2026年口碑服務公司運維耗材管理制度第一章總則第一條為規(guī)范公司運維耗材的管理工作，保障運維工作的順利開展，優(yōu)化耗材資源配置，降低運維成本，避免浪費，確保運維耗材質(zhì)量可靠、使用合規(guī)，依據(jù)國家相關物資管理法律法規(guī)及公司內(nèi)部管理規(guī)范，結(jié)合公司口碑服務業(yè)務運維工作特點和實際經(jīng)營情況，制定本制度。第二條本制度所稱運維耗材，是指公司開展運維工作過程中，用于設備維護、系統(tǒng)保障、場地運維等所需的各類消耗性物資及輔助材料，主要包括辦公運維類（如打印機硒鼓、墨盒、打印紙等）、網(wǎng)絡通信類（如網(wǎng)線、水晶頭、光纖跳線等）、設備維修類（如螺絲、接口配件、散熱硅脂等）、安防監(jiān)控類（如監(jiān)控攝像頭電源、報警設備傳感器等）、電氣照明類（如運維區(qū)域燈泡、應急照明電池等）等。第三條本制度適用于公司運維耗材的計劃編制、采購、驗收、儲備、領用、使用、盤點、報廢及相關監(jiān)督管理等全生命周期活動，覆蓋公司各部門、各業(yè)務站點的運維耗材管理工作及全體相關從業(yè)人員。第四條運維耗材管理遵循“統(tǒng)籌規(guī)劃、按需配置、規(guī)范流程、節(jié)約高效、全程追溯”的原則，在保障運維工作正常開展的前提下，合理控制耗材庫存和采購成本，提高資源利用效率。第五條公司建立“統(tǒng)一歸口、分級負責、分工協(xié)作”的運維耗材管理機制，明確各部門管理職責，確保各項管理要求落地執(zhí)行，實現(xiàn)運維耗材的規(guī)范化、精細化管理。第二章管理職責第六條公司管理層主要職責：審批運維耗材年度采購預算和重大耗材采購計劃；協(xié)調(diào)解決運維耗材管理過程中的重大問題；審批運維耗材管理相關的重要事項。第七條行政（運維）管理部門是運維耗材管理的歸口管理部門，主要職責包括：（一）牽頭制定和修訂運維耗材管理制度及相關操作規(guī)范；（二）統(tǒng)籌編制運維耗材年度采購預算和月度采購計劃，報管理層審批后組織實施；（三）負責運維耗材的統(tǒng)一采購、驗收、登記、編號及建檔工作；（四）統(tǒng)籌規(guī)劃運維耗材儲備倉庫（區(qū)域），規(guī)范庫存管理，確保存儲環(huán)境符合耗材存放要求；（五）負責運維耗材的領用審批、發(fā)放及使用跟蹤管理；（六）組織開展運維耗材定期盤點工作，確保賬物相符；（七）負責運維耗材報廢的審核及處置工作；（八）建立運維耗材管理臺賬，完整記錄耗材采購、驗收、儲備、領用、使用、報廢等全流程信息，確保管理過程可追溯；（九）組織開展運維耗材管理相關培訓，提升相關人員的規(guī)范管理意識和節(jié)約意識。第八條各業(yè)務運維部門（含各業(yè)務站點）主要職責包括：（一）根據(jù)本部門運維工作實際需求，按時提報運維耗材采購申請，明確耗材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、使用時限等需求信息；（二）指定專人作為本部門運維耗材管理員，負責本部門耗材的領用、分發(fā)、登記及日常管理工作；（三）組織本部門人員規(guī)范使用運維耗材，杜絕浪費和不合理使用行為；（四）及時反饋運維耗材使用過程中出現(xiàn)的質(zhì)量問題及消耗異常情況；（五）配合歸口管理部門開展耗材盤點、使用檢查及報廢處置等工作。第九條財務部門主要職責：（一）負責審核運維耗材年度采購預算和月度采購計劃的合理性；（二）負責運維耗材采購款項的支付審核與結(jié)算工作；（三）對運維耗材采購資金的使用情況進行監(jiān)督，確保資金使用合規(guī)高效；（四）參與運維耗材盤點工作，對盤點結(jié)果進行核實確認。