PAGE采購內(nèi)控制度審批流程一、總則（一）目的為加強公司采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購審批流程，確保采購活動合法合規(guī)、高效有序進行，保障公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有采購項目，包括但不限于物資采購、服務(wù)采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準的要求。2.合規(guī)性原則：嚴格遵循公司內(nèi)部制定的各項規(guī)章制度，確保采購流程規(guī)范、透明。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。4.職責(zé)分離原則：采購、審批、執(zhí)行、驗收等環(huán)節(jié)應(yīng)相互分離，形成有效的制衡機制，防止舞弊行為。二、采購審批流程概述（一）采購需求提出1.使用部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要填寫采購申請表詳細說明采購物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計采購時間等信息，并由部門負責(zé)人簽字確認。2.特殊采購需求的說明對于緊急采購、定制化采購等特殊情況，需在申請表中注明原因及預(yù)計對業(yè)務(wù)的影響。（二）采購申請審批1.部門負責(zé)人初審對本部門提出的采購申請進行初步審核，重點審查采購需求的合理性、必要性以及預(yù)算的準確性。如審核通過，簽字后提交至采購部門。2.財務(wù)部門審核財務(wù)部門根據(jù)公司預(yù)算及資金狀況，對采購申請的資金來源及預(yù)算進行審核。若預(yù)算超支或資金不足，需提出調(diào)整建議或不予通過的意見，并反饋給采購部門。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批分管領(lǐng)導(dǎo)綜合考慮業(yè)務(wù)需求、財務(wù)狀況等因素，對采購申請進行審批。審批通過后，方可進入采購流程。（三）采購執(zhí)行1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請制定采購計劃選擇合適的采購方式，如招標采購、詢價采購、競爭性談判等，并按照規(guī)定的程序進行操作。2.采購合同簽訂采購部門與供應(yīng)商協(xié)商擬定采購合同條款，確保合同內(nèi)容符合公司利益及法律法規(guī)要求。合同初稿經(jīng)法務(wù)部門審核后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批，審批通過后正式簽訂合同。（四）采購驗收1.驗收部門依據(jù)采購合同及相關(guān)標準對采購物資或服務(wù)進行驗收驗收內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、性能等方面。驗收合格后，填寫驗收報告，并由驗收人員簽字確認。2.驗收過程中發(fā)現(xiàn)問題的處理如發(fā)現(xiàn)采購物資或服務(wù)存在質(zhì)量問題、數(shù)量不符等情況，驗收部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。如無法協(xié)商一致，應(yīng)按照合同約定采取相應(yīng)的措施，如退貨、換貨、索賠等，并記錄相關(guān)情況。（五）采購付款1.采購部門根據(jù)驗收報告及采購合同，填寫付款申請單注明付款金額、付款方式、付款時間等信息，并附上相關(guān)憑證，如發(fā)票、驗收報告、合同副本等。2.財務(wù)部門審核付款申請財務(wù)部門對付款申請的真實性、準確性、合規(guī)性進行審核，重點審查發(fā)票的真實性、與合同及驗收報告的一致性等。審核通過后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批付款申請分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況及相關(guān)規(guī)定進行審批。審批通過后，財務(wù)部門按照合同約定的付款方式及時間進行付款操作。三、采購審批流程各環(huán)節(jié)詳細規(guī)定（一）采購需求提出環(huán)節(jié)1.使用部門應(yīng)確保采購申請表填寫準確、完整采購申請表應(yīng)按照公司統(tǒng)一格式進行填寫，不得遺漏重要信息。對于采購物資或服務(wù)的技術(shù)要求、質(zhì)量標準等關(guān)鍵信息，應(yīng)詳細描述，以便采購部門準確理解需求。2.采購需求的合理性審查部門負責(zé)人應(yīng)從業(yè)務(wù)實際出發(fā)，審查采購需求是否與公司業(yè)務(wù)目標相符，是否存在不必要的采購。對于重復(fù)采購、可替代物資采購等情況，應(yīng)進行充分論證，并在申請表中說明理由。3.預(yù)算編制要求使用部門應(yīng)根據(jù)采購需求編制合理的預(yù)算，確保采購資金的合理安排。