合同審批與簽訂管理工具包一、適用場景與價(jià)值定位本工具包適用于企業(yè)內(nèi)部各類合同的規(guī)范化管理，覆蓋新業(yè)務(wù)合作、供應(yīng)商采購、服務(wù)外包、資產(chǎn)租賃、借款擔(dān)保等典型場景。通過標(biāo)準(zhǔn)化流程與工具模板，解決合同管理中“審批流程混亂、關(guān)鍵條款遺漏、履約跟蹤缺失、檔案管理分散”等痛點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)合同全生命周期“可追溯、可管控、可優(yōu)化”，降低法律風(fēng)險(xiǎn)與運(yùn)營成本，保障企業(yè)合法權(quán)益。二、全流程操作指南（一）需求發(fā)起與合同立項(xiàng)發(fā)起主體：業(yè)務(wù)部門（如銷售部、采購部、項(xiàng)目部）根據(jù)業(yè)務(wù)需求發(fā)起合同立項(xiàng)。操作動作：填寫《合同立項(xiàng)申請表》（見模板1），明確合作方基本信息、合同標(biāo)的、金額、履行期限、核心需求等；附上立項(xiàng)依據(jù)（如業(yè)務(wù)計(jì)劃書、預(yù)算審批單、合作方資質(zhì)文件等）；提交至部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)業(yè)務(wù)必要性及資源匹配度。輸出成果：經(jīng)審批的《合同立項(xiàng)申請表》，作為合同起草的前置依據(jù)。（二）合同起草與內(nèi)部評審起草主體：業(yè)務(wù)部門指定專人（或法務(wù)部協(xié)助）根據(jù)立項(xiàng)需求起草合同文本。操作動作：選用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板（無模板時(shí)參考行業(yè)通用范本），明確雙方主體信息、權(quán)利義務(wù)、價(jià)款支付、違約責(zé)任、爭議解決等核心條款；涉及技術(shù)、商務(wù)等特殊條款時(shí)，需附技術(shù)協(xié)議、報(bào)價(jià)明細(xì)等附件；起草完成后，組織內(nèi)部評審：業(yè)務(wù)部門確認(rèn)條款與需求一致，財(cái)務(wù)部審核付款條件與預(yù)算匹配，法務(wù)部審核法律風(fēng)險(xiǎn)（如條款合法性、權(quán)責(zé)對等性）。輸出成果：經(jīng)內(nèi)部評審修訂的合同草案（含評審意見及修改記錄）。（三）法務(wù)審核與風(fēng)險(xiǎn)控制審核主體：企業(yè)法務(wù)部（或外聘法律顧問）。操作動作：重點(diǎn)審核合同主體資格（如合作方營業(yè)執(zhí)照、授權(quán)委托書）、標(biāo)的合法性、違約責(zé)任明確性、爭議解決方式（如約定管轄法院）、知識產(chǎn)權(quán)條款等；對高風(fēng)險(xiǎn)條款（如無限責(zé)任、預(yù)付款比例過高）提出修改建議，與業(yè)務(wù)部門溝通調(diào)整；審核通過后，出具《法務(wù)審核意見書》（模板2），明確“通過”“修改后通過”或“不通過”結(jié)論。輸出成果：法務(wù)審核通過的最終合同文本（含《法務(wù)審核意見書》）。（四）對方確認(rèn)與商務(wù)談判溝通主體：業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人或授權(quán)代表，配合法務(wù)部與對方對接。操作動作：向?qū)Ψ教峁┳罱K合同文本，說明企業(yè)核心條款要求；就對方提出的修改意見進(jìn)行內(nèi)部評估，法務(wù)部參與重大條款談判；雙方達(dá)成一致后，由對方授權(quán)代表簽字蓋章（若對方為個(gè)人，需提供證件號碼復(fù)印件及聯(lián)系方式）。輸出成果：雙方確認(rèn)的合同文本（含對方簽字蓋章頁）。（五）最終審批與用印管理審批主體：根據(jù)合同金額與重要性分級審批（如：10萬元以下由分管副總審批，10萬元以上由總經(jīng)理審批）。操作動作：業(yè)務(wù)部門匯總合同文本、法務(wù)審核意見、對方確認(rèn)材料，提交至審批人；審批人重點(diǎn)核對合同內(nèi)容與審批材料一致性、金額與權(quán)限匹配性；審批通過后，至行政部門辦理用印手續(xù)，用印文件需與審批材料一致，嚴(yán)禁“空白合同”用印。輸出成果：加蓋企業(yè)公章（或合同專用章）的正本合同。（六）簽訂交付與歸檔管理簽訂主體：企業(yè)授權(quán)代表（需提供授權(quán)委托書）。操作動作：與對方同步簽訂正本合同，原則上雙方各執(zhí)正本1份，多份合同需編號一致；業(yè)務(wù)部門在簽訂后3個(gè)工作日內(nèi)，將合同正本、附件、審批材料、法務(wù)意見等移交檔案管理部門；檔案管理部門按“一合同一檔”原則編號歸檔，錄入合同管理系統(tǒng)（如有），記錄合同編號、簽訂日期、履行期限、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)等信息。輸出成果：完整的合同檔案（紙質(zhì)+電子版），可隨時(shí)調(diào)閱。（七）履行跟蹤與變更管理跟蹤主體：業(yè)務(wù)部門為合同履行第一責(zé)任人，財(cái)務(wù)部、法務(wù)部配合。