第十條監(jiān)督部門主要職責：對運維耗材采購、驗收、儲備、領用、使用、報廢等全流程管理工作的合規(guī)性進行監(jiān)督；受理運維耗材管理過程中的投訴與舉報，組織調(diào)查核實并提出處理意見；督促相關部門整改運維耗材管理過程中發(fā)現(xiàn)的問題。第十一條全體運維相關人員主要職責：熟悉本制度要求，規(guī)范領用和使用運維耗材；自覺節(jié)約耗材，避免浪費；發(fā)現(xiàn)耗材質(zhì)量問題或管理漏洞時，及時向本部門耗材管理員或歸口管理部門報告。第三章采購與驗收管理第十二條運維耗材采購實行“預算控制、計劃采購”的原則，嚴格按照審批后的采購預算和采購計劃執(zhí)行，杜絕無計劃、超預算采購。第十三條采購申請?zhí)釄螅焊鳂I(yè)務運維部門根據(jù)運維工作需求，每月25日前向歸口管理部門提報下月運維耗材采購申請，填寫《運維耗材采購申請表》，經(jīng)部門負責人審核簽字后提交。突發(fā)應急運維需求所需耗材，可提報緊急采購申請，說明緊急采購理由和使用時限，經(jīng)部門負責人簽字后優(yōu)先報送審批。第十四條采購計劃編制：歸口管理部門對各部門提報的采購申請進行匯總審核，結(jié)合庫存現(xiàn)有耗材數(shù)量、耗材消耗周期、市場供應情況等因素，編制月度采購計劃，納入年度采購預算的，報管理層審批；超出年度預算的，需單獨報管理層審批。第十五條采購實施：歸口管理部門根據(jù)審批通過的采購計劃，組織開展運維耗材采購工作。采購應優(yōu)先選擇資質(zhì)齊全、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、售后服務完善、價格合理的供應商。對于批量較大或金額較高的耗材采購，應通過比價、詢價等方式擇優(yōu)確定供應商；符合招標條件的，按公司采購招標管理制度執(zhí)行。采購過程中，應與供應商簽訂規(guī)范的采購合同（或采購協(xié)議），明確耗材質(zhì)量標準、數(shù)量、價格、交付時限、驗收要求、售后服務及違約責任等核心條款。第十六條耗材驗收：運維耗材到貨后，歸口管理部門組織采購人員、庫房管理人員及相關業(yè)務運維部門負責人（或技術人員）共同進行驗收。驗收內(nèi)容包括：核對耗材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量是否與采購合同（或采購申請）一致；檢查耗材外觀是否完好、無破損、無污漬；核查產(chǎn)品合格證明、檢測報告等資料是否齊全；對有特殊質(zhì)量要求的耗材，進行抽樣檢測或試用驗證。驗收合格的，填寫《運維耗材驗收記錄表》，辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的，由歸口管理部門牽頭與供應商協(xié)商退換貨事宜，確保采購耗材符合要求。第四章儲備與庫存管理第十七條運維耗材儲備倉庫（區(qū)域）應設置在干燥、通風、避光、防潮、防火、防盜的場所，遠離高溫、腐蝕、磁場等易影響耗材質(zhì)量的環(huán)境。不同類型、不同特性的耗材應分類、分區(qū)存放，擺放整齊有序，張貼清晰的標識，注明耗材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、入庫日期及保質(zhì)期（如有）等信息，便于識別和取用。第十八條歸口管理部門庫房管理人員應建立《運維耗材庫存管理臺賬》，詳細記錄耗材名稱、規(guī)格型號、采購日期、驗收情況、入庫數(shù)量、庫存數(shù)量、領用記錄、報廢數(shù)量等信息，確保臺賬信息真實、準確、完整，與實際庫存保持一致。