方式進(jìn)行供應(yīng)商選擇。評審小組應(yīng)包括采購部門代表、技術(shù)專家、財務(wù)人員等，對供應(yīng)商的報價、產(chǎn)品質(zhì)量、技術(shù)方案、售后服務(wù)等方面進(jìn)行綜合評審，確定中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商。3.供應(yīng)商評估與考核采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格水平、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對不符合要求的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改直至淘汰。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同條款應(yīng)符合法律法規(guī)和公司利益要求，避免出現(xiàn)模糊不清或潛在風(fēng)險的條款。2.采購合同審批采購合同簽訂后，依次提交采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司管理層進(jìn)行審批。財務(wù)部門負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核付款條款、結(jié)算方式等是否符合公司財務(wù)規(guī)定；公司管理層對合同的整體合法性、合規(guī)性和風(fēng)險進(jìn)行最終把關(guān)。審批通過后的采購合同方可生效執(zhí)行。（五）采購訂單下達(dá)1.采購部門根據(jù)采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單采購訂單應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的具體要求、交貨時間、交貨地點(diǎn)等信息，并確保與采購合同條款一致。采購訂單下達(dá)后，及時將相關(guān)信息通知到供應(yīng)商和公司內(nèi)部相關(guān)部門，如倉庫管理部門、質(zhì)量檢驗(yàn)部門等。2.采購訂單跟蹤與催貨采購人員負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通交貨進(jìn)度，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。對于可能影響交貨期的問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，并向相關(guān)部門反饋。如供應(yīng)商出現(xiàn)延遲交貨等情況，采購人員應(yīng)按照合同約定進(jìn)行催貨，并追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。（六）采購驗(yàn)收1.倉庫管理部門根據(jù)采購訂單和送貨單進(jìn)行物資驗(yàn)收驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀質(zhì)量等方面。對于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)的物資，倉庫管理部門應(yīng)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行檢驗(yàn)。質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求對物資質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)，并出具檢驗(yàn)報告。2.驗(yàn)收結(jié)果處理如驗(yàn)收合格，倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，并將入庫信息錄入庫存管理系統(tǒng)；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。采購部門應(yīng)跟蹤不合格物資的處理情況，確保問題得到妥善解決。三、付款業(yè)務(wù)流程（一）付款申請1.采購業(yè)務(wù)完成后，采購部門根據(jù)采購合同和驗(yàn)收情況填寫付款申請單，詳細(xì)注明供應(yīng)商名稱、采購合同編號、采購物資或服務(wù)名稱、數(shù)量、金額、已付金額、本次申請付款金額等信息。付款申請單應(yīng)附上采購合同、驗(yàn)收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證。2.付款申請單提交審批付款申請單依次提交采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人和公司管理層進(jìn)行審批。采購部門負(fù)責(zé)人主要審核采購業(yè)務(wù)的真實(shí)性和付款申請金額的準(zhǔn)確性；財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性以及付款金額與合同約定的一致性；公司管理層根據(jù)公司資金狀況和審批權(quán)限進(jìn)行最終審批。（二）付款審核1.財務(wù)部門對付款申請進(jìn)行審核財務(wù)人員仔細(xì)核對付款申請單及相關(guān)憑證，檢查發(fā)票內(nèi)容與采購合同、驗(yàn)收報告是否相符，發(fā)票金額計算是否正確，發(fā)票真?zhèn)蔚取Ｍ瑫r，審核付款方式是否符合合同約定和公司財務(wù)規(guī)定，付款金額是否經(jīng)過適當(dāng)審批。2.審核結(jié)果處理如審核通過，財務(wù)部門辦理付款手續(xù)；如審核發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知采購部門進(jìn)行整改或補(bǔ)充相關(guān)資料，待問題解決后重新提交付款申請。（三）付款執(zhí)行1.財務(wù)部門根據(jù)審批通過的付款申請，按照合同約定的付款方式辦理付款業(yè)務(wù)。對于采用銀行轉(zhuǎn)賬方式付款的，財務(wù)人員應(yīng)準(zhǔn)確填寫收款單位名稱、賬號、開戶行等信息，并確保轉(zhuǎn)賬金額準(zhǔn)確無誤。對于采用支票付款的，應(yīng)嚴(yán)格按照支票管理規(guī)定填寫支票內(nèi)容，并做好支票領(lǐng)用登記。2.付款記錄與檔案管理財務(wù)部門應(yīng)及時記錄付款情況，包括付款日期、付款金額、付款方式、收款單位等信息，并將付款申請單及相關(guān)憑證整理歸檔，妥善保存。付款記錄應(yīng)定期進(jìn)行核對和清理，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行審計審查采購與付款業(yè)務(wù)流程是否合規(guī)，內(nèi)部控制制度是否有效執(zhí)行，采購合同的簽訂與執(zhí)行情況，付款環(huán)節(jié)的準(zhǔn)確性和及時性等方面。