預(yù)算應(yīng)明確具體的金額，并與公司年度預(yù)算計劃相銜接。如涉及預(yù)算調(diào)整，應(yīng)按照公司預(yù)算管理規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）采購申請審批環(huán)節(jié)1.部門負責(zé)人初審要點采購需求的必要性：審查采購物資或服務(wù)是否為滿足部門業(yè)務(wù)正常運轉(zhuǎn)所必需，是否存在其他可替代的解決方案。預(yù)算合理性：核對采購預(yù)算是否在部門可控范圍內(nèi)，是否與公司整體預(yù)算相匹配。對于超預(yù)算采購申請，應(yīng)要求使用部門說明原因及解決方案。信息完整性：檢查采購申請表中的各項信息是否完整，如物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等是否明確。對于信息不完整的申請表，應(yīng)退回使用部門補充完善。2.財務(wù)部門審核要點資金來源審查：核實采購申請的資金來源是否合規(guī)，是否符合公司財務(wù)管理制度。如涉及專項資金采購，應(yīng)審查資金的到位情況及使用計劃。預(yù)算控制：根據(jù)公司預(yù)算安排，審核采購申請是否超出預(yù)算范圍。對于超預(yù)算申請，應(yīng)提出調(diào)整建議或不予通過的意見，并與使用部門及分管領(lǐng)導(dǎo)溝通協(xié)調(diào)。成本效益分析：從財務(wù)角度對采購項目進行成本效益分析，評估采購物資或服務(wù)的性價比，為采購決策提供參考。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批要點整體業(yè)務(wù)考量：綜合考慮公司業(yè)務(wù)發(fā)展戰(zhàn)略、市場情況、資金狀況等因素，對采購申請進行全面審批。確保采購項目符合公司整體利益及長遠發(fā)展目標。風(fēng)險評估：對采購項目可能面臨的風(fēng)險進行評估，如市場風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險等，并提出相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。決策意見：根據(jù)審核情況，做出最終的審批決策。如審批通過，應(yīng)明確采購項目的實施要求及時間節(jié)點；如不予通過，應(yīng)說明理由，并反饋給采購部門及使用部門。（三）采購執(zhí)行環(huán)節(jié)1.采購方式選擇原則招標采購：適用于采購金額較大、技術(shù)復(fù)雜、市場競爭充分的項目。應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)及公司招標管理規(guī)定，組織公開招標或邀請招標活動。詢價采購：適用于采購金額較小、規(guī)格標準統(tǒng)一、市場貨源充足的物資采購。采購部門應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，比較各供應(yīng)商的報價及其他交易條件，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。競爭性談判：適用于采購項目具有一定的特殊性，如技術(shù)復(fù)雜、時間緊迫等，通過招標方式難以滿足需求的情況。采購部門應(yīng)組織成立談判小組，與供應(yīng)商進行談判，確定成交供應(yīng)商。2.采購合同管理合同條款擬定：采購部門應(yīng)根據(jù)采購項目的特點及需求，與供應(yīng)商協(xié)商擬定詳細合理的合同條款。合同條款應(yīng)包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標準、付款方式、違約責(zé)任等內(nèi)容。法務(wù)審核：合同初稿應(yīng)提交至法務(wù)部門進行審核，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)要求，是否存在法律風(fēng)險。法務(wù)部門應(yīng)出具審核意見，對合同條款進行修改完善。合同簽訂審批：經(jīng)法務(wù)審核通過的合同，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從合同的合法性、合規(guī)性、完整性等方面進行審查，審批通過后方可正式簽訂合同。合同執(zhí)行跟蹤：采購部門應(yīng)負責(zé)合同執(zhí)行的跟蹤管理，及時掌握供應(yīng)商的供貨進度、質(zhì)量情況等信息。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違約行為，應(yīng)按照合同約定采取相應(yīng)措施，維護公司合法權(quán)益。（四）采購驗收環(huán)節(jié)1.驗收標準制定驗收部門應(yīng)根據(jù)采購合同及相關(guān)標準，制定詳細的驗收方案和驗收標準。驗收標準應(yīng)明確物資或服務(wù)的各項質(zhì)量指標、數(shù)量要求、外觀要求等內(nèi)容，確保驗收工作有章可循。2.