PAGE招標(biāo)采購(gòu)相關(guān)內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)，加強(qiáng)內(nèi)部控制，防范風(fēng)險(xiǎn)，提高資金使用效益，保證采購(gòu)質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、子公司的招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)，包括工程、貨物和服務(wù)的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定。2.公開(kāi)、公平、公正原則：招標(biāo)采購(gòu)信息應(yīng)公開(kāi)透明，采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公平對(duì)待所有潛在供應(yīng)商，評(píng)標(biāo)結(jié)果應(yīng)公正合理。3.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，努力降低采購(gòu)成本，提高資金使用效益。4.內(nèi)部控制原則：建立健全內(nèi)部控制機(jī)制，對(duì)招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程進(jìn)行有效監(jiān)督和管理。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)編制采購(gòu)計(jì)劃，組織招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)的實(shí)施。2.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商庫(kù)。3.與供應(yīng)商進(jìn)行溝通、談判，簽訂采購(gòu)合同。4.協(xié)調(diào)處理采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題和糾紛。（二）需求部門1.提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量等要求。2.參與采購(gòu)文件的編制和評(píng)審工作。3.協(xié)助采購(gòu)部門進(jìn)行供應(yīng)商考察和驗(yàn)收工作。（三）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)審核采購(gòu)預(yù)算，安排采購(gòu)資金。2.參與采購(gòu)合同的審核，監(jiān)督采購(gòu)資金的支付。3.對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)審計(jì)和監(jiān)督。（四）審計(jì)部門1.對(duì)招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)督。2.檢查采購(gòu)程序的合規(guī)性，審查采購(gòu)文件和合同的合法性。3.對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為提出處理建議。（五）法務(wù)部門1.審查采購(gòu)合同的合法性和合規(guī)性，提供法律意見(jiàn)。2.處理采購(gòu)過(guò)程中的法律糾紛和訴訟事項(xiàng)。三、招標(biāo)采購(gòu)流程（一）采購(gòu)計(jì)劃編制1.需求部門根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略、年度工作計(jì)劃和實(shí)際業(yè)務(wù)需求，提出采購(gòu)申請(qǐng)，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算金額、需求時(shí)間等內(nèi)容。2.采購(gòu)部門對(duì)需求部門提交的采購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行匯總、分析和審核，結(jié)合公司庫(kù)存情況和資金狀況，編制年度采購(gòu)計(jì)劃和月度采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.采購(gòu)部門通過(guò)多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括供應(yīng)商自薦、行業(yè)推薦、網(wǎng)絡(luò)搜索等，建立供應(yīng)商庫(kù)。2.對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、業(yè)績(jī)信譽(yù)等方面的審查，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營(yíng)資格和良好的信譽(yù)。3.定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價(jià)格水平等方面，根據(jù)評(píng)估結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于不符合要求的供應(yīng)商及時(shí)淘汰。（三）采購(gòu)文件編制1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，編制采購(gòu)文件，包括招標(biāo)文件、詢價(jià)文件、競(jìng)爭(zhēng)性談判文件等。2.采購(gòu)文件應(yīng)明確采購(gòu)項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、交貨期、售后服務(wù)、評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，確保采購(gòu)文件的完整性和準(zhǔn)確性。3.采購(gòu)文件編制完成后，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行審核，確保采購(gòu)文件符合法律法規(guī)和公司要求。（四）招標(biāo)采購(gòu)實(shí)施1.公開(kāi)招標(biāo)：采購(gòu)部門通過(guò)發(fā)布招標(biāo)公告、邀請(qǐng)招標(biāo)等方式，邀請(qǐng)潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。招標(biāo)公告應(yīng)在指定的媒體上發(fā)布，公告內(nèi)容應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、內(nèi)容、要求、投標(biāo)截止時(shí)間、開(kāi)標(biāo)時(shí)間和地點(diǎn)等信息。2.詢價(jià)采購(gòu)：采購(gòu)部門向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，要求供應(yīng)商在規(guī)定時(shí)間內(nèi)報(bào)價(jià)，根據(jù)報(bào)價(jià)情況選擇最低價(jià)的供應(yīng)商成交。3.競(jìng)爭(zhēng)性談判：采購(gòu)部門與不少于三家的供應(yīng)商進(jìn)行談判，通過(guò)談判確定成交供應(yīng)商。4.單一來(lái)源采購(gòu)：符合下列情形之一的，可以采用單一來(lái)源采購(gòu)方式：（1）只能從唯一供應(yīng)商處采購(gòu)的；（2）發(fā)生了不可預(yù)見(jiàn)的緊急情況不能從其他供應(yīng)商處采購(gòu)的；（3）必須保證原有采購(gòu)項(xiàng)目一致性或者服務(wù)配套的要求，需要繼續(xù)從原供應(yīng)商處添購(gòu)，且添購(gòu)資金總額不超過(guò)原合同采購(gòu)金額百分之十的。（五）開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)與定標(biāo)1.開(kāi)標(biāo)：采購(gòu)部門按照招標(biāo)文件規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)組織開(kāi)標(biāo)會(huì)議，開(kāi)標(biāo)會(huì)議由采購(gòu)部門主持，邀請(qǐng)所有投標(biāo)人參加。開(kāi)標(biāo)時(shí)，由投標(biāo)人或者其推選的代表檢查投標(biāo)文件的密封情況，經(jīng)確認(rèn)無(wú)誤后，由工作人員當(dāng)眾拆封，宣讀投標(biāo)人名稱、投標(biāo)價(jià)格和投標(biāo)文件的其他主要內(nèi)容。2.評(píng)標(biāo)：采購(gòu)部門組織評(píng)標(biāo)委員會(huì)對(duì)投標(biāo)文件進(jìn)行評(píng)審，評(píng)標(biāo)委員會(huì)由采購(gòu)部門、需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，必要時(shí)可邀請(qǐng)外部專家參加。評(píng)標(biāo)委員會(huì)應(yīng)按照招標(biāo)文件規(guī)定的評(píng)標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行評(píng)審，對(duì)投標(biāo)文件的技術(shù)、商務(wù)、價(jià)格等方面進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，推薦中標(biāo)候選人。