通過審計發(fā)現(xiàn)問題，提出改進(jìn)建議，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。2.審計報告與跟蹤內(nèi)部審計部門應(yīng)定期向公司管理層提交審計報告，匯報采購與付款業(yè)務(wù)審計情況。對于審計提出的問題，公司管理層應(yīng)要求相關(guān)部門制定整改措施，并跟蹤整改落實(shí)情況，確保問題得到徹底解決。（二）日常監(jiān)督檢查1.采購部門和財務(wù)部門定期對采購與付款業(yè)務(wù)進(jìn)行自查采購部門檢查采購業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行情況，包括采購需求的準(zhǔn)確性、供應(yīng)商選擇的合理性、采購合同的簽訂與執(zhí)行等方面；財務(wù)部門檢查付款業(yè)務(wù)流程的執(zhí)行情況，包括付款申請的審批、付款審核的準(zhǔn)確性、付款執(zhí)行的合規(guī)性等方面。2.檢查結(jié)果反饋與整改對于自查中發(fā)現(xiàn)的問題，采購部門和財務(wù)部門應(yīng)及時進(jìn)行整改，并將整改情況反饋給公司管理層。公司管理層應(yīng)定期對采購與付款業(yè)務(wù)的自查情況進(jìn)行總結(jié)和分析，持續(xù)完善內(nèi)部控制制度。五、風(fēng)險評估與應(yīng)對（一）采購與付款業(yè)務(wù)風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險市場供應(yīng)波動可能導(dǎo)致采購物資或服務(wù)無法按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)，影響公司正常生產(chǎn)經(jīng)營。2.供應(yīng)商風(fēng)險供應(yīng)商可能存在產(chǎn)品質(zhì)量問題、交貨延遲、信譽(yù)不佳等風(fēng)險，給公司帶來經(jīng)濟(jì)損失或經(jīng)營困難。3.合同風(fēng)險采購合同條款可能存在漏洞或不合理之處，導(dǎo)致公司在合同執(zhí)行過程中面臨法律風(fēng)險或經(jīng)濟(jì)損失。4.付款風(fēng)險付款環(huán)節(jié)可能出現(xiàn)錯誤支付、延遲支付、違規(guī)支付等情況，影響公司資金安全和供應(yīng)商關(guān)系。5.內(nèi)部控制風(fēng)險采購與付款內(nèi)部控制制度可能存在缺陷或執(zhí)行不力，導(dǎo)致采購與付款業(yè)務(wù)流程混亂，出現(xiàn)舞弊行為等風(fēng)險。（二）風(fēng)險評估1.對識別出的采購與付款業(yè)務(wù)風(fēng)險進(jìn)行評估評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。例如，對于市場供應(yīng)波動風(fēng)險，評估其在不同市場環(huán)境下發(fā)生的可能性以及對公司生產(chǎn)經(jīng)營的影響程度；對于供應(yīng)商風(fēng)險，評估不同供應(yīng)商出現(xiàn)問題的概率以及對公司造成的損失大小等。2.風(fēng)險評估報告根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，編制風(fēng)險評估報告，詳細(xì)闡述各類風(fēng)險的情況、風(fēng)險等級以及風(fēng)險對公司的潛在影響。風(fēng)險評估報告應(yīng)定期提交給公司管理層，為公司決策提供參考依據(jù)。（三）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對不同等級的風(fēng)險，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施對于高風(fēng)險事項(xiàng)，應(yīng)采取重點(diǎn)監(jiān)控、制定應(yīng)急預(yù)案等措施；對于中風(fēng)險事項(xiàng)，應(yīng)加強(qiáng)管理、定期評估等；對于低風(fēng)險事項(xiàng)，可適當(dāng)關(guān)注并進(jìn)行常規(guī)管理。例如，針對市場風(fēng)險，建立市場監(jiān)測機(jī)制，與多家供應(yīng)商建立合作關(guān)系，以降低供應(yīng)波動風(fēng)險；針對供應(yīng)商風(fēng)險，加強(qiáng)供應(yīng)商評估與考核，增加備用供應(yīng)商等。2.風(fēng)險應(yīng)對措施的實(shí)施與監(jiān)控各部門應(yīng)按照制定的風(fēng)險應(yīng)對措施進(jìn)行實(shí)施，并定期對措施的執(zhí)行效果進(jìn)行監(jiān)控和評估。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險應(yīng)對措施效果不佳或風(fēng)險狀況發(fā)生變化，應(yīng)及時調(diào)整應(yīng)對措施，確保公司采購與付款業(yè)務(wù)風(fēng)險得到有效控制。六、信息管理（一）采購與付款信息收集1.采購部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集采購與付款業(yè)務(wù)過程中的各類信息包括采購申請單、采購計劃、供應(yīng)商信息、采購合同、采購訂單、驗(yàn)收報告、發(fā)票、付款申請單等。信息收集應(yīng)確保及時、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。2.信息來源渠道信息來源渠道包括公司內(nèi)部各部門之間的溝通協(xié)作、供應(yīng)商提供的資料、市場調(diào)研數(shù)據(jù)、銀行等外部機(jī)構(gòu)提供的信息等。采購部門和財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)與內(nèi)部各部門及外部機(jī)構(gòu)的溝通，拓寬信息收集渠道，提高信息收集質(zhì)量。（二）采購與付款信息處理與存儲1.對收集到的采購與付款信息進(jìn)行整理、分類和分析采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲管理。電子文檔應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔，便于查詢和檢索；紙質(zhì)文檔應(yīng)妥善保管，建立借閱登記制度，防止信息丟失或泄露。2.信息共享與利用建立采購與付款信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)公