PAGE疫情期間采購內(nèi)控制度一、總則（一）目的為加強公司在疫情期間的采購管理，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，確保采購活動合法、合規(guī)、高效進行，保障公司物資供應(yīng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在疫情期間所有物資及服務(wù)的采購活動，包括但不限于防疫物資、生產(chǎn)物資、辦公用品等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購行為合法合規(guī)。2.合規(guī)性原則：嚴(yán)格按照公司內(nèi)部規(guī)定和流程進行采購操作，保證采購過程透明、公正、規(guī)范。3.風(fēng)險防控原則：充分識別和評估疫情期間采購過程中的各類風(fēng)險，采取有效措施加以防控，降低風(fēng)險損失。4.應(yīng)急保障原則：優(yōu)先保障防疫物資及關(guān)鍵生產(chǎn)物資的采購供應(yīng)，確保公司運營和疫情防控工作的順利開展。5.成本效益原則：在滿足公司需求的前提下，合理控制采購成本，提高采購資金使用效益。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機構(gòu)公司設(shè)立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。負(fù)責(zé)審議重大采購項目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對采購過程中的重大事項進行決策。（二）采購執(zhí)行部門采購部門作為公司采購活動的執(zhí)行機構(gòu)，負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實施。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)公司需求，制定采購計劃和預(yù)算。2.尋找、篩選合格的供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.組織采購談判，簽訂采購合同。4.跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。5.定期對采購工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出物資及服務(wù)的采購需求，明確采購規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并對采購結(jié)果進行驗收。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實際需求，及時準(zhǔn)確地提交采購申請。2.參與采購過程中的技術(shù)、質(zhì)量等方面的評審工作。3.負(fù)責(zé)采購物資及服務(wù)的驗收工作，確保符合公司要求。（四）其他相關(guān)部門財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購預(yù)算、支付采購款項等財務(wù)管理工作；審計部門負(fù)責(zé)對采購活動進行審計監(jiān)督，確保采購行為合法合規(guī)。三、采購計劃與預(yù)算（一）采購計劃制定1.需求部門應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)計劃、疫情防控要求及庫存情況，提前制定采購需求計劃。采購需求計劃應(yīng)明確物資及服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計采購時間等詳細(xì)信息。2.采購部門匯總各需求部門的采購需求計劃，結(jié)合市場供應(yīng)情況和公司實際情況，制定年度、季度和月度采購計劃。采購計劃應(yīng)具有前瞻性和靈活性，充分考慮疫情期間市場波動等因素。（二）采購預(yù)算編制1.采購部門根據(jù)采購計劃編制采購預(yù)算，采購預(yù)算應(yīng)包括采購物資及服務(wù)的價格、運輸費用、稅費等各項成本。2.財務(wù)部門對采購預(yù)算進行審核，確保預(yù)算編制合理、準(zhǔn)確。采購預(yù)算經(jīng)公司審批后，作為采購活動的資金控制依據(jù)。（三）采購計劃與預(yù)算調(diào)整1.在采購計劃執(zhí)行過程中，如因疫情變化、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因需要調(diào)整采購計劃和預(yù)算，需求部門應(yīng)及時提出申請，說明調(diào)整原因和內(nèi)容。2.采購部門對調(diào)整申請進行審核，會同財務(wù)部門等相關(guān)部門進行評估，提出調(diào)整建議。調(diào)整建議經(jīng)公司審批后執(zhí)行。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購部門應(yīng)通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對潛在供應(yīng)商進行資格審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)經(jīng)營資質(zhì)、信用狀況等方面。2.根據(jù)采購需求和供應(yīng)商資格審查情況，選擇若干家合格的供應(yīng)商作為候選供應(yīng)商。對候選供應(yīng)商進行實地考察或問卷調(diào)查，了解其生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等方面的情況。3.采購部門組織相關(guān)部門對候選供應(yīng)商進行綜合評審，評審內(nèi)容包括價格、質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評審結(jié)果，確定最終供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評估與考核1.建立供應(yīng)商評估與考核機制，定期對供應(yīng)商的表現(xiàn)進行評估和考核。評估與考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格水平、合作配合度等方面。2.采購部門收集供應(yīng)商的相關(guān)信息，如交貨記錄、質(zhì)量檢驗報告、客戶反饋等，作為評估與考核的依據(jù)。根據(jù)評估與考核結(jié)果，對供應(yīng)商進行分類管理，分為優(yōu)秀供應(yīng)商、合格供應(yīng)商、不合格供應(yīng)商。3.對于優(yōu)秀供應(yīng)商，給予一定的獎勵和優(yōu)惠政策，如優(yōu)先采購、延長付款期限等；對于不合格供應(yīng)商，及時進行整改或淘汰。（三）供應(yīng)商風(fēng)險管理1.識別疫情期間供應(yīng)商可能面臨的風(fēng)險，如原材料供應(yīng)中斷、生產(chǎn)能力下降、物流受阻等。對供應(yīng)商風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險等級。2.針對不同等級的供應(yīng)商風(fēng)險，采取相應(yīng)措施進行防控。如與供應(yīng)商簽訂風(fēng)險分擔(dān)協(xié)議，要求供應(yīng)商提供備用供應(yīng)渠道；建立供應(yīng)商應(yīng)急聯(lián)絡(luò)機制，及時溝通協(xié)調(diào)解決問題等。