3.定標(biāo)：公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)評(píng)標(biāo)委員會(huì)推薦的中標(biāo)候選人，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定中標(biāo)供應(yīng)商，并向中標(biāo)供應(yīng)商發(fā)出中標(biāo)通知書(shū)。（六）合同簽訂與履行1.采購(gòu)部門與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等內(nèi)容。2.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本送財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門備案。3.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的履行情況，督促供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨，協(xié)調(diào)處理合同履行過(guò)程中的問(wèn)題和糾紛。4.需求部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)貨物進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。財(cái)務(wù)部門根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和采購(gòu)合同，辦理采購(gòu)資金的支付手續(xù)。（七）采購(gòu)檔案管理1.采購(gòu)部門負(fù)責(zé)建立采購(gòu)檔案，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的全過(guò)程進(jìn)行記錄和歸檔，包括采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)文件、投標(biāo)文件資料、評(píng)標(biāo)報(bào)告、采購(gòu)合同等。2.采購(gòu)檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。四、內(nèi)部控制措施（一）授權(quán)審批控制1.明確采購(gòu)業(yè)務(wù)的審批權(quán)限，按照采購(gòu)金額大小和重要性程度，分別由不同層級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。例如，采購(gòu)金額在[X]萬(wàn)元以下的，由部門負(fù)責(zé)人審批；采購(gòu)金額在[X]萬(wàn)元至[X]萬(wàn)元之間的，由分管領(lǐng)導(dǎo)審批；采購(gòu)金額在[X]萬(wàn)元以上的，由公司總經(jīng)理審批。2.建立采購(gòu)審批流程，采購(gòu)申請(qǐng)必須經(jīng)過(guò)相關(guān)部門和領(lǐng)導(dǎo)的審核批準(zhǔn)后，才能進(jìn)入采購(gòu)程序。（二）不相容職務(wù)分離控制1.采購(gòu)業(yè)務(wù)的申請(qǐng)、審批、執(zhí)行、驗(yàn)收、付款等環(huán)節(jié)應(yīng)相互分離，不得由同一部門或個(gè)人辦理采購(gòu)業(yè)務(wù)的全過(guò)程。2.采購(gòu)人員不得兼任驗(yàn)收人員，采購(gòu)合同的簽訂人員不得兼任合同審核人員。（三）預(yù)算控制1.加強(qiáng)采購(gòu)預(yù)算管理，采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司年度預(yù)算和采購(gòu)計(jì)劃，編制采購(gòu)預(yù)算，明確采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算金額和資金來(lái)源。2.采購(gòu)預(yù)算應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得超預(yù)算采購(gòu)。確因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批。（四）合同控制1.加強(qiáng)采購(gòu)合同管理，采購(gòu)合同的簽訂應(yīng)符合法律法規(guī)和公司要求，合同條款應(yīng)明確、具體、完整。2.建立合同審核制度，采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)提交法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同的合法性和合規(guī)性。3.加強(qiáng)合同執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)督，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過(guò)程中的問(wèn)題。（五）信息溝通與監(jiān)督1.建立采購(gòu)信息溝通機(jī)制，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)向需求部門、財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門等相關(guān)部門通報(bào)采購(gòu)活動(dòng)的進(jìn)展情況，確保各部門之間信息暢通。2.加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的內(nèi)部監(jiān)督，審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改情況。3.接受外部監(jiān)督，積極配合財(cái)政、審計(jì)等部門的監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。五、風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)招標(biāo)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)（如價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商壟斷等）、信用風(fēng)險(xiǎn)（如供應(yīng)商違約、欺詐等）、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)（如產(chǎn)品質(zhì)量不合格等）、法律風(fēng)險(xiǎn)（如合同糾紛、違規(guī)采購(gòu)等）等。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和評(píng)估結(jié)果，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施1.市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，及時(shí)掌握市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)和供應(yīng)商情況，合理安排采購(gòu)時(shí)間和采購(gòu)數(shù)量，采用招標(biāo)、詢價(jià)、談判等多種采購(gòu)方式，降低市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。2.信用風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)供應(yīng)商信用管理，建立供應(yīng)商信用檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行信用評(píng)級(jí)，選擇信用良好的供應(yīng)商合作。在采購(gòu)合同中明確違約責(zé)任和賠償條款，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，防范供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：在采購(gòu)文件中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收要求，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)貨物的檢驗(yàn)和驗(yàn)收，確保采購(gòu)貨物符合質(zhì)量要求。對(duì)質(zhì)量不合格的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施，如退貨、換貨、索賠等。4.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施：加強(qiáng)對(duì)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提高采購(gòu)人員的法律意識(shí)。在采購(gòu)活動(dòng)中，嚴(yán)格遵守法律法規(guī)和公司規(guī)定，確保采購(gòu)文件和合同的合法性和合規(guī)性。加強(qiáng)與法務(wù)部