操作動作：業(yè)務(wù)部門按合同約定履行義務(wù)（如交付貨物、提供服務(wù)），同步跟蹤對方履約情況，記錄履行日志；發(fā)覺對方違約或履約異常時(shí)，及時(shí)收集證據(jù)（如溝通記錄、驗(yàn)收單），報(bào)法務(wù)部評估處理方案；合同需變更時(shí)，參照原審批流程簽訂《合同變更協(xié)議》（模板3），明確變更內(nèi)容、生效條件及后續(xù)條款。輸出成果：合同履行報(bào)告、變更協(xié)議、異常處理記錄等。三、核心工具模板模板1：合同立項(xiàng)申請表項(xiàng)目內(nèi)容合同名稱合作方全稱合作方類型□企業(yè)□個(gè)人□其他業(yè)務(wù)部門項(xiàng)目背景與需求（簡述合作目的、標(biāo)的、預(yù)期目標(biāo)等）合同金額大寫：__________小寫：￥__________履行期限自_年_月_日至_年__月__日預(yù)算來源□自有資金□專項(xiàng)撥款□其他附件清單□業(yè)務(wù)計(jì)劃書□合作方資質(zhì)文件□報(bào)價(jià)單□其他__________部門負(fù)責(zé)人意見簽字：__________日期：____年__月__日分管副總審批簽字：__________日期：____年__月__日模板2：法務(wù)審核意見書合同基本信息合同名稱合同編號起草部門起草人審核意見一、主體資格□合格（合作方營業(yè)執(zhí)照/身份信息有效，授權(quán)委托手續(xù)完備）□不合格：__________二、核心條款□合法合規(guī)（標(biāo)的、價(jià)款、違約責(zé)任等條款無法律風(fēng)險(xiǎn)）□需修改：__________三、風(fēng)險(xiǎn)提示（提示潛在風(fēng)險(xiǎn)，如“預(yù)付款比例超過30%，建議分期支付”）四、審核結(jié)論□通過□修改后通過□不通過（說明理由：__________）法務(wù)專員簽字：__________日期：____年__月__日法務(wù)負(fù)責(zé)人簽字：__________日期：____年__月__日模板3：合同變更協(xié)議原合同信息原合同名稱原合同編號簽訂日期變更內(nèi)容（詳細(xì)說明變更條款，如“合同金額由10萬元變更為12萬元，履行期限延長1個(gè)月”）變更后條款（列變更后的具體條款內(nèi)容）其他約定（如“本變更協(xié)議為原合同不可分割的一部分，與原合同具有同等法律效力”）雙方簽字蓋章甲方（蓋章）：__________授權(quán)代表（簽字）：__________日期：____年__月__日乙方（蓋章）：__________授權(quán)代表（簽字）：__________日期：____年__月__日四、關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)提示與操作要點(diǎn)（一）合同主體風(fēng)險(xiǎn)合作方為企業(yè)時(shí)，需核驗(yàn)其營業(yè)執(zhí)照（是否在有效期內(nèi)、經(jīng)營范圍是否匹配）、法定代表人證件號碼明，授權(quán)簽署的需提供《授權(quán)委托書》（需載明授權(quán)范圍、期限）；合作方為個(gè)人時(shí)，需核驗(yàn)證件號碼原件并留存復(fù)印件，確認(rèn)其民事行為能力。（二）條款完整性風(fēng)險(xiǎn)合同必須包含核心條款：雙方主體信息、標(biāo)的名稱/型號/數(shù)量、價(jià)款及支付方式（含賬戶信息）、履行期限/地點(diǎn)/方式、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)、違約責(zé)任（明確違約金計(jì)算方式或損失賠償范圍）、爭議解決方式（建議約定企業(yè)所在地法院管轄）；避免使用“按慣例”“雙方另行協(xié)商”等模糊表述，需明確具體執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。（三）審批流程風(fēng)險(xiǎn)嚴(yán)禁“先簽批后補(bǔ)流程”或“越級審批”，合同文本需與審批材料完全一致，任何修改需重新履行審批；涉及關(guān)聯(lián)交易的合同，需執(zhí)行關(guān)聯(lián)交易審批程序，披露關(guān)聯(lián)方信息。（四）用印與檔案風(fēng)險(xiǎn)用印前需核對審批手續(xù)是否完備，用印文件需與審批文本一致，不得私自攜帶公章外出用??；合同檔案需永久保存（或按法規(guī)要求保存年限），電子檔案需定期備份，防止丟失或損壞。（五）履約跟蹤風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)部門需建立《合同履行臺賬》（模板4），記錄關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（如付款、交付、驗(yàn)收）執(zhí)行情況，每月向法務(wù)部、財(cái)務(wù)部報(bào)送履約報(bào)告；合同履行完畢后，及時(shí)收集驗(yàn)收證明、發(fā)票等憑證，作為結(jié)算與歸檔依據(jù)。模板4：合同履行臺賬（示例）合同編號合同名稱合作方履行期限關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃完成時(shí)間實(shí)際完成時(shí)間負(fù)責(zé)人備注HT-2023-001采購合同A公司2023.01