PAGE工會大宗物品內控制度一、總則（一）目的為加強本公司工會大宗物品管理，規(guī)范采購、使用、保管等流程，提高資金使用效益，確保工會資產安全完整，依據相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本內控制度。（二）適用范圍本制度適用于公司工會組織的各類大宗物品采購、使用及管理活動。大宗物品是指單次采購金額較大、數量較多或具有重要影響的物品，包括但不限于辦公用品、設備設施、活動用品等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及工會相關規(guī)定，確保各項活動合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：明確各環(huán)節(jié)操作流程和職責分工，規(guī)范大宗物品管理行為。3.效益性原則：在保證物品質量的前提下，合理控制成本，提高資金使用效益。4.公開透明原則：采購及管理過程應公開透明，接受工會會員監(jiān)督。二、采購管理（一）采購計劃1.各部門根據工作需要，提前向工會提交大宗物品采購申請，詳細說明采購物品的名稱、規(guī)格、數量、用途等。2.工會委員會對采購申請進行審核，綜合考慮預算安排、實際需求等因素，制定年度采購計劃。采購計劃應明確采購項目、預計金額、采購時間等內容。（二）采購方式1.招標采購：對于金額較大、技術復雜或有多家供應商可供選擇的大宗物品，應采用招標方式進行采購。招標過程應嚴格按照相關法律法規(guī)及公司規(guī)定執(zhí)行，確保公平、公正、公開。2.詢價采購：對于規(guī)格標準統(tǒng)一、市場貨源充足、價格相對穩(wěn)定的大宗物品，可采用詢價采購方式。向多家供應商發(fā)出詢價函，比較各供應商報價及其他條件，選擇最優(yōu)供應商。3.單一來源采購：符合下列情形之一的，可以采用單一來源采購方式：只能從唯一供應商處采購的；發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。（三）供應商選擇1.建立供應商庫，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等進行評估和審核。2.采購部門根據采購計劃和物品需求，從供應商庫中選擇合適的供應商進行采購。對于新的供應商，應進行嚴格的資質審查和實地考察。3.與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括物品規(guī)格、數量、價格、交貨時間、質量標準、付款方式、售后服務等條款。（四）采購執(zhí)行1.采購部門按照采購合同要求，及時與供應商溝通協(xié)調，確保按時、按質、按量完成采購任務。2.對采購過程中出現的變更、糾紛等問題，應及時與供應商協(xié)商解決，并向工會委員會報告。3.采購完成后，采購部門應及時整理采購文件，包括采購申請、采購合同、發(fā)票、驗收報告等，歸檔保存。三、驗收管理（一）驗收標準1.根據采購合同和相關標準，制定大宗物品驗收標準。驗收標準應明確物品的規(guī)格、型號、數量、質量、性能等要求。2.對于技術復雜、專業(yè)性強的大宗物品，可邀請專業(yè)技術人員或第三方檢測機構參與驗收。（二）驗收程序1.采購物品到貨前，采購部門應通知工會相關人員及驗收人員做好驗收準備。2.物品到貨后，驗收人員按照驗收標準對物品進行逐一核對和檢驗。驗收過程中應做好記錄，包括驗收時間、地點、人員、物品名稱、規(guī)格、數量、質量狀況等。3.驗收合格的物品應出具驗收報告，驗收人員簽字確認。驗收報告應作為支付貨款的依據之一。4.對驗收不合格的物品，應及時與供應商聯系，要求其限期整改或退換貨。如因供應商原因造成的損失，應按照合同約定追究其責任。四、保管管理（一）保管場所1.根據大宗物品的性質和特點，選擇合適的保管場所。保管場所應具備防火、防潮、防盜、防蟲等條件。2.對貴重物品、易燃易爆物品等應設置專門的保管區(qū)域，實行專人專管。（二）保管人員職責1.保管人員負責大宗物品的日常保管工作，確保物品安全完整。2.建立物品保管臺賬，詳細記錄物品的出入庫時間、名稱、規(guī)格、數量、領用部門等信息。