PAGE宣傳品內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強公司宣傳品管理，規(guī)范宣傳品的制作、使用、存儲等流程，確保宣傳品的質(zhì)量和使用效果，保護公司利益，特制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及宣傳品的相關(guān)活動，包括但不限于產(chǎn)品宣傳、企業(yè)形象推廣、活動宣傳等所使用的各類宣傳品，如海報、宣傳單頁、宣傳冊、禮品、贈品等。（三）基本原則1.合法性原則：宣傳品的制作、使用等活動必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準要求，不得出現(xiàn)違法違規(guī)、虛假宣傳等內(nèi)容。2.規(guī)范性原則：建立標準化的宣傳品管理流程，從策劃、設(shè)計、制作、審核到發(fā)放、使用、回收等各個環(huán)節(jié)，都應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序和標準進行操作，確保流程規(guī)范、有序。3.效益性原則：在保證宣傳品質(zhì)量和效果的前提下，合理控制成本，提高資源利用效率，實現(xiàn)宣傳投入的最大效益。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)機密、敏感信息等的宣傳品，要嚴格做好保密措施，防止信息泄露。二、職責分工（一）市場部1.負責宣傳品需求的發(fā)起和策劃，根據(jù)公司業(yè)務(wù)目標和市場推廣計劃，制定宣傳品的主題、內(nèi)容、形式等要求。2.組織宣傳品的設(shè)計工作，與設(shè)計團隊溝通協(xié)調(diào)，確保設(shè)計方案符合公司品牌形象和宣傳需求。3.對宣傳品的制作過程進行跟蹤和監(jiān)督，及時反饋制作過程中出現(xiàn)的問題并協(xié)調(diào)解決。4.負責宣傳品的發(fā)放、使用管理，跟蹤宣傳效果，收集反饋信息，為后續(xù)宣傳品的優(yōu)化提供依據(jù)。（二）設(shè)計團隊1.根據(jù)市場部提供的需求和要求，進行宣傳品的創(chuàng)意設(shè)計和制作，確保設(shè)計作品的質(zhì)量和創(chuàng)新性。2.按照公司的品牌形象和視覺規(guī)范，對設(shè)計方案進行審核和修改，保證宣傳品的風格統(tǒng)一、視覺效果良好。3.配合市場部進行宣傳品制作過程中的技術(shù)問題解決，提供專業(yè)的設(shè)計建議和技術(shù)支持。（三）采購部1.根據(jù)市場部確定的宣傳品制作清單，負責宣傳品制作所需原材料、設(shè)備、禮品等的采購工作。2.選擇合格的供應(yīng)商，對供應(yīng)商進行評估和管理，確保采購物資的質(zhì)量、價格合理，交貨期滿足要求。3.負責采購合同的簽訂、執(zhí)行和結(jié)算等工作，跟蹤采購進度，協(xié)調(diào)解決采購過程中出現(xiàn)的問題。（四）行政部1.負責宣傳品的存儲管理，建立專門的宣傳品倉庫，制定倉庫管理制度，確保宣傳品的安全存儲。2.對宣傳品的出入庫進行登記和管理，定期盤點庫存，保證賬實相符。3.配合市場部做好宣傳品的發(fā)放工作，按照規(guī)定的流程和要求進行發(fā)放，并做好相關(guān)記錄。（五）財務(wù)部1.負責宣傳品制作、采購等費用的預算編制和審核，對宣傳品相關(guān)費用進行核算和控制。2.審核宣傳品采購合同中的付款條款，按照財務(wù)制度辦理付款手續(xù)，確保資金支付的合規(guī)性。3.定期對宣傳品成本進行分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持和決策建議。（六）法務(wù)部1.對宣傳品的內(nèi)容進行合法性審查，確保宣傳品不違反法律法規(guī)和政策要求，避免法律風險。2.參與宣傳品相關(guān)合同的起草、審核等工作，提供法律意見和建議，保障公司合法權(quán)益。3.關(guān)注行業(yè)法律法規(guī)動態(tài)，及時調(diào)整宣傳品內(nèi)控制度，確保制度的合規(guī)性和有效性。（七）各使用部門1.根據(jù)業(yè)務(wù)需要，向市場部提出宣傳品使用申請，明確使用目的、數(shù)量、時間等要求。2.負責本部門宣傳品的使用和管理，按照規(guī)定的用途和方式使用宣傳品，不得擅自更改或挪作他用。