第十九條建立耗材最低庫存預警機制：歸口管理部門根據(jù)各類耗材的消耗速度、采購周期及運維需求緊急程度，設定各類耗材的最低庫存預警線。當庫存耗材數(shù)量低于預警線時，庫房管理人員應及時向歸口管理部門負責人匯報，啟動采購流程，確保耗材供應不中斷。第二十條嚴格執(zhí)行耗材入庫、出庫登記制度。耗材入庫時，庫房管理人員需核對驗收記錄，確認無誤后登記入賬；耗材出庫時，需憑審批通過的領用申請單辦理出庫手續(xù)，核對領用信息后發(fā)放耗材，并及時更新庫存臺賬。第二十一條嚴禁在耗材儲備倉庫（區(qū)域）堆放無關物品，嚴禁擅自移動、挪用、調(diào)換庫存耗材。庫房管理人員應每日檢查存儲環(huán)境，定期檢查耗材存放狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)耗材受潮、變質(zhì)、損壞等情況時，及時采取處理措施并上報歸口管理部門。第五章領用與使用管理第二十二條運維耗材領用實行“按需領用、限額管理、審批發(fā)放”的原則。各部門領用耗材時，需由本部門耗材管理員填寫《運維耗材領用申請表》，注明領用部門、領用日期、耗材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、領用用途及使用人等信息，經(jīng)部門負責人審核簽字后，報歸口管理部門審批。歸口管理部門根據(jù)庫存情況和實際需求進行審批，審批通過后由庫房管理人員按申請數(shù)量發(fā)放耗材。第二十三條對于常用、消耗量大的運維耗材，歸口管理部門可根據(jù)各部門運維工作量，核定月度領用限額，各部門在限額內(nèi)按需領用；超出限額領用的，需說明理由并經(jīng)部門負責人和歸口管理部門負責人雙重審批。第二十四條應急運維工作所需耗材領用，可簡化審批流程，由部門負責人簽字確認后先領用，事后2個工作日內(nèi)補齊相關領用審批手續(xù)。第二十五條領用耗材時，領用人員應核對耗材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量及外觀質(zhì)量，確認無誤后在領用記錄表上簽字確認。對不符合要求的耗材，可當場拒絕領用并要求更換。第二十六條各部門應加強耗材使用過程管理，組織人員規(guī)范使用耗材，杜絕浪費行為：對于可重復利用的耗材（如部分設備維修配件、包裝材料等），應積極回收整理，合理二次利用；嚴禁將運維耗材挪作他用，嚴禁私自帶出工作場所。第二十七條各部門耗材管理員應建立本部門耗材領用及使用臺賬，記錄耗材領用、分發(fā)、使用、剩余等情況，每月底將臺賬報送歸口管理部門備案。歸口管理部門定期對各部門耗材使用情況進行檢查，對不合理使用和浪費行為提出整改要求。第二十八條使用過程中發(fā)現(xiàn)耗材存在質(zhì)量問題（如無法正常使用、性能不達標等）時，使用人員應及時向本部門耗材管理員反饋，由部門耗材管理員統(tǒng)一向歸口管理部門提交質(zhì)量問題報告，說明問題情況。歸口管理部門核實后，及時與供應商協(xié)商退換貨或索賠事宜，并對問題耗材進行隔離、標識，避免再次使用。第六章盤點與報廢管理第二十九條運維耗材盤點實行“月度抽查、季度全面盤點”制度。月度抽查由歸口管理部門組織庫房管理人員開展，隨機抽查部分耗材的庫存數(shù)量與臺賬記錄是否一致；季度全面盤點由歸口管理部門牽頭，組織財務部門、各業(yè)務運維部門耗材管理員共同參與，對所有庫存耗材進行逐一核對，確保賬、物、卡完全相符。第三十條盤點過程中應填寫《運維耗材盤點記錄表》，詳細記錄盤點結(jié)果。對盤點中發(fā)現(xiàn)的盤盈、盤虧、變質(zhì)、損壞等情況，應及時查明原因，提出處理意見，報管理層審批后處理。