3.定期對保管物品進行盤點清查，做到賬實相符。如發(fā)現賬實不符，應及時查明原因，并報告工會委員會。（三）出入庫管理1.物品入庫時，保管人員應根據驗收報告對物品進行核對，無誤后辦理入庫手續(xù)，并在保管臺賬上登記。2.物品出庫時，領用部門應填寫領用申請表，注明領用物品的名稱、規(guī)格、數量、用途等，經相關負責人審批后，到保管人員處領取。保管人員應根據審批后的領用申請表辦理出庫手續(xù)，并在保管臺賬上登記。3.對于貴重物品、限量物品等的領用，應實行嚴格的審批制度，確保物品使用合理、安全。五、使用管理（一）使用部門職責1.使用部門負責大宗物品的日常使用和維護，確保物品正常運行。2.制定物品使用操作規(guī)程，對使用人員進行培訓，使其熟悉物品性能和操作方法。3.定期對物品進行檢查和維護，發(fā)現問題及時報告并處理。（二）使用監(jiān)督1.工會委員會應定期對大宗物品的使用情況進行監(jiān)督檢查，確保物品使用符合規(guī)定用途，避免浪費和濫用。2.對違反規(guī)定使用大宗物品的行為，應及時制止并追究相關人員責任。六、盤點清查（一）盤點計劃1.工會委員會應制定年度盤點計劃，明確盤點范圍、時間、人員等。2.盤點計劃應提前通知各部門和保管人員，做好準備工作。（二）盤點實施1.盤點人員按照盤點計劃對大宗物品進行逐一清點和核對。盤點過程中應做好記錄，包括盤點時間、地點、人員、物品名稱、規(guī)格、數量、賬實差異等。2.對盤點中發(fā)現的賬實不符情況，應及時查明原因，并編制盤點差異報告。盤點差異報告應詳細說明差異情況、原因分析及處理建議。（三）結果處理1.根據盤點差異報告，工會委員會應組織相關人員進行分析研究，制定處理措施。2.對于盤盈的物品，應及時入賬；對于盤虧的物品，應查明原因，屬于正常損耗的，經批準后核銷；屬于人為原因造成的損失，應追究相關人員責任。3.盤點工作結束后，應將盤點報告、盤點差異報告等資料歸檔保存，作為工會資產管理的重要依據。七、處置管理（一）處置范圍1.已損壞無法使用的大宗物品；2.因技術更新、業(yè)務調整不再使用的大宗物品；3.超過規(guī)定使用年限且無使用價值的大宗物品。（二）處置方式1.報廢處理：對于已損壞無法修復或無使用價值的大宗物品，經工會委員會批準后，進行報廢處理。報廢處理應按照國家相關規(guī)定辦理手續(xù)，確保資產處置合法合規(guī)。2.出售轉讓：對于因技術更新、業(yè)務調整不再使用但仍有一定使用價值的大宗物品，可通過公開拍賣、招標等方式進行出售轉讓。出售轉讓所得收入應及時入賬，納入工會經費管理。3.捐贈：對于符合捐贈條件的大宗物品，可按照相關規(guī)定進行捐贈。捐贈過程應做好記錄，確保捐贈行為公開透明。（三）處置程序1.使用部門或保管人員提出大宗物品處置申請，并填寫處置申請表，詳細說明處置物品的名稱、規(guī)格、數量、處置原因等。2.工會委員會對處置申請進行審核，根據物品實際情況確定處置方式。3.對于報廢處理和出售轉讓的大宗物品，應按照規(guī)定進行評估和審批。評估結果應作為確定處置價格的參考依據。4.處置完成后，應及時辦理相關手續(xù)，包括資產核銷、賬務處理等，并將處置情況向工會會員公開。八、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督機構成立工會大宗物品管理監(jiān)督小組，成員包括工會委員、會員代表等。監(jiān)督小組負責對大宗物品采購、驗收、保管、使用、處置等全過程進行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督內容1.采購過程是否符合規(guī)定程序，是否存在違規(guī)操作、暗箱操作等問題；2.驗收工作是否認真負責，驗收標準是否執(zhí)行到位，驗收結果是否真實準確；3.保管工作是否規(guī)范，物品是否安全完整，賬實是否相符；4.使用部門是否合理使用物品，是否存在浪費、濫用等現象；5.處置工作是否合法合規(guī)，處置收入是否及時入賬。（三）監(jiān)督方式1.定期檢查：監(jiān)督小組定期對大宗物品管理情況進行檢查，檢查結果形成報告，向工會委員會匯報。