PAGE采購內(nèi)控制度管理規(guī)定一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司采購內(nèi)部控制，規(guī)范采購行為，防范采購風(fēng)險，提高采購效率和效益，確保公司采購活動合法合規(guī)、公正透明、高效有序，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司實(shí)際情況，制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司及所屬各部門、各子公司的采購活動，包括物資采購、工程采購、服務(wù)采購等各類采購事項(xiàng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應(yīng)當(dāng)符合國家法律法規(guī)和政策要求，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定。2.合規(guī)性原則：采購流程應(yīng)符合公司內(nèi)部規(guī)章制度，確保采購活動規(guī)范有序。3.效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，努力降低采購成本，提高采購資金使用效益。4.公正性原則：采購活動應(yīng)公平、公正、公開，維護(hù)公司利益，保護(hù)供應(yīng)商合法權(quán)益。5.內(nèi)部控制原則：建立健全采購內(nèi)部控制體系。二、采購組織與職責(zé)（一）采購決策機(jī)構(gòu)1.公司采購決策委員會：由公司高層管理人員組成，負(fù)責(zé)審議重大采購項(xiàng)目，制定采購戰(zhàn)略和政策，對采購活動進(jìn)行宏觀指導(dǎo)和監(jiān)督。2.職責(zé)：審批年度采購預(yù)算和重大采購項(xiàng)目計劃。審定采購管理制度和流程。決策重大采購事項(xiàng)，如采購方式的選擇、供應(yīng)商的選定等。監(jiān)督采購活動的執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的重大問題。（二）采購執(zhí)行部門1.采購部門：負(fù)責(zé)具體采購業(yè)務(wù)的實(shí)施，包括采購計劃的制定、采購訂單的下達(dá)、供應(yīng)商的管理、采購合同的簽訂與執(zhí)行等。2.職責(zé)：根據(jù)公司需求，編制采購計劃，明確采購項(xiàng)目、數(shù)量、規(guī)格、時間要求等。收集供應(yīng)商信息，進(jìn)行供應(yīng)商篩選、評估和管理，建立供應(yīng)商檔案。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。跟蹤采購合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題，確保采購物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。（三）其他相關(guān)部門1.需求部門：提出采購需求，參與采購項(xiàng)目的技術(shù)規(guī)格制定、供應(yīng)商選擇、驗(yàn)收等工作。2.職責(zé)：根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際需要，準(zhǔn)確提出采購需求，詳細(xì)描述采購物資或服務(wù)的技術(shù)規(guī)格及質(zhì)量要求。協(xié)助采購部門進(jìn)行供應(yīng)商技術(shù)交流和考察，提供技術(shù)支持和意見。參與采購合同的評審，提出相關(guān)意見和建議。負(fù)責(zé)采購物資或服務(wù)的驗(yàn)收工作，確保符合需求標(biāo)準(zhǔn)。2.財務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算管理、支付審核、賬務(wù)處理等工作，對采購活動進(jìn)行財務(wù)監(jiān)督。3.職責(zé)：參與編制采購預(yù)算，審核采購資金的使用計劃。對采購合同的付款條款進(jìn)行審核，確保付款安排合理、合規(guī)。負(fù)責(zé)采購款項(xiàng)的支付審核和賬務(wù)處理，及時記錄采購業(yè)務(wù)，保證財務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。定期對采購資金的使用情況進(jìn)行分析和監(jiān)督，防范財務(wù)風(fēng)險。4.審計部門：對采購活動進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況，防范采購風(fēng)險。5.職責(zé)：制定采購審計計劃，對采購活動進(jìn)行定期或不定期審計。審查采購流程的合規(guī)性，包括采購計劃、供應(yīng)商選擇、合同簽訂、驗(yàn)收付款等環(huán)節(jié)。檢查采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行效果，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議。對采購違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，追究相關(guān)人員責(zé)任。三、采購流程（一）采購計劃制定1.需求收集與分析：需求部門應(yīng)定期收集業(yè)務(wù)需求信息，結(jié)合公司戰(zhàn)略規(guī)劃和年度經(jīng)營目標(biāo)，分析采購需求的合理性和必要性。對于臨時性或緊急采購需求，應(yīng)及時提交采購申請。2.采購預(yù)算編制：采購部門根據(jù)需求部門提交的采購需求，結(jié)合市場價格行情和歷史采購數(shù)據(jù)，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)明確采購項(xiàng)目、數(shù)量、金額、時間等要素，并報財務(wù)部門審核。財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)公司財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算進(jìn)行審核，確保采購資金的合理性和可行性。3.采購計劃審批：采購計劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報采購決策機(jī)構(gòu)審批。采購決策機(jī)構(gòu)應(yīng)根據(jù)公司戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營目標(biāo)和資金狀況，對采購計劃進(jìn)行審批。