3.及時反饋宣傳品使用過程中的問題和效果，配合市場部做好宣傳品的優(yōu)化工作。三、宣傳品制作管理（一）制作需求申請各部門根據(jù)業(yè)務(wù)開展需要制作宣傳品時，應(yīng)填寫《宣傳品制作申請表》，詳細說明宣傳品的名稱、用途、內(nèi)容要求、數(shù)量、預計制作時間等信息，并提交至市場部。市場部對申請進行初步審核，審核通過后進入設(shè)計環(huán)節(jié)。（二）設(shè)計方案確定1.市場部組織設(shè)計團隊根據(jù)制作申請表的要求進行宣傳品設(shè)計。設(shè)計團隊應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)提交設(shè)計初稿，包括平面設(shè)計圖、效果圖、文案等。2.市場部組織相關(guān)部門（如品牌管理部門、業(yè)務(wù)部門等）對設(shè)計初稿進行評審，從品牌形象、宣傳效果、內(nèi)容準確性、合規(guī)性等方面提出意見和建議。設(shè)計團隊根據(jù)評審意見進行修改完善，直至設(shè)計方案通過審核。（三）制作合同簽訂1.采購部根據(jù)確定的設(shè)計方案和制作清單，選擇合適的供應(yīng)商，并簽訂制作合同。合同應(yīng)明確制作內(nèi)容、質(zhì)量標準、價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.合同簽訂前，采購部應(yīng)將合同文本提交法務(wù)部進行合法性審查，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，保障公司權(quán)益。（四）制作過程監(jiān)控1.采購部負責對宣傳品制作過程進行跟蹤和監(jiān)督，定期與供應(yīng)商溝通制作進度，及時了解制作過程中出現(xiàn)的問題，并協(xié)調(diào)解決。2.市場部應(yīng)安排專人對制作過程進行抽檢，檢查宣傳品的質(zhì)量是否符合設(shè)計要求和制作合同約定，如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，應(yīng)及時要求供應(yīng)商整改。（五）驗收交付1.宣傳品制作完成后，供應(yīng)商應(yīng)提交驗收申請。采購部組織市場部、使用部門等相關(guān)人員進行驗收，驗收內(nèi)容包括宣傳品的數(shù)量、質(zhì)量、外觀、內(nèi)容等是否符合要求。2.驗收合格后，采購部辦理入庫手續(xù)，將宣傳品移交行政部倉庫存儲。如驗收不合格，采購部應(yīng)要求供應(yīng)商限期整改或重新制作，直至驗收合格。四、宣傳品存儲管理（一）倉庫設(shè)置與規(guī)劃1.行政部應(yīng)設(shè)立專門的宣傳品倉庫，倉庫應(yīng)具備良好的通風、防潮、防火、防盜等條件，確保宣傳品的安全存儲。2.根據(jù)宣傳品的類別、規(guī)格、用途等進行合理分區(qū)，設(shè)置標識牌，便于分類存放和查找。（二）入庫管理1.宣傳品入庫時，行政部倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)采購部提供的入庫清單，對宣傳品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進行核對，確保與入庫清單一致。2.對驗收合格的宣傳品進行入庫登記，記錄宣傳品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期、供應(yīng)商等信息，并建立庫存臺賬。（三）存儲保管1.倉庫管理人員應(yīng)定期對宣傳品進行檢查，查看是否有損壞、變質(zhì)、過期等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。2.按照先進先出的原則進行宣傳品的存放，避免宣傳品積壓過期。對于有保質(zhì)期要求的宣傳品，應(yīng)重點關(guān)注保質(zhì)期情況，及時清理過期產(chǎn)品。3.做好倉庫的環(huán)境衛(wèi)生工作，保持倉庫整潔，防止宣傳品受到污染。（四）出庫管理1.各部門需要領(lǐng)取宣傳品時，應(yīng)填寫《宣傳品領(lǐng)用申請表》，注明宣傳品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、領(lǐng)取日期等信息，經(jīng)部門負責人審批后提交至行政部。