驗收程序資料審查：驗收人員首先對供應(yīng)商提供的相關(guān)資料進行審查，如發(fā)票、裝箱單、質(zhì)量檢驗報告、產(chǎn)品說明書等，核對資料的真實性、完整性及與合同的一致性。實物驗收：按照驗收標準對采購物資或服務(wù)進行實物驗收。驗收過程中，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)臋z驗方法和工具，對物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、性能等進行逐一核對。對于大型設(shè)備或復(fù)雜系統(tǒng)，可邀請專業(yè)技術(shù)人員參與驗收工作。驗收記錄：驗收人員應(yīng)如實記錄驗收過程及結(jié)果，填寫驗收報告。驗收報告應(yīng)包括采購項目名稱、供應(yīng)商名稱、驗收日期、驗收內(nèi)容、驗收結(jié)論等信息，并由驗收人員簽字確認。3.驗收問題處理一般問題處理：對于驗收過程中發(fā)現(xiàn)的一般性問題，如數(shù)量短缺、外觀瑕疵等，驗收部門應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商限期整改或補貨。供應(yīng)商整改或補貨完成后，驗收部門應(yīng)進行再次驗收，直至驗收合格。重大問題處理：如發(fā)現(xiàn)采購物資或服務(wù)存在嚴重質(zhì)量問題、與合同約定不符等重大問題，驗收部門應(yīng)立即停止驗收工作，并及時向采購部門及分管領(lǐng)導(dǎo)報告。采購部門應(yīng)按照合同約定采取相應(yīng)措施，如退貨、換貨、索賠等，并追究供應(yīng)商的違約責(zé)任。同時，應(yīng)組織相關(guān)部門對問題產(chǎn)生的原因進行分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，提出改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。（五）采購付款環(huán)節(jié)1.付款申請資料要求采購部門提交的付款申請單應(yīng)附齊相關(guān)憑證，如發(fā)票、驗收報告、合同副本等。發(fā)票應(yīng)真實有效，與采購合同及驗收報告中的物資或服務(wù)內(nèi)容、金額一致。驗收報告應(yīng)明確表明采購物資或服務(wù)已驗收合格。合同副本應(yīng)作為付款的依據(jù)，確保付款金額及付款方式等符合合同約定。2.財務(wù)部門審核要點發(fā)票審核：財務(wù)部門應(yīng)重點審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性。檢查發(fā)票的開具日期、發(fā)票號碼、發(fā)票金額、發(fā)票印章等是否符合規(guī)定，是否存在虛假發(fā)票或無效發(fā)票的情況。合同與驗收報告核對：核對付款申請與采購合同及驗收報告的一致性，審查付款金額是否按照合同約定執(zhí)行，驗收情況是否符合要求。如發(fā)現(xiàn)不一致情況，應(yīng)及時與采購部門溝通核實。資金安排：根據(jù)公司資金狀況及付款計劃，審核付款申請是否在公司可支付范圍內(nèi)。對于資金緊張或有其他資金使用安排的情況，應(yīng)合理調(diào)整付款順序或提出延期付款的建議。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批要點資金統(tǒng)籌：分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮公司整體資金狀況及業(yè)務(wù)需求，對付款申請進行審批。確保付款安排符合公司財務(wù)戰(zhàn)略及資金管理要求，不影響公司正常業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)。風(fēng)險把控：關(guān)注付款環(huán)節(jié)可能存在的風(fēng)險，如供應(yīng)商信用風(fēng)險、資金安全風(fēng)險等。對于存在風(fēng)險隱患的付款申請，應(yīng)要求相關(guān)部門提供風(fēng)險應(yīng)對措施，并進行評估審核。決策審批：根據(jù)審核情況，做出最終的付款審批決策。如審批通過，應(yīng)明確付款時間、付款方式等具體要求；如不予通過，應(yīng)說明理由，并反饋給采購部門及財務(wù)部門。四、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對采購內(nèi)控制度審批流程的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督。審計內(nèi)容包括采購申請的合理性、審批流程的合規(guī)性、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、采購驗收及付款環(huán)節(jié)的規(guī)范性等。通過審計，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議，并跟蹤整改落實情況，確保采購內(nèi)控制度的有效執(zhí)行。（二）日常監(jiān)督檢查采購部門、財