經(jīng)審批后的采購計劃作為采購活動的依據(jù)，采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照計劃組織實(shí)施采購。（二）供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商信息收集：采購部門應(yīng)通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，包括網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加行業(yè)展會等。收集的供應(yīng)商信息應(yīng)包括供應(yīng)商基本情況、經(jīng)營范圍、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商篩選與評估：采購部門根據(jù)采購需求和供應(yīng)商信息，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行篩選和評估。篩選標(biāo)準(zhǔn)可包括供應(yīng)商資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。評估方法可采用實(shí)地考察、問卷調(diào)查、樣品檢測、業(yè)績評價等方式。采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估檔案，記錄供應(yīng)商的評估結(jié)果。3.供應(yīng)商選定：采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商。對于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)采用招標(biāo)、競爭性談判等方式選定供應(yīng)商。選定供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。合作協(xié)議應(yīng)包括采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.供應(yīng)商管理：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商管理檔案，記錄供應(yīng)商的基本情況、合作歷史、評估結(jié)果、采購業(yè)績等信息。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商合作策略。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商，可給予優(yōu)先合作、增加采購份額等獎勵；對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取警告、減少采購份額、終止合作等措施。（三）采購合同簽訂1.合同起草與審核：采購部門根據(jù)采購談判結(jié)果，起草采購合同。采購合同應(yīng)明確采購物資或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。采購合同起草后，應(yīng)提交法律部門或公司法律顧問進(jìn)行審核。法律部門或公司法律顧問應(yīng)重點(diǎn)審核合同條款的合法性、合規(guī)性、完整性，確保合同符合法律法規(guī)和公司利益要求。2.合同簽訂與執(zhí)行：采購合同經(jīng)審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商簽訂。采購合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定履行各自的義務(wù)。采購部門應(yīng)跟蹤采購合同執(zhí)行情況，及時協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過程中的問題。如遇合同變更或解除，應(yīng)按照法律法規(guī)和合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）采購驗(yàn)收1.驗(yàn)收準(zhǔn)備：采購物資或服務(wù)到貨前，需求部門應(yīng)組織相關(guān)人員制定驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法、驗(yàn)收人員等。驗(yàn)收方案應(yīng)報采購部門備案。采購部門應(yīng)通知供應(yīng)商做好交貨準(zhǔn)備，并提供相關(guān)資料，如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報告、使用說明書等。2.驗(yàn)收實(shí)施：采購物資或服務(wù)到貨后，需求部門應(yīng)按照驗(yàn)收方案組織驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對采購物資或服務(wù)的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、性能等進(jìn)行檢查和測試。驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決。對于重大采購項(xiàng)目，可邀請專業(yè)機(jī)構(gòu)或?qū)＜疫M(jìn)行驗(yàn)收。3.驗(yàn)收報告：驗(yàn)收結(jié)束后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫驗(yàn)收報告，明確驗(yàn)收結(jié)論。驗(yàn)收報告應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收結(jié)果等內(nèi)容。驗(yàn)收報告經(jīng)驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)后，報采購部門和需求部門存檔。如驗(yàn)收不合格，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商解決，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)貨、換貨、退貨、降價等措施。如協(xié)商不成，可按照合同約定追究供應(yīng)商責(zé)任。（五）采購付款1.付款申請：采購部門應(yīng)在采購合同約定的付款期限前，根據(jù)驗(yàn)收報告和采購發(fā)票，填寫付款申請單。付款申請單應(yīng)包括采購項(xiàng)目名稱、供應(yīng)商名稱、采購金額、付款金額、付款方式、付款期限等內(nèi)容。付款申請單經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報財務(wù)部門審核。2.