2.行政部倉庫管理人員根據(jù)審批通過的領(lǐng)用申請表進行發(fā)貨，核對領(lǐng)取數(shù)量與申請表一致后，辦理出庫手續(xù)，并在庫存臺賬上進行記錄。3.對于貴重或限量的宣傳品，應(yīng)實行限量領(lǐng)用制度，嚴格控制領(lǐng)用數(shù)量，并做好領(lǐng)用記錄。五、宣傳品使用管理（一）使用申請與審批1.各部門使用宣傳品前，應(yīng)填寫《宣傳品使用申請表》，詳細說明使用目的、宣傳品名稱、數(shù)量、使用時間、使用地點、發(fā)放對象等信息，并提交至市場部。2.市場部對使用申請進行審核，審核內(nèi)容包括使用目的是否符合公司業(yè)務(wù)需求、宣傳品數(shù)量是否合理、使用時間和地點是否合適等。審核通過后，報相關(guān)領(lǐng)導審批。3.對于涉及重大活動、重要客戶等的宣傳品使用申請，應(yīng)經(jīng)公司高層領(lǐng)導審批。（二）使用規(guī)范1.各部門應(yīng)按照審批通過的使用申請表要求使用宣傳品，不得擅自更改宣傳品的用途、內(nèi)容、發(fā)放對象等信息。2.在宣傳品使用過程中，應(yīng)注意保護宣傳品的完整性和美觀性，不得隨意損壞、丟棄宣傳品。3.對于用于對外宣傳的宣傳品，應(yīng)確保內(nèi)容真實、準確、合法，不得進行虛假宣傳或誤導消費者。（三）發(fā)放管理1.行政部根據(jù)審批通過的使用申請表，負責宣傳品的發(fā)放工作。發(fā)放時應(yīng)做好發(fā)放記錄，包括發(fā)放日期、發(fā)放對象、宣傳品名稱、數(shù)量等信息。2.對于通過郵寄、快遞等方式發(fā)放宣傳品的，應(yīng)選擇可靠的物流渠道，并做好跟蹤記錄，確保宣傳品安全送達。3.各部門在領(lǐng)取宣傳品后，應(yīng)及時將宣傳品發(fā)放給相關(guān)對象，并做好簽收記錄。（四）使用效果跟蹤與反饋1.市場部負責對宣傳品的使用效果進行跟蹤和評估，通過收集客戶反饋、市場調(diào)研、數(shù)據(jù)分析等方式，了解宣傳品在市場推廣中的作用和效果。2.各使用部門應(yīng)及時向市場部反饋宣傳品使用過程中的問題和建議，如宣傳品內(nèi)容是否吸引人、發(fā)放效果是否理想等。3.市場部根據(jù)使用效果跟蹤和反饋情況，對宣傳品進行總結(jié)分析，為后續(xù)宣傳品的制作、使用提供參考依據(jù)，不斷優(yōu)化宣傳品管理工作。六、宣傳品回收管理（一）回收范圍對于已發(fā)放的宣傳品，如宣傳單頁、宣傳冊、禮品等，在活動結(jié)束或宣傳任務(wù)完成后，應(yīng)根據(jù)實際情況進行回收?；厥辗秶ǖ幌抻冢?.活動現(xiàn)場發(fā)放的剩余宣傳品。2.已發(fā)放給客戶但客戶不再需要的宣傳品。3.因宣傳內(nèi)容調(diào)整、過期等原因需要回收的宣傳品。（二）回收流程1.各使用部門負責組織宣傳品的回收工作，指定專人對本部門發(fā)放的宣傳品進行回收，并填寫《宣傳品回收清單》，詳細記錄回收的宣傳品名稱、數(shù)量、回收日期等信息。2.回收的宣傳品應(yīng)及時移交至行政部倉庫，倉庫管理人員對回收清單進行核對，確認回收數(shù)量與清單一致后，辦理入庫手續(xù)。3.對于回收的宣傳品，行政部應(yīng)進行分類整理，根據(jù)實際情況進行處理。對于可重復使用的宣傳品，應(yīng)妥善保管，以備后續(xù)使用；對于無法使用或已損壞的宣傳品，應(yīng)按照公司規(guī)定進行報廢處理。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對宣傳品內(nèi)控制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查宣傳品制作、存儲、使用、回收等環(huán)節(jié)是否符合制度規(guī)定，是否存在違規(guī)操作、浪費資源等問題。1.審計人員通過查閱相關(guān)文件、記錄、合同等資料，實地查看倉庫存儲情況，與相關(guān)人員進行訪談等方式，對宣傳品管理工作進行全面審計。2.對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應(yīng)出具審計報告，提出整改意見和建議，并跟蹤整改情況直至問題得到解決。（二）日常監(jiān)督檢查1.市場部、行政部等相關(guān)部門應(yīng)定期對宣傳品管理工作