會議管理與決策流程記錄表一、適用工作場景本工具適用于各類需規(guī)范流程、明確責(zé)任、跟蹤結(jié)果的會議場景，包括但不限于：部門例會：同步工作進展、協(xié)調(diào)資源、解決日常問題；項目推進會：跟蹤項目里程碑、決策關(guān)鍵節(jié)點、分配任務(wù)；跨部門協(xié)調(diào)會：解決跨部門協(xié)作障礙、明確職責(zé)分工；高層決策會：制定戰(zhàn)略方向、審批重大方案、明確執(zhí)行路徑；專題研討會：針對特定議題（如流程優(yōu)化、成本控制）進行深度討論并形成決策。二、詳細操作流程（一）會前準備：奠定高效會議基礎(chǔ)明確會議目標(biāo)與議題會議發(fā)起人需提前梳理核心目標(biāo)（如“確定Q3營銷方案”“解決項目延期問題”），并列出具體議題（建議不超過5個，避免發(fā)散），明確每個議題的預(yù)期成果（如“形成最終方案”“明確責(zé)任人及時間”）。示例：若會議目標(biāo)為“解決項目A延期問題”，議題可設(shè)置為“延期原因分析”“解決方案討論”“責(zé)任分工與時間節(jié)點”。確定參會人員并提前通知根據(jù)議題內(nèi)容邀請相關(guān)人員（決策層、執(zhí)行層、相關(guān)協(xié)作部門），保證關(guān)鍵決策人（如部門負責(zé)人、項目經(jīng)理）參會。提前3-5個工作日發(fā)送會議通知，包含：會議名稱、時間、地點（或會議）、目標(biāo)、議題、會前需準備的資料（如數(shù)據(jù)報告、方案草案）及參會人員反饋要求（如“請?zhí)崆皽蕚溲悠谠蚍治霰怼保?。準備會議資料與場地收集并整理議題相關(guān)資料（如項目進度表、成本數(shù)據(jù)、方案對比表），提前1天分發(fā)至參會人員，保證大家有充分時間熟悉內(nèi)容。預(yù)定會議室（確認設(shè)備：投影儀、麥克風(fēng)、白板、會議記錄表）或測試線上會議工具（如騰訊會議、釘釘），保證會議環(huán)境就緒。（二）會中記錄：保證信息完整、決策清晰會議開始：核對信息與重申規(guī)則會議開始后，主持人首先核對參會人員（記錄人標(biāo)注“出席”“請假”“遲到”），重申會議目標(biāo)、議題及時長分配（如“總時長60分鐘，議題1討論20分鐘”），提醒參會人員圍繞議題發(fā)言，避免跑題。逐項議題討論：記錄關(guān)鍵信息記錄人需按議程順序，逐項記錄討論內(nèi)容，重點捕捉：觀點分歧：不同參會人員的核心意見及依據(jù)（如認為“需增加預(yù)算10萬”，提出“可通過優(yōu)化流程節(jié)省成本”）；共識點：無爭議的共同結(jié)論（如“一致同意優(yōu)先解決技術(shù)瓶頸問題”）；待解決問題：未達成一致的議題，需標(biāo)注后續(xù)方向（如“需財務(wù)部補充成本數(shù)據(jù)后再次討論”）。決策環(huán)節(jié)：明確“5W1H”原則針對需決策的議題，主持人引導(dǎo)參會人員充分討論后，采用“舉手表決”“共識通過”或“負責(zé)人拍板”等方式形成決策，記錄人需清晰記錄：What：決策的具體內(nèi)容（如“項目A延期至9月30日交付”）；Why：決策依據(jù)（如“技術(shù)調(diào)試需額外15天，客戶同意延期”）；Who：決策責(zé)任人（如“最終由**確認”）；When：決策生效時間（如“立即執(zhí)行”）；How：執(zhí)行方法（如“每周五同步進度”）；Howmuch：資源需求（如“需調(diào)配2名開發(fā)人員”）。行動項落地：責(zé)任到人、時限明確討論結(jié)束后，梳理會議產(chǎn)生的所有行動項（任務(wù)），記錄人需逐項明確：任務(wù)描述：具體要完成的工作（如“完成技術(shù)方案優(yōu)化”）；負責(zé)人：直接承擔(dān)任務(wù)的人員（如趙六）；協(xié)作人：提供支持的人員（如孫七）；完成時間：截止日期（如“2023年8月20日前”）；交付成果：需提交的物證（如“優(yōu)化方案文檔”）。示例：|任務(wù)描述|負責(zé)人|協(xié)作人|完成時間|交付成果||———-|——–|——–|———-|———-|

