PAGE分散采購內控制度一、總則（一）目的為了加強公司分散采購管理，規(guī)范采購行為，防范采購風險，提高采購效率，保證采購質量，依據國家相關法律法規(guī)及公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及下屬單位在日常經營活動中，使用自有資金進行的分散采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購過程應透明，確保所有符合條件的供應商都有平等參與競爭的機會，采購結果公正合理。4.內部控制原則：建立健全采購內部控制機制，加強對采購全過程的監(jiān)督和管理，防范采購風險。二、采購組織與職責（一）采購決策機構公司成立采購決策委員會，由公司高層管理人員、相關部門負責人等組成。采購決策委員會負責審議重大采購項目，制定采購政策和戰(zhàn)略，對采購工作進行指導和監(jiān)督。（二）采購執(zhí)行部門公司設立采購部門，負責具體的采購業(yè)務執(zhí)行。采購部門應配備專業(yè)的采購人員，明確各采購人員的職責分工，確保采購工作的順利開展。采購人員應具備良好的職業(yè)道德、專業(yè)知識和業(yè)務能力，熟悉采購流程和相關法律法規(guī)。（三）其他相關部門職責1.需求部門：負責提出采購需求，明確采購物品或服務的規(guī)格、數(shù)量、質量要求等，并對采購結果進行驗收。2.財務部門：負責審核采購預算，支付采購款項，對采購成本進行核算和控制。3.審計部門：負責對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的執(zhí)行情況，防范采購風險。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應根據年度工作計劃和實際業(yè)務需求，編制采購預算草案。采購預算草案應詳細列出采購項目、規(guī)格、數(shù)量、預計采購金額等內容。2.采購部門對各需求部門提交的采購預算草案進行匯總和審核，結合公司年度經營目標和資金狀況，提出調整建議，形成公司年度采購預算方案。3.年度采購預算方案經公司財務部門審核后，報采購決策委員會審議批準。（二）預算執(zhí)行1.采購部門應嚴格按照批準的采購預算組織采購活動，不得超預算采購。如遇特殊情況需要調整采購預算，應按照規(guī)定的程序進行審批。2.財務部門應加強對采購預算執(zhí)行情況的監(jiān)控，定期對采購預算執(zhí)行情況進行分析和通報，確保采購預算的嚴格執(zhí)行。（三）預算調整1.在采購預算執(zhí)行過程中，如因市場價格波動、業(yè)務需求變化等原因需要調整采購預算，需求部門應提出書面申請，詳細說明調整的原因、內容和金額。2.采購部門對需求部門提交的采購預算調整申請進行審核，提出審核意見后報采購決策委員會審議批準。3.財務部門根據批準的采購預算調整方案，對采購預算進行相應調整，并及時更新財務賬目。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據實際業(yè)務需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質量要求、預計采購金額、采購時間等內容，并經部門負責人簽字確認。2.《采購申請表》應提交給采購部門，采購部門對采購申請進行初步審核，審核內容包括采購需求的合理性、采購預算的合規(guī)性等。（二）供應商選擇與管理1.采購部門根據采購項目的特點和要求，通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數(shù)據庫。2.采購人員對供應商進行調查和評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。3.根據評估結果，采購部門確定合格供應商名單，并定期對供應商進行考核和評價，對于不符合要求的供應商及時進行淘汰。4.在采購過程中，采購人員應優(yōu)先選擇合格供應商名單中的供應商進行采購。如因特殊原因需要從合格供應商名單以外選擇供應商，應按照規(guī)定的程序進行審批。（三）采購談判與合同簽訂1.采購人員與選定的供應商進行采購談判，就采購價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款進行協(xié)商，達成一致意見后簽訂采購合同。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，確保合同條款合法合規(guī)、公平合理。采購合同簽訂前，應提交公司法律部門進行審核，審核通過后方可簽訂。3.采購合同簽訂后，采購人員應及時將合同副本提交給需求部門、財務部門等相關部門，以便各部門按照合同約定履行職責。（四）采購執(zhí)行與驗收1.采購部門按照采購合同的約定，組織供應商進行采購執(zhí)行，確保采購物品或服務按時、按質、按量交付。2.需求部門負責對采購物品或服務進行驗收，驗收內容包括數(shù)量、質量、規(guī)格等方面。驗收合格后，需求部門應填寫《采購驗收單》，并簽字確認。3.如發(fā)現(xiàn)采購物品或服務存在質量問題或其他不符合合同約定的情況，需求部門應及時通知采購部門，采購部門負責與供應商協(xié)商解決。如協(xié)商不成，可按照合同約定的爭議解決方式進行處理。（五）采購付款1.財務部門根據采購合同和《采購驗收單》，審核采購付款申請，確保付款金額準確無誤、付款條件符合合同約定。2.審核通過后，財務部門按照公司資金管理制度的規(guī)定，辦理采購付款手續(xù)。采購付款應通過銀行轉賬等方式進行，確保資金支付安全。五、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別和評估，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、市場價格波動風險、質量風險、法律風險等。2.根據風險識別和評估結果，確定風險等級，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對措施1.供應商違約風險：加強對供應商的管理和監(jiān)督，在采購合同中明確違約責任條款，要求供應商提供履約保證金或擔保，定期對供應商進行考核和評價，及時發(fā)現(xiàn)和解決供應商存在的問題。2.市場價格波動風險：建立市場價格監(jiān)測機制，及時掌握市場價格動態(tài)，合理安排采購時間和采購數(shù)量，通過招標、詢價、談判等多種采購方式，降低采購成本。3.質量風險：加強對采購物品或服務的質量控制，在采購合同中明確質量標準和驗收條款，要求供應商提供質量合格證明文件，在驗收過程中嚴格按照質量標準進行檢驗，確保采購物品或服務符合質量要求。4.法律風險：加強對采購法律法規(guī)的學習和宣傳，提高采購人員的法律意識，在采購活動中嚴格遵守法律法規(guī)，確保采購行為合法合規(guī)。采購合同簽訂前，應提交公司法律部門進行審核，避免合同條款存在法律風險。六、采購監(jiān)督與審計（一）內部監(jiān)督機制1.公司建立健全采購內部監(jiān)督機制，加強對采購全過程的監(jiān)督和管理。采購部門應定期對采購工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.審計部門應定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購程序的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時提出審計意見和建議，并督促相關部門進行整改。（二）信息公開與投訴處理機制1.公司應建立采購信息公開制度，定期公布采購項目的采購信息，包括采購項目名稱、采購內容、采購方式、采購預算、中標供應商等內容，確保采購信息公開透明。2.