PAGE藥品衛(wèi)材采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司藥品衛(wèi)材采購管理，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，確保采購活動合法、合規(guī)、高效進(jìn)行，保障公司運營的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及藥品和衛(wèi)生材料采購的部門、崗位及相關(guān)人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，確保采購決策公正透明，不偏袒任何一方。3.效益原則：追求采購成本與效益的平衡，在保證質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效率。4.風(fēng)險防控原則：對采購過程中的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行風(fēng)險識別、評估和防控，確保采購活動安全可靠。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。采購決策委員會負(fù)責(zé)審議重大采購項目、制定采購政策和戰(zhàn)略、監(jiān)督采購活動等。其主要職責(zé)包括：1.審批年度采購預(yù)算和采購計劃。2.審議重大采購項目的采購方案、供應(yīng)商選擇等事項。3.對采購過程中的重大問題進(jìn)行決策。4.監(jiān)督采購制度的執(zhí)行情況，對違規(guī)行為進(jìn)行處理。（二）采購執(zhí)行部門采購部門作為采購執(zhí)行機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)具體的采購業(yè)務(wù)操作。其職責(zé)如下：1.根據(jù)公司需求，編制采購計劃，經(jīng)審批后組織實施采購活動。2.收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案，進(jìn)行供應(yīng)商評估和管理。3.與供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況。4.協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保采購任務(wù)按時、按質(zhì)、按量完成。5.定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。（三）其他相關(guān)部門職責(zé)1.使用部門：負(fù)責(zé)提出藥品衛(wèi)材的需求計劃，明確規(guī)格、型號、數(shù)量等要求，并對采購的藥品衛(wèi)材進(jìn)行驗收和使用反饋。2.質(zhì)量部門：參與采購合同的評審，負(fù)責(zé)對采購的藥品衛(wèi)材進(jìn)行質(zhì)量檢驗和監(jiān)督，確保所采購的產(chǎn)品符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付貨款，對采購成本進(jìn)行核算和分析，提供財務(wù)支持和監(jiān)督。三、采購流程（一）需求計劃編制1.使用部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展、庫存情況等，定期編制藥品衛(wèi)材需求計劃。需求計劃應(yīng)明確藥品衛(wèi)材的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、預(yù)計使用時間等詳細(xì)信息。2.需求計劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至采購部門。如遇特殊緊急需求，使用部門應(yīng)及時與采購部門溝通協(xié)調(diào)。（二）采購預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)需求計劃，結(jié)合市場價格行情，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項目名稱及規(guī)格、數(shù)量、單價、總價等內(nèi)容，并對預(yù)算的合理性進(jìn)行分析和說明。2.采購預(yù)算經(jīng)財務(wù)部門審核、采購決策委員會審批后執(zhí)行。在采購過程中，如遇預(yù)算調(diào)整情況，應(yīng)按規(guī)定程序重新審批。（三）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商開發(fā)采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，考察其資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量等方面情況。對于符合基本要求的供應(yīng)商，采購部門可組織實地考察，了解其實際運營狀況。2.供應(yīng)商評估與準(zhǔn)入采購部門會同質(zhì)量部門等相關(guān)部門，根據(jù)供應(yīng)商考察情況，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)工藝、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。建立供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，采用量化評分的方式對供應(yīng)商進(jìn)行打分。根據(jù)評估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并報采購決策委員會審批。對于新準(zhǔn)入的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其簽訂質(zhì)量保證協(xié)議、廉潔協(xié)議等相關(guān)協(xié)議，明確雙方權(quán)利義務(wù)。3.供應(yīng)商日常管理采購部門定期對供應(yīng)商進(jìn)行跟蹤評估，了解其產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面的表現(xiàn)。