|收集客戶反饋數(shù)據(jù)|周八|吳九|8月15日|客戶反饋表Excel|會議結(jié)束：總結(jié)與確認主持人總結(jié)會議成果（已達成共識、決策事項、行動項），請參會人員確認記錄內(nèi)容是否有遺漏或誤記，記錄人標(biāo)注“會議記錄已確認”，并由主持人、記錄人簽字。（三）會后整理與跟蹤：保證執(zhí)行落地整理并分發(fā)會議記錄會議結(jié)束后24小時內(nèi)，記錄人整理會議記錄，內(nèi)容需包含：會議基本信息、各議題討論摘要、決策事項、行動項清單（含負責(zé)人、時間、成果），經(jīng)主持人審核無誤后，分發(fā)至所有參會人員及相關(guān)干系人（如項目組全體成員、上級領(lǐng)導(dǎo)）。跟蹤行動項執(zhí)行進度記錄人/指定專人通過項目管理工具（如飛書多維表格、釘釘項目）或Excel表格，跟蹤行動項執(zhí)行情況，在截止日前3天提醒負責(zé)人，每周同步進度至?xí)h群或相關(guān)方。若行動項逾期，負責(zé)人需說明原因并提出調(diào)整計劃，由決策層評估是否需要召開臨時會議協(xié)調(diào)解決。歸檔與復(fù)盤會議記錄（含原始手寫稿、電子版）、行動項跟蹤表、相關(guān)附件等資料，按“會議名稱-日期”分類歸檔（保存期限不少于1年，重要項目建議保存3年）。對于周期性會議（如部門月度例會），每月末可對會議決策執(zhí)行率、問題解決效率進行復(fù)盤，優(yōu)化會議流程（如縮短討論時間、提前共享資料）。三、記錄表模板會議基本信息項目內(nèi)容會議名稱[如：項目A進度推進會]會議日期[年月日]會議時間[開始-結(jié)束，如14:00-16:00]會議地點[如：3樓會議室A/線上會議]主持人[如：**]記錄人[如：趙六]參會人員[如：、、孫七等]缺席人員及原因[如：周八（出差）]會議議程與討論記錄序號議題名稱討論要點摘要分歧點/待解決問題1項目A延期原因分析：開發(fā)階段技術(shù)調(diào)試耗時超預(yù)期；：需求變更未及時同步導(dǎo)致返工。是否需增加開發(fā)人員？2解決方案討論**：申請延期15天，優(yōu)先解決技術(shù)瓶頸；孫七：協(xié)調(diào)測試人員提前介入，壓縮周期。客戶是否同意延期？3責(zé)任分工與時間節(jié)點趙六：負責(zé)客戶溝通，8月10日前反饋；**：優(yōu)化技術(shù)方案，8月15日前完成。技術(shù)方案優(yōu)化后是否需重新測試？決策事項序號決策內(nèi)容決策依據(jù)表決情況（如：一致通過/3票贊成/反對）決策責(zé)任人生效時間1項目A延期至9月30日交付技術(shù)調(diào)試需15天，客戶已初步同意一致通過**立即執(zhí)行2調(diào)配2名開發(fā)人員支援項目A原團隊人力不足，需加速技術(shù)優(yōu)化舉手表決（4票贊成）**8月12日前到位行動項清單序號任務(wù)描述負責(zé)人協(xié)作人完成時間交付成果當(dāng)前狀態(tài)（如：進行中/已完成/逾期）備注1與客戶溝通延期需求趙六孫七2023-08-10客戶書面確認函進行中郵件發(fā)送確認2優(yōu)化技術(shù)方案****2023-08-15方案V3.0文檔進行中需包含風(fēng)險應(yīng)對措施3調(diào)配2名開發(fā)人員**周八2023-08-12人員到崗記錄未開始協(xié)調(diào)人力資源部其他事項附件清單：[如：項目A進度表、技術(shù)方案V2.0]下次會議安排：[如：2023年8月20日14:00，3樓會議室A，議題：項目A新進度跟蹤]四、使用要點提示會前充分準備，避免“無效會議”議題需聚焦，目標(biāo)需可量化（如“確定方案”而非“討論方案”），資料需提前分發(fā)，保證參會人員有備而來。記錄客觀準確，避免“主觀臆斷”討論內(nèi)容需記錄原話（關(guān)鍵數(shù)據(jù)、觀點），不添加個人判斷；決策項需明確“5W1H”，避免模糊表述（如“盡快完成”需改為“8月20日前完成”）。行動項責(zé)任到人，避免“無人跟進”每個行動項必須有唯一負責(zé)人，協(xié)作人需明確支持范圍，完成時間需具體