盤盈耗材需及時登記入賬；盤虧耗材需明確責任，按規(guī)定追究相關人員責任；變質(zhì)、損壞耗材需及時清理，按報廢流程處理。第三十一條運維耗材出現(xiàn)以下情況之一的，應予以報廢：（一）超過保質(zhì)期，無法正常使用的；（二）使用過程中損壞，無法修復或修復后仍無法滿足使用要求的；（三）因技術更新淘汰，無法適配現(xiàn)有運維設備和工作需求的；（四）存在質(zhì)量問題，無法正常使用且無法退換貨的；（五）其他符合報廢條件的情況。第三十二條運維耗材報廢流程：各部門將需報廢的耗材匯總，由部門耗材管理員填寫《運維耗材報廢申請表》，注明報廢耗材名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置日期、報廢原因等信息，附相關證明材料（如損壞說明、質(zhì)量檢測報告等），經(jīng)部門負責人審核簽字后報送歸口管理部門。歸口管理部門對報廢申請進行審核，組織技術人員對報廢耗材進行鑒定，確認符合報廢條件后，報管理層審批。審批通過后，由歸口管理部門組織報廢處置工作。第三十三條報廢耗材處置應遵循“環(huán)保、合規(guī)、安全”的原則：可回收利用的報廢耗材，由歸口管理部門統(tǒng)一回收整理，聯(lián)系專業(yè)回收機構(gòu)進行回收處理，回收所得上繳公司；無回收利用價值的報廢耗材，委托具備相應資質(zhì)的機構(gòu)進行無害化處置，嚴禁隨意丟棄，避免造成環(huán)境污染。報廢處置完成后，及時更新庫存臺賬，注銷報廢耗材相關信息，并留存處置記錄。第七章監(jiān)督檢查與獎懲第三十四條監(jiān)督部門應定期或不定期對運維耗材管理工作開展監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括采購計劃執(zhí)行情況、驗收規(guī)范性、庫存管理情況、領用審批流程、使用合理性、盤點情況、報廢處置合規(guī)性及臺賬建立完整性等。檢查結(jié)果形成監(jiān)督報告，報管理層備案。第三十五條對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，相關部門應在規(guī)定期限內(nèi)完成整改，監(jiān)督部門跟蹤整改落實情況，確保問題整改到位。對整改不力或拒不整改的，嚴肅追究相關責任人責任。第三十六條對在運維耗材管理工作中表現(xiàn)突出，有以下情形之一的部門或個人，公司給予表彰獎勵：（一）嚴格執(zhí)行本制度要求，耗材管理規(guī)范有序，臺賬完整準確，季度盤點無盤盈盤虧的；（二）積極推進耗材節(jié)約使用和二次利用，成效顯著的；（三）及時發(fā)現(xiàn)耗材采購、使用過程中的質(zhì)量問題或管理漏洞，避免公司經(jīng)濟損失的；（四）提出運維耗材管理改進建議，被采納后有效提升管理效率、降低采購成本的。第三十七條對違反本制度規(guī)定，有以下情形之一的部門或個人，公司視情節(jié)輕重給予批評教育、績效考核扣分、取消評優(yōu)資格等處理；造成公司經(jīng)濟損失的，依法追究相關責任人的賠償責任：（一）無計劃、超預算采購運維耗材的；（二）采購過程中弄虛作假、串通供應商謀取不正當利益的；（三）驗收工作不嚴格，導致不合格耗材入庫使用的；（四）擅自挪用、調(diào)換、私分庫存運維耗材的；（五）未按規(guī)定辦理領用審批手續(xù)，擅自領用耗材的；（六）使用過程中浪費耗材、不合理使用或擅自將耗材挪作他用、私自帶出工作場所的；（七）未按規(guī)定建立臺賬或臺賬記錄不真實、不完整的；（八）盤點工作不認真，隱瞞盤盈盤虧情況或未及時查明原因并處理的；（九）擅自處置報廢