PAGE編辦文件內(nèi)控制度一、總則（一）目的為了加強編辦文件管理，規(guī)范文件處理流程，提高文件管理效率，確保文件的安全性、完整性和保密性，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標準，結(jié)合本編辦實際情況，制定本內(nèi)控制度。（二）適用范圍本制度適用于編辦內(nèi)部所有文件的起草、審核、印發(fā)、歸檔、保管、查閱、銷毀等全過程管理。（三）基本原則1.合法性原則：文件管理活動必須符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準要求。2.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行文件處理，確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容準確。3.保密性原則：對涉及國家機密、工作秘密等重要文件進行嚴格保密，防止信息泄露。4.效率性原則：優(yōu)化文件處理流程，提高工作效率，確保文件及時、準確地傳遞和處理。二、文件起草（一）職責(zé)分工1.各科室根據(jù)工作需要負責(zé)文件的起草工作，明確文件起草責(zé)任人。2.起草人應(yīng)具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識和文字表達能力，確保文件內(nèi)容真實、準確、完整。（二）起草要求1.文件內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)、政策方針以及編辦的職能職責(zé)，具有針對性和可操作性。2.語言表達應(yīng)簡潔明了、邏輯嚴謹，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。3.文件格式應(yīng)符合規(guī)定要求，包括標題、文號、主送單位、正文、附件、落款等。（三）起草流程1.起草人根據(jù)工作任務(wù)和要求，收集相關(guān)資料，進行深入調(diào)研和分析，確定文件主題和主要內(nèi)容。2.起草人按照文件格式要求撰寫文件初稿，并提交本科室負責(zé)人進行初審。3.本科室負責(zé)人對初稿進行審核，提出修改意見，反饋給起草人進行修改完善。三、文件審核（一）審核職責(zé)1.審核工作由編辦綜合科負責(zé)組織實施，相關(guān)業(yè)務(wù)科室參與配合。2.綜合科指定專人對文件進行審核，審核人應(yīng)具備較高的政策水平和文字功底，熟悉編辦業(yè)務(wù)流程。（二）審核內(nèi)容1.合法性審核：文件內(nèi)容是否符合國家法律法規(guī)、政策方針以及行業(yè)標準要求。2.規(guī)范性審核：文件格式、文字表述、邏輯結(jié)構(gòu)等是否規(guī)范。3.準確性審核：文件涉及的數(shù)據(jù)、事實、引用文件等是否準確無誤。4.完整性審核：文件內(nèi)容是否完整，相關(guān)附件是否齊全。（三）審核流程1.起草人將修改后的文件初稿提交至綜合科審核人。2.審核人對文件進行全面審核，提出審核意見，反饋給起草人及相關(guān)科室負責(zé)人。3.起草人根據(jù)審核意見進行修改完善，再次提交審核。如審核意見涉及重大修改，起草人應(yīng)重新進行調(diào)研和分析，確保文件質(zhì)量。4.審核人對修改后的文件進行終審，如終審?fù)ㄟ^，在文件審核單上簽字確認；如終審不通過，應(yīng)明確提出不通過原因，退回起草人繼續(xù)修改。四、文件印發(fā)（一）印發(fā)職責(zé)1.文件印發(fā)工作由編辦綜合科負責(zé)組織實施。2.綜合科指定專人負責(zé)文件的排版、校對、印制、分發(fā)等工作。（二）印發(fā)要求1.排版應(yīng)符合規(guī)定格式，字體、字號、行距等應(yīng)統(tǒng)一規(guī)范。2.校對人員應(yīng)認真校對文件內(nèi)容，確保無錯別字、漏字、排版錯誤等問題。3.印制文件應(yīng)選用質(zhì)量合格的紙張和印刷設(shè)備，保證文件印刷清晰、裝訂牢固。4.文件分發(fā)應(yīng)準確、及時，按照文件主送單位和抄送單位進行分類發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。（三）印發(fā)流程1.審核通過的文件，起草人將文件定稿及相關(guān)附件提交至綜合科印發(fā)人員。2.印發(fā)人員對文件進行排版、校對，無誤后進行印制。3.印制完成的文件經(jīng)綜合科負責(zé)人審核簽字后，按照分發(fā)記錄進行分發(fā)，并將文件電子版進行歸檔保存。