付款審核：財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)采購合同約定和公司財務(wù)制度，對付款申請單進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購項(xiàng)目的真實(shí)性、合法性、合規(guī)性，采購金額的準(zhǔn)確性，付款方式和付款期限的合理性等。財務(wù)部門審核通過后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.付款執(zhí)行：公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，財務(wù)部門應(yīng)按照付款申請單上的付款方式和付款期限，及時辦理付款手續(xù)。付款后，財務(wù)部門應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，記錄采購付款情況，并將付款憑證交采購部門存檔。四、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.風(fēng)險識別：采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素。風(fēng)險因素可包括市場價格波動、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、合同糾紛、法律法規(guī)變化等。2.風(fēng)險評估：采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，對風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度進(jìn)行評估。評估方法可采用定性評估和定量評估相結(jié)合的方式。根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，確定風(fēng)險等級，為風(fēng)險應(yīng)對提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.風(fēng)險規(guī)避：對于風(fēng)險發(fā)生可能性高、影響程度大的風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險規(guī)避措施，如放棄采購項(xiàng)目、選擇其他供應(yīng)商等。2.風(fēng)險降低：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較高、影響程度較大的風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險降低措施，如與供應(yīng)商簽訂風(fēng)險分擔(dān)協(xié)議、要求供應(yīng)商提供擔(dān)保、加強(qiáng)采購過程監(jiān)控等。3.風(fēng)險轉(zhuǎn)移：對于風(fēng)險發(fā)生可能性較低、影響程度較小的風(fēng)險，應(yīng)采取風(fēng)險轉(zhuǎn)移措施，如購買保險、采用套期保值等。4.風(fēng)險接受：對于風(fēng)險發(fā)生可能性低、影響程度小的風(fēng)險，可采取風(fēng)險接受措施，如建立風(fēng)險預(yù)警機(jī)制、定期進(jìn)行風(fēng)險評估等。（三）風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警1.風(fēng)險監(jiān)控：采購部門應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對采購風(fēng)險進(jìn)行監(jiān)控和評估。監(jiān)控內(nèi)容包括風(fēng)險因素的變化情況、風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行效果等。如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險因素發(fā)生變化或風(fēng)險應(yīng)對措施執(zhí)行不力，應(yīng)及時調(diào)整風(fēng)險應(yīng)對策略。2.風(fēng)險預(yù)警：采購部門應(yīng)建立風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)體系，設(shè)定風(fēng)險預(yù)警閾值。當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警閾值時，應(yīng)及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門和人員采取應(yīng)對措施。風(fēng)險預(yù)警指標(biāo)可包括市場價格波動幅度、供應(yīng)商交貨延遲天數(shù)、采購物資質(zhì)量不合格率等。五、采購內(nèi)部控制監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.審計計劃制定：審計部門應(yīng)根據(jù)公司采購內(nèi)部控制制度和實(shí)際情況，制定采購審計計劃。采購審計計劃應(yīng)明確審計目標(biāo)、審計范圍、審計方法、審計時間安排等內(nèi)容。2.審計實(shí)施：審計部門應(yīng)按照采購審計計劃，對采購活動進(jìn)行審計。審計內(nèi)容包括采購計劃制定、供應(yīng)商選擇與管理、采購合同簽訂、采購驗(yàn)收、采購付款等環(huán)節(jié)。審計過程中，審計人員應(yīng)收集相關(guān)證據(jù)，進(jìn)行分析和評價，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改建議。3.審計報告與整改：審計結(jié)束后，審計部門應(yīng)撰寫審計報告，向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報審計結(jié)果。審計報告應(yīng)包括審計概況、審計發(fā)現(xiàn)的問題、審計建議等內(nèi)容。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)審計報告，督促相關(guān)部門對審計發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改。相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整改情況反饋給審計部門。（二）日常監(jiān)督檢查1.采購部門自查：采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行自查，檢查采購內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況。自查