建立供應(yīng)商績效評價機(jī)制，根據(jù)供應(yīng)商的表現(xiàn)給予相應(yīng)的評價等級，如優(yōu)秀、良好、合格、不合格等。對于評價等級較低的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)與其溝通，要求其限期整改；對于整改不力的供應(yīng)商，可采取暫停合作、淘汰等措施。采購部門應(yīng)及時更新供應(yīng)商檔案信息，記錄供應(yīng)商的基本情況、評估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容。（四）采購實施1.采購方式選擇根據(jù)采購項目的特點、金額大小、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。對于達(dá)到國家規(guī)定招標(biāo)規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)的采購項目，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)要求進(jìn)行招標(biāo)采購。對于因特殊原因不適合采用招標(biāo)方式的采購項目，應(yīng)在采購決策委員會批準(zhǔn)后，選擇其他合適的采購方式，并嚴(yán)格按照相應(yīng)的采購程序進(jìn)行操作。2.采購文件編制根據(jù)采購方式及項目需求，編制采購文件。采購文件應(yīng)包括采購公告（招標(biāo)書、談判文件、詢價通知書等）、采購合同條款、技術(shù)規(guī)格要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容。采購文件應(yīng)明確采購項目的各項要求和標(biāo)準(zhǔn)，確保供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確理解采購需求，同時保證采購過程的公平公正。3.采購信息發(fā)布對于公開招標(biāo)項目，采購部門應(yīng)在指定的媒體上發(fā)布招標(biāo)公告，邀請潛在供應(yīng)商參與投標(biāo)。對于邀請招標(biāo)、競爭性談判、詢價采購等項目，采購部門應(yīng)向已選定的供應(yīng)商發(fā)出邀請文件，告知采購項目相關(guān)信息。4.投標(biāo)（響應(yīng)）文件接收與評審采購部門接收供應(yīng)商的投標(biāo)（響應(yīng)）文件，并進(jìn)行登記和初步審查。審查內(nèi)容包括文件的完整性、符合性等。組織相關(guān)部門人員組成評審小組，按照采購文件規(guī)定的評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)對投標(biāo)（響應(yīng)）文件進(jìn)行評審。評審過程應(yīng)客觀公正，記錄評審意見和結(jié)果。根據(jù)評審結(jié)果，確定中標(biāo)（成交）供應(yīng)商，并向其發(fā)出中標(biāo)（成交）通知書。（五）采購合同簽訂1.采購部門應(yīng)在中標(biāo)（成交）通知書發(fā)出之日起規(guī)定時間內(nèi)，與中標(biāo)（成交）供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)，包括藥品衛(wèi)材的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、法律顧問、財務(wù)部門等相關(guān)人員審核。審核重點包括合同條款的合法性、完整性、合理性等。對于重大采購合同，還應(yīng)提交采購決策委員會審議。3.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分送相關(guān)部門存檔，并跟蹤合同執(zhí)行情況。(六)驗收入庫1.藥品衛(wèi)材到貨前，采購部門應(yīng)通知使用部門和質(zhì)量部門做好驗收準(zhǔn)備工作。2.到貨后，使用部門和質(zhì)量部門按照合同要求及相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對藥品衛(wèi)材進(jìn)行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀質(zhì)量、產(chǎn)品資質(zhì)證明文件等。3.驗收合格的藥品衛(wèi)材，由倉庫辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的藥品衛(wèi)材，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，辦理退換貨、索賠等事宜。4.質(zhì)量部門應(yīng)出具質(zhì)量檢驗報告，作為驗收的重要依據(jù)。對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，應(yīng)及時進(jìn)行追溯和處理。（七）付款管理1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同約定和驗收情況，審核付款申請。付款申請應(yīng)包括采購合同編號、供應(yīng)商名稱、付款金額、付款方式等信息，并附驗收報告等相關(guān)證明文件。2.財務(wù)部門按照公司資金管理制度和審批流程，辦理付款手續(xù)。對于符合付款條件的，及時支付貨款；對于不符合付款條件的，應(yīng)及時通知采購部門和相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行整改。3.采購部門應(yīng)跟蹤貨款支付情況，確保供應(yīng)商按時收到貨款，維護(hù)公司良好的商業(yè)信譽(yù)。同時，應(yīng)定期與財務(wù)部門核對采購付款情況，確保賬目清晰。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.市場風(fēng)險：市場價格波動、供應(yīng)短缺等因素可能導(dǎo)致采購成本增加或無法按時滿足公司需求。2.