合同管理文檔填寫與審核流程示例一、應(yīng)用背景與適用范圍本流程適用于企業(yè)內(nèi)部各類合同（如采購合同、服務(wù)合同、租賃合同等）的文檔填寫、審核、簽署及歸檔管理，旨在規(guī)范合同管理全流程，保證合同內(nèi)容合法合規(guī)、權(quán)責(zé)清晰，降低合同履行風(fēng)險(xiǎn)，提升工作效率。適用于業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門及相關(guān)管理人員協(xié)同參與的場景。二、合同文檔填寫規(guī)范1.合同主體信息填寫甲方信息：填寫企業(yè)全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、法定代表人、注冊地址、聯(lián)系方式（辦公電話，禁止填寫個(gè)人手機(jī)號），保證與企業(yè)營業(yè)執(zhí)照信息一致。乙方信息：填寫合作方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼（或證件號碼號，若為自然人）、法定代表人（或負(fù)責(zé)人）、注冊地址（或常住地址）、聯(lián)系方式（辦公電話或?qū)Ψ街付?lián)系人電話），需核實(shí)合作方資質(zhì)文件（如營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件）并留存?zhèn)洳椤?.合同核心條款填寫合同標(biāo)的：明確描述合同涉及的物品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量或服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，避免模糊表述（如“一批貨物”“相關(guān)服務(wù)”需具體化）。權(quán)利義務(wù)條款：列明雙方主要權(quán)利與義務(wù)，如甲方的付款義務(wù)、乙方的交付/服務(wù)義務(wù)，違約責(zé)任（如逾期交貨的違約金比例、服務(wù)質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的處理方式），爭議解決方式（建議約定“通過甲方所在地人民法院訴訟解決”）。金額與支付條款：明確合同總金額（大小寫一致）、幣種、支付方式（如銀行轉(zhuǎn)賬）、支付節(jié)點(diǎn)（如“合同簽訂后7個(gè)工作日內(nèi)支付預(yù)付款30%，驗(yàn)收合格后支付尾款70%”），需與財(cái)務(wù)審批流程銜接。履行期限與地點(diǎn)：約定合同開始/結(jié)束日期、履行地點(diǎn)（如“甲方辦公地址”“乙方服務(wù)所在地”），涉及交付的需明確交付時(shí)間節(jié)點(diǎn)。3.附件材料準(zhǔn)備根據(jù)合同性質(zhì)附上必要附件，如：采購合同附《物料清單》《技術(shù)參數(shù)要求》；服務(wù)合同附《服務(wù)方案》《驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》；合作方資質(zhì)文件（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)許可證等）。附件需在合同中注明“本合同附件包括：附件1《XXX》，附件2《XXX》等，與本合同具有同等法律效力”。三、合同審核流程詳解1.提交審核業(yè)務(wù)部門填寫完整合同文本及附件后，通過內(nèi)部OA系統(tǒng)或紙質(zhì)流程提交至法務(wù)部門初審，同步合作方資質(zhì)材料、前期溝通記錄（如郵件、會議紀(jì)要）等支撐文件。提交時(shí)需注明合同類型（如“采購類”“服務(wù)類”）、緊急程度（如“常規(guī)”“緊急”）、涉及金額，并保證合同文本為最終版本（避免后續(xù)頻繁修改導(dǎo)致審核延誤）。2.法務(wù)部門初審（1-2個(gè)工作日）審核重點(diǎn)：合同主體資格：乙方是否具備相應(yīng)履約能力（如特種設(shè)備維修合同需核查乙方是否具備特種設(shè)備維修許可證）；條款合法性：是否存在違反法律、行政法規(guī)的強(qiáng)制性規(guī)定，如“霸王條款”“格式條款是否已提示對方注意”；權(quán)責(zé)對等性：雙方權(quán)利義務(wù)是否平衡，違約責(zé)任是否明確且合理（違約金一般不超過實(shí)際損失的30%）；附件完整性：附件是否齊全，與合同內(nèi)容是否一致。審核結(jié)果處理：通過：流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門復(fù)核；需修改：標(biāo)注具體修改意見（如“第3.2條需明確逾期付款的違約金計(jì)算方式”），退回業(yè)務(wù)部門修訂后重新提交；不通過：說明法律風(fēng)險(xiǎn)（如“標(biāo)的物為限制流通物，合同無效”），終止流程并建議更換合作方或調(diào)整合作模式。3.