五、文件歸檔（一）歸檔職責(zé)1.文件歸檔工作由編辦檔案室負責(zé)組織實施。2.檔案室指定專人負責(zé)文件的收集、整理、歸檔、保管等工作。（二）歸檔范圍1.編辦印發(fā)的各類文件，包括正式文件、便函、會議紀要等。2.編辦收到的上級文件、下級文件、平級單位文件以及其他單位抄送的與編辦工作相關(guān)的文件。3.編辦在工作中形成的重要資料，如調(diào)研報告、統(tǒng)計報表、工作計劃、工作總結(jié)等。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)齊全、完整，按照文件形成的時間順序進行分類整理。2.歸檔文件應(yīng)編制目錄，注明文件名稱、文號、日期、來源等信息，便于查找和利用。3.歸檔文件應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保存，確保檔案的安全性和完整性。（四）歸檔流程1.文件印發(fā)后，印發(fā)人員應(yīng)及時將文件紙質(zhì)版和電子版移交至檔案室。2.檔案室工作人員對接收的文件進行核對、整理，按照歸檔要求進行分類、編號、編目。3.將整理好的文件裝入檔案盒，存放于檔案室檔案柜中，并建立檔案臺賬。六、文件保管（一）保管職責(zé)1.檔案室負責(zé)文件的日常保管工作，確保文件的安全存放。2.檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。（二）保管要求1.檔案室內(nèi)應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.檔案應(yīng)分類存放，標識清晰，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和安全性。4.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。（三）保管期限1.編辦文件的保管期限根據(jù)文件性質(zhì)和重要程度分為永久、長期和短期。2.永久保管的文件主要包括涉及國家機密、重大決策、重要歷史資料等；長期保管的文件主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、重要會議文件等，保管期限為10年至50年；短期保管的文件主要包括臨時性文件、一般性通知等，保管期限為1年至10年。3.保管期限屆滿的文件，經(jīng)鑒定后按照規(guī)定程序進行銷毀。七、文件查閱（一）查閱職責(zé)1.編辦內(nèi)部人員因工作需要查閱文件的，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，經(jīng)所在科室負責(zé)人批準后，到檔案室查閱。2.外單位人員因工作需要查閱編辦文件的，應(yīng)提前與編辦相關(guān)科室聯(lián)系，經(jīng)編辦領(lǐng)導(dǎo)批準后，持單位介紹信到檔案室查閱。（二）查閱要求1.查閱人員應(yīng)嚴格遵守檔案查閱制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損、抽取、撤換、抄錄等。2.查閱人員如需復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案室，由檔案室工作人員進行核對、清點。（三）查閱流程1.查閱人員填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件的名稱、文號、日期、查閱目的等信息。2.所在科室負責(zé)人對申請表進行審核簽字，批準查閱。3.查閱人員持申請表到檔案室，檔案室工作人員根據(jù)申請表提供的信息查找檔案，供查閱人員查閱。4.查閱人員查閱完畢后，在《文件查閱登記表》上簽字確認。八、文件銷毀（一）銷毀職責(zé)1.文件銷毀工作由編辦檔案室負責(zé)組織實施。2.檔案室應(yīng)定期對保管期限屆滿或已失去保存價值的文件進行清理和銷毀。（二）銷毀要求1.銷毀文件應(yīng)嚴格按照規(guī)定程序進行，確保文件信息的徹底銷毀。2.銷毀前應(yīng)編制《文件銷毀清單》，注明文件名稱、文號、日期、數(shù)量等信息。3.銷毀文件應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保文件無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)有專人負責(zé)監(jiān)督，并在《文件銷毀清單》上簽字確認。（三）銷毀流程1.檔案室工作人員對保管期限屆滿或已失去保存價值的文件進行清理，編制《文件銷毀清單》。2.將《文件銷毀清單》提交編辦領(lǐng)導(dǎo)審批。3