五、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)采購需求計劃，填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)包括采購物資及服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間、申請理由等詳細(xì)信息。2.采購申請表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購申請進行初步審核，審核內(nèi)容包括采購需求的合理性、采購預(yù)算的合規(guī)性等。2.根據(jù)采購申請的金額和重要性，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。采購申請經(jīng)審批通過后，進入采購實施階段。（三）采購實施1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請，選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標(biāo)采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等。2.對于招標(biāo)采購，采購部門按照國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作。對于競爭性談判采購、詢價采購等方式，采購部門組織相關(guān)人員與供應(yīng)商進行談判、詢價，確定成交供應(yīng)商。3.采購部門與成交供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確物資及服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價格、交貨期、付款方式、售后服務(wù)等條款。采購合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。（四）采購驗收1.需求部門負(fù)責(zé)采購物資及服務(wù)的驗收工作。驗收人員應(yīng)根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對采購物資及服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量進行檢驗。2.驗收合格后，驗收人員填寫驗收報告，驗收報告應(yīng)包括采購物資及服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、驗收情況等內(nèi)容。驗收報告經(jīng)驗收人員簽字后，提交給采購部門和財務(wù)部門。3.如驗收不合格，需求部門應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決。供應(yīng)商應(yīng)按照合同約定進行整改或退換貨，直至驗收合格。（五）采購付款1.財務(wù)部門根據(jù)采購合同和驗收報告，審核采購付款申請。采購付款申請應(yīng)包括采購合同編號、物資及服務(wù)名稱、數(shù)量、金額、付款方式等信息。2.財務(wù)部門審核通過后，按照公司財務(wù)制度和采購合同約定，辦理采購付款手續(xù)。采購付款方式包括支票、匯票、電匯、網(wǎng)上支付等。六、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.識別疫情期間采購過程中可能面臨的風(fēng)險，如市場價格波動風(fēng)險、供應(yīng)商違約風(fēng)險、物資質(zhì)量風(fēng)險、物流配送風(fēng)險、政策法規(guī)風(fēng)險等。2.對識別出的風(fēng)險進行評估，確定風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進行分類排序，確定重點風(fēng)險。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對市場價格波動風(fēng)險，建立價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)。與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款，或采用套期保值等金融工具進行風(fēng)險對沖。2.針對供應(yīng)商違約風(fēng)險，加強供應(yīng)商管理與考核，選擇信譽良好的供應(yīng)商。在采購合同中明確違約責(zé)任和賠償條款，增加供應(yīng)商違約成本。3.針對物資質(zhì)量風(fēng)險，加強采購驗收環(huán)節(jié)管理，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)進行檢驗。要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件，對重要物資進行抽檢或委托第三方檢測機構(gòu)進行檢測。4.針對物流配送風(fēng)險，提前了解物流運輸情況，選擇可靠的物流供應(yīng)商。與物流供應(yīng)商簽訂運輸合同，明確運輸責(zé)任和賠償條款。如遇物流受阻，及時調(diào)整運輸方式或?qū)ふ姨娲锪髑馈?.針對政策法規(guī)風(fēng)險，密切關(guān)注國家政策法規(guī)變化，及時調(diào)整采購策略。確保采購活動符合政策法規(guī)要求，避免因違規(guī)行為導(dǎo)致的風(fēng)險損失。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.建立采購風(fēng)險監(jiān)控機制，定期對采購風(fēng)險進行監(jiān)控和評估。收集風(fēng)險相關(guān)信息，如市場價格變化、供應(yīng)商履約情況、物資質(zhì)量反饋等。2.設(shè)定風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號。采購部門和相關(guān)部門根據(jù)預(yù)警信號，采取相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，及時化解風(fēng)險。七、信息管理與溝通協(xié)調(diào)（一）采購信息管理1.建立采購信息管理系統(tǒng)，對采購計劃、采購申請、采購合同、供應(yīng)商信息、驗收報告、付款記錄等采購相關(guān)信息進行集中管理。2.采購信息管理系統(tǒng)應(yīng)具備信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，方便采購人員和相關(guān)部門及時獲取采購信息，為采購決策和管理提供支持。（二）溝通協(xié)調(diào)機制1.建立采購部門與需求部門、供應(yīng)商、財務(wù)部門、審計部門等相關(guān)部門的溝通協(xié)調(diào)機制，明確溝通方式、溝通頻率和溝通內(nèi)容。2.采購部門定期組織召開采購工作協(xié)調(diào)會，通報采購工作進展情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中存在的問題。及時與需求部門溝通采購需求變化情況，與供應(yīng)商溝通交貨期、質(zhì)量等問題，與財務(wù)部門溝通付款事宜，與審計部門溝通審計監(jiān)督要求等。八、監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。2.采購部門應(yīng)配合審計部門的工作，提供相關(guān)資料和信息。對于審計發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改，并將整改情況報告給審計部門。（