質(zhì)量風(fēng)險：供應(yīng)商提供的藥品衛(wèi)材質(zhì)量不符合要求，可能影響公司醫(yī)療業(yè)務(wù)的正常開展，甚至對患者安全造成威脅。3.供應(yīng)商風(fēng)險：供應(yīng)商破產(chǎn)、違約、欺詐等情況可能導(dǎo)致采購合同無法履行，影響公司運營。4.法律風(fēng)險：采購活動不符合法律法規(guī)要求，可能引發(fā)法律糾紛，給公司帶來損失。5.內(nèi)部管理風(fēng)險：采購流程不規(guī)范、審批環(huán)節(jié)失控、信息溝通不暢等內(nèi)部管理問題，可能導(dǎo)致采購效率低下、出現(xiàn)舞弊行為等。（二）風(fēng)險評估1.建立風(fēng)險評估指標(biāo)體系，對識別出風(fēng)險進(jìn)行量化評估。評估指標(biāo)可包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、影響程度等。2.根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，將風(fēng)險分為高、中低三個等級。對于高風(fēng)險事項，應(yīng)采取重點防控措施；對于中風(fēng)險事項，應(yīng)加強(qiáng)監(jiān)控和管理；對于低風(fēng)險事項，可適當(dāng)關(guān)注。（三）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對建立市場價格監(jiān)測機(jī)制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時機(jī)，通過招標(biāo)、談判等方式爭取有利的采購價格。與供應(yīng)商簽訂長期合作協(xié)議，約定價格調(diào)整機(jī)制，降低價格波動風(fēng)險。建立適量的安全庫存，以應(yīng)對供應(yīng)短缺情況。同時，拓寬供應(yīng)商渠道，增加供應(yīng)的穩(wěn)定性。2.質(zhì)量風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量合格證明文件，并定期進(jìn)行質(zhì)量抽檢。在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和違約責(zé)任，對質(zhì)量不合格的產(chǎn)品，嚴(yán)格按照合同約定進(jìn)行處理。質(zhì)量部門加強(qiáng)對采購藥品衛(wèi)材的檢驗檢測工作，確保入庫產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.供應(yīng)商風(fēng)險應(yīng)對對供應(yīng)商進(jìn)行全面的盡職調(diào)查，了解其經(jīng)營狀況、財務(wù)狀況、信譽(yù)等情況，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險。與供應(yīng)商保持密切溝通，定期評估供應(yīng)商績效，及時發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險并采取措施。對于重要供應(yīng)商，可要求其提供擔(dān)?；虿扇∑渌L(fēng)險防范措施。4.法律風(fēng)險應(yīng)對加強(qiáng)采購人員法律法規(guī)培訓(xùn)，提高法律意識，確保采購活動合法合規(guī)。在采購合同簽訂前，由法律顧問對合同條款進(jìn)行審核，避免法律漏洞。建立法律糾紛應(yīng)急處理機(jī)制，及時應(yīng)對可能出現(xiàn)的法律問題。5.內(nèi)部管理風(fēng)險應(yīng)對完善采購流程，明確各環(huán)節(jié)職責(zé)和操作規(guī)范，加強(qiáng)流程控制，防止舞弊行為。加強(qiáng)內(nèi)部審計和監(jiān)督，定期對采購活動進(jìn)行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正問題。建立有效的信息溝通機(jī)制，確保采購部門與使用部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等之間信息暢通，提高采購效率和決策科學(xué)性。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.審計部門定期對采購活動進(jìn)行審計，審查采購流程的合規(guī)性、采購合同的執(zhí)行情況、采購成本的合理性等。2.審計過程中發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對于違規(guī)行為，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行處理。（二）采購部門自查1.采購部門應(yīng)定期對自身采購工作進(jìn)行自查，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.自查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、供應(yīng)商管理情況、采購合同履行情況、采購文件歸檔情況等。（三）相關(guān)部門監(jiān)督1.使用部門、質(zhì)量部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門應(yīng)按照各自職責(zé)，對采購活動進(jìn)行監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向采購部門反饋，并協(xié)助采購部門進(jìn)行整改。2.建立跨部門監(jiān)督協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)各部門之間的溝通與協(xié)作，形成監(jiān)督合力，共同保障采購活動的規(guī)范運行。六、信息管理（一）采購信息收集與整理1.采購部門應(yīng)收集各類采購信息，包括市場價格信息、供應(yīng)商信息、采購項目信息、采購合同信息等。2.對收集到的信息進(jìn)行分類整理，建立采購信息數(shù)據(jù)庫，以便于查詢和使用。（二）采購信息共享與利