PAGE建立部門采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強本部門采購業(yè)務的內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風險，提高采購效率，確保采購活動合法合規(guī)、資產(chǎn)安全、信息真實，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本部門所有采購活動，包括但不限于物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應當符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.效益性原則：在滿足業(yè)務需求的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應透明，對所有供應商一視同仁，確保公平競爭。4.職責分離原則：采購業(yè)務的審批、執(zhí)行、驗收等環(huán)節(jié)應相互分離，避免舞弊。5.監(jiān)督制衡原則：建立健全內(nèi)部監(jiān)督機制，對采購活動進行全過程監(jiān)督。二、采購業(yè)務流程（一）采購需求申請1.各部門根據(jù)業(yè)務需要，填寫采購需求申請表，詳細說明采購物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預計采購時間等內(nèi)容。2.采購需求申請表需經(jīng)部門負責人審核簽字，確保需求真實合理。（二）采購計劃制定1.采購部門收到采購需求申請表后，進行匯總分析。2.根據(jù)采購需求的緊急程度、采購金額等因素，制定采購計劃，明確采購方式、采購時間安排等。（三）供應商選擇與管理1.供應商篩選采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購需求和供應商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務等方面進行綜合評估，篩選出合格的供應商。2.供應商準入對于新的供應商，要求其提供營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構(gòu)代碼證、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證等相關(guān)資質(zhì)證明文件。采購部門對供應商進行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系等情況，評估其是否具備供應能力。經(jīng)審核批準后，將符合條件的供應商納入供應商名錄。3.供應商評價與考核采購部門定期對供應商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務等進行評價和考核。根據(jù)評價結(jié)果調(diào)整供應商名錄，對表現(xiàn)不佳的供應商進行警告、暫停合作或淘汰處理。（四）采購合同簽訂1.采購部門與選定的供應商就采購物資或服務的條款進行談判，達成一致后起草采購合同。2.采購合同應明確雙方的權(quán)利和義務，包括物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式、付款方式等內(nèi)容。3.采購合同需經(jīng)法律部門審核，確保合同條款合法合規(guī)。審核通過后，由采購部門負責人和供應商簽字蓋章生效。（五）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購部門按照采購合同的要求，向供應商下達采購訂單，明確采購的具體要求和交貨時間。2.采購人員跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調(diào)，確保按時交貨，并對可能出現(xiàn)的問題提前采取應對措施。3.如遇供應商交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，采購人員應及時與供應商協(xié)商解決，并按照合同約定追究其違約責任。（六）驗收與付款1.驗收采購物資到貨后，采購部門通知驗收部門進行驗收。驗收部門按照合同約定的質(zhì)量標準對采購物資進行檢驗，出具驗收報告。驗收合格的物資辦理入庫手續(xù)，驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商協(xié)商退換貨等處理事宜。2.付款采購部門根據(jù)驗收報告和采購合同，填寫付款申請單，注明付款金額、付款方式、付款時間等信息。付款申請單需經(jīng)采購部門負責人、財務部門審核，公司領(lǐng)導審批后辦理付款手續(xù)。財務部門按照合同約定的付款方式和時間，及時支付貨款。三、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門定期對采購業(yè)務進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質(zhì)量風險、價格波動風險、舞弊風險等。2.采用定性與定量相結(jié)合的方法對識別出的風險進行評估，確定風險的等級和影響程度。（二）風險應對措施1.供應商違約風險加強對供應商的選擇和管理，與信譽良好、實力較強的供應商建立長期合作關(guān)系。在采購合同中明確違約責任條款，對供應商的違約行為進行約束。建立供應商違約預警機制，及時發(fā)現(xiàn)供應商可能出現(xiàn)的違約跡象，提前采取應對措施。2.質(zhì)量風險嚴格審核供應商的質(zhì)量保證體系，要求供應商提供產(chǎn)品質(zhì)量認證文件。在采購合同中明確質(zhì)量標準和驗收方式，加強對采購物資的驗收環(huán)節(jié)。定期對采購物資進行質(zhì)量抽檢，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時與供應商協(xié)商解決。3.價格波動風險關(guān)注市場價格動態(tài)，建立價格信息收集渠道，及時掌握價格變化情況。在采購合同中合理約定價格調(diào)整條款，如根據(jù)市場價格指數(shù)等因素調(diào)整采購價格。對于價格波動較大的物資，采用套期保值等方式進行價格風險管理。4.舞弊風險建立健全采購業(yè)務的內(nèi)部控制制度，明確各環(huán)節(jié)的職責和權(quán)限，加強對采購人員的監(jiān)督和管理。對采購業(yè)務進行全過程審計，發(fā)現(xiàn)舞弊行為及時追究相關(guān)人員的責任。加強對采購人員的職業(yè)道德教育，提高其廉潔自律意識。四、采購內(nèi)部控制監(jiān)督（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購業(yè)務進行審計，檢查采購活動是否符合本制度的規(guī)定，采購流程是否規(guī)范。2.審計內(nèi)容包括采購需求的合理性、供應商選擇的公正性、采購合同的簽訂與執(zhí)行情況、驗收與付款的合規(guī)性等。3.內(nèi)部審計部門出具審計報告，對發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整改落實情況。（二）采購部門自查1.采購部門定期對自身的采購業(yè)務進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.自查內(nèi)容包括采購流程的執(zhí)行情況、采購文件的歸檔管理、與供應商的溝通協(xié)調(diào)等方面。（三）其他監(jiān)督1.公司設立舉報信箱和舉報電話，接受員工對采購業(yè)務中違規(guī)行為的舉報。2.對舉報事項進行調(diào)查核實，如情況屬實，按照公司規(guī)定對相關(guān)責任人進行處理。五、采購檔案管理（一）檔案范圍采購檔案包括采購需求申請表、采購計劃、供應商名錄、采購合同、采購訂單、驗收報告、付款申請單等與采購業(yè)務相關(guān)的文件資料。（二）檔案整理與歸檔1.采購業(yè)務完成后，采購人員及時將相關(guān)文件資料進行整理，按照類別和時間順序進行編號。2.將整理好的文件資料移交檔案管理部門進行歸檔，確保檔案的完整性和準確性。（三）檔案保管與查閱利用1.檔案管理部門按照檔案保管期限的要求，對采購檔案進行妥善保管，防止檔案損壞、丟失。2.建立檔案查閱利用制度，明確查閱檔案的審批流程和權(quán)限。因工作需要查閱采購檔案的，需填寫查閱申請表，經(jīng)相關(guān)部門負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時應在檔案管理人員的監(jiān)督