財(cái)務(wù)部門復(fù)核（1個(gè)工作日）審核重點(diǎn)：金額準(zhǔn)確性：合同總金額、支付節(jié)點(diǎn)、稅費(fèi)計(jì)算是否與預(yù)算一致，是否符合公司財(cái)務(wù)制度；支付方式合規(guī)性：是否通過公司指定賬戶結(jié)算，避免個(gè)人賬戶收付款；成本控制：涉及大額支出時(shí)，是否履行了比價(jià)、招標(biāo)等前置程序（如金額超過XX萬元需附比價(jià)記錄）。審核結(jié)果處理：通過后流轉(zhuǎn)至業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批；需修改的，反饋具體意見（如“預(yù)付款比例超過30%，需降低至20%”）。4.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批（1個(gè)工作日）審核重點(diǎn)：業(yè)務(wù)必要性：合同內(nèi)容是否符合部門年度計(jì)劃或項(xiàng)目需求；資源匹配度：公司是否具備履約所需的人力、物力、財(cái)力資源；合作方評估：基于前期合作情況或盡職調(diào)查結(jié)果，確認(rèn)合作方是否可靠。審批通過后，合同進(jìn)入簽署環(huán)節(jié)；審批不通過的，反饋業(yè)務(wù)部門調(diào)整合作方案。5.簽署與用印審批通過的合同，由業(yè)務(wù)部門聯(lián)系法務(wù)部門加蓋公司合同專用章（嚴(yán)禁使用公章、財(cái)務(wù)章等替代），騎縫章需覆蓋合同所有頁；若為法定代表人簽署，需附法定代表人證件號碼明及授權(quán)委托書（若為代理人簽署）。簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，業(yè)務(wù)部門將原件1-2份交至檔案室歸檔，同時(shí)將掃描件分發(fā)至財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門留存。四、關(guān)鍵模板表格表1：合同基本信息表合同編號合同名稱合同類型（□采購□服務(wù)□租賃□其他）簽訂日期甲方信息企業(yè)全稱統(tǒng)一社會信用代碼法定代表人注冊地址聯(lián)系方式（辦公）負(fù)責(zé)人乙方信息企業(yè)全稱/姓名統(tǒng)一社會信用代碼/證件號碼號法定代表人/負(fù)責(zé)人注冊地址/常住地址聯(lián)系方式經(jīng)辦人核心要素合同總金額（大寫）幣種履行期限主要標(biāo)的/服務(wù)內(nèi)容支付方式爭議解決方式附件清單附件1：《XXX》附件2：《XXX》附件數(shù)量部署信息業(yè)務(wù)部門提交人緊急程度表2：合同審核意見表審核環(huán)節(jié)審核部門審核人審核時(shí)間審核意見初審法務(wù)部*律師YYYY-MM-DD第4.1條“乙方違約責(zé)任”未明確賠償范圍，建議補(bǔ)充“包括直接損失及合理維權(quán)費(fèi)用”。復(fù)核財(cái)務(wù)部*經(jīng)理YYYY-MM-DD預(yù)付款比例30%超標(biāo)準(zhǔn)，調(diào)整為20%，尾款支付節(jié)點(diǎn)調(diào)整為“驗(yàn)收合格后15個(gè)工作日”。審批業(yè)務(wù)部*總監(jiān)YYYY-MM-DD同意按修改后條款執(zhí)行，按流程簽署。表3：合同變更記錄表變更編號原合同編號變更日期變更原因（□需求調(diào)整□政策變化□對方違約□其他）變更內(nèi)容摘要（如“標(biāo)的物數(shù)量增加10%，金額增加XX元”）BG001HT2024XXXYYYY-MM-DD甲方需求調(diào)整，增加附加服務(wù)項(xiàng)第2.3條服務(wù)內(nèi)容增加“年度技術(shù)培訓(xùn)”，金額增加5萬元。批準(zhǔn)人業(yè)務(wù)部門法務(wù)部門財(cái)務(wù)部門生效日期*經(jīng)理*律師*主管YYYY-MM-DD五、關(guān)鍵注意事項(xiàng)與風(fēng)險(xiǎn)提示填寫準(zhǔn)確性：合同中所有信息（名稱、金額、日期等）需真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，禁止虛構(gòu)或篡改；涉及金額的大小寫必須一致，日期需采用“YYYY-MM-DD”格式。合規(guī)性審查：禁止簽訂“陰陽合同”“虛假合同”；若合同涉及行政審批（如特種設(shè)備、危險(xiǎn)化學(xué)品等），需保證已取得相應(yīng)許可。審核時(shí)效：各環(huán)節(jié)審核需在規(guī)定時(shí)限內(nèi)完成，緊急合同需提前標(biāo)注，必要時(shí)啟動(dòng)加急流程（如縮短審核時(shí)限至0.5個(gè)工作日）。保密管理：合同文本及附件涉及商業(yè)秘密的，需標(biāo)注“保密”字樣，僅限相關(guān)人員知悉，嚴(yán)禁外泄；電子版需存儲在加密文件夾，紙質(zhì)版需鎖入檔案柜。履約