PAGE檔案室管理制度國標(biāo)規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本檔案室管理制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案室對各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.對各部門檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。5.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，提高檔案查詢利用效率。6.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。7.按照國家規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，做好檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的時(shí)效性和有效性。8.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理、生產(chǎn)、經(jīng)營等工作提供檔案信息支持。（二）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時(shí)形成和完整歸檔。2.按照公司/組織檔案管理制度的要求，做好本部門檔案的分類、編號(hào)、裝訂等基礎(chǔ)工作，保證檔案的質(zhì)量。3.定期將本部門整理好的檔案移交至檔案室，并辦理交接手續(xù)。4.積極配合檔案室開展檔案管理工作，提供必要的檔案信息和資料，協(xié)助做好檔案的查詢、利用等工作。5.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對涉及本部門的機(jī)密檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，忠于職守，具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、上架、保管、查詢、利用等，確保檔案管理工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。3.定期對檔案進(jìn)行清查核對，做到賬物相符，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。4.做好檔案庫房的安全管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫房管理制度，確保檔案的安全。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)，適應(yīng)檔案管理工作的發(fā)展需要。6.保守檔案機(jī)密，不得擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁向無關(guān)人員泄露檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案形成規(guī)律和歸檔范圍，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料，確保檔案的齊全完整。2.收集的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、聲像資料等各種載體形式。3.對重要會(huì)議、重大活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案的及時(shí)歸檔。4.檔案收集過程中，應(yīng)注意對文件材料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核，對不符合要求的文件材料及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（二）檔案整理1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.文書檔案的整理按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，科技檔案按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類，會(huì)計(jì)檔案按照會(huì)計(jì)年度類別進(jìn)行分類，人事檔案按照個(gè)人類別進(jìn)行分類，業(yè)務(wù)檔案按照業(yè)務(wù)類型時(shí)間順序進(jìn)行分類。3.對每份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。4.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等內(nèi)容，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。5.對破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，對字跡模糊或易褪色的文件材料應(yīng)進(jìn)行字跡加固處理。6.電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保電子檔案的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全、存儲(chǔ)安全。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇地勢較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.庫房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防磁等功能，確保檔案的安全保管。3.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)施等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。4.檔案庫房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，包括檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等，各區(qū)域之間應(yīng)保持相對獨(dú)立，互不干擾。（二）檔案上架排列1.檔案上架應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于查找和管理。2.同一類檔案應(yīng)按照保管期限、年度等順序依次排列，不同類檔案之間應(yīng)保持一定的間隔。3.檔案架應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息，便于識(shí)別和定位。4.對珍貴檔案、易損檔案等應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。（三）檔案保管期限劃分1.檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。2.永久保管的檔案主要包括本公司/組織的重要決策、規(guī)章制度、歷史沿革、會(huì)計(jì)憑證等具有長遠(yuǎn)保存價(jià)值的文件材料。3.定期保管的檔案根據(jù)其重要程度和利用價(jià)值確定保管期限，期滿后經(jīng)鑒定可以銷毀。（四）檔案清查核對1.定期對檔案進(jìn)行清查核對，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬物相符。2.清查核對內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并采取相應(yīng)措施。3.對清查核對中發(fā)現(xiàn)的檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行報(bào)告并采取補(bǔ)救措施。五各類型檔案管理規(guī)范（一）文書檔案管理1.文書檔案是指本公司/組織在行政管理、業(yè)務(wù)活動(dòng)等過程中形成的各種文件材料，包括收文、發(fā)文、內(nèi)部文件等。2.收文應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記、傳閱、辦理，辦理完畢后按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。發(fā)文應(yīng)嚴(yán)格按照發(fā)文程序進(jìn)行擬稿、審核、簽發(fā)、編號(hào)、印制、分發(fā)等，確保發(fā)文質(zhì)量。3.內(nèi)部文件應(yīng)按照類別進(jìn)行整理歸檔，如工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。4.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄和索引。（二）科技檔案管理1.科技檔案是指本公司/組織在科研、生產(chǎn)、基建等活動(dòng)中形成的各種技術(shù)文件材料，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。2.科技檔案應(yīng)按照項(xiàng)目專業(yè)階段進(jìn)行分類整理，建立項(xiàng)目檔案專卷，確保項(xiàng)目檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.對重要科技項(xiàng)目應(yīng)實(shí)行全過程跟蹤管理，及時(shí)收集、整理項(xiàng)目各階段形成的數(shù)據(jù)、圖表、報(bào)告等文件材料。4.科技檔案應(yīng)進(jìn)行密級(jí)劃分，對涉及公司/組織核心技術(shù)和商業(yè)秘密的檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密管理。（三）會(huì)計(jì)檔案管理1.會(huì)計(jì)檔案是指本公司/組織在會(huì)計(jì)核算過程中形成的各種會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等文件材料。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)年度類別進(jìn)行分類整理，裝訂成冊，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。3.會(huì)計(jì)檔案的保管期限按照國家規(guī)定執(zhí)行，期滿后經(jīng)鑒定可以銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，并做好銷毀記錄。4.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)妥善保管，便于查閱和審計(jì)，對電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。（四）人事檔案管理1.人事檔案是指本公司/組織員工的個(gè)人檔案，包括員工基本信息、履歷、學(xué)歷學(xué)位、工作經(jīng)歷、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等文件材料。2.人事檔案應(yīng)按照個(gè)人類別進(jìn)行分類整理，建立員工人事檔案專盒，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.人事檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守人事檔案管理規(guī)定，保守員工個(gè)人隱私，不得擅自查閱、泄露人事檔案內(nèi)容。4.員工離職后，其人事檔案應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行妥善保管或移交。（五）業(yè)務(wù)檔案管理1.業(yè)務(wù)檔案是指本公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各種文件材料記錄，如銷售合同、采購訂單、客戶資料、項(xiàng)目文檔等。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)按照業(yè)務(wù)類型時(shí)間順序進(jìn)行分類整理，建立業(yè)務(wù)檔案專卷，確保業(yè)務(wù)檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和實(shí)際需要，確定保管期限和密級(jí)，進(jìn)行嚴(yán)格管理。4.加強(qiáng)業(yè)務(wù)檔案的信息化管理，建立業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫，提高業(yè)務(wù)檔案的查詢利用效率。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.定期對超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案室牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組，對檔案的價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值，確定檔案的存毀。3.對仍有保存價(jià)值但保管期限已滿的檔案，經(jīng)鑒定小組審核同意后，可以延長保管期限。4.對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。（二）檔案銷毀1.檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定程序進(jìn)行審批，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可實(shí)施。2.檔案銷毀時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。3.監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)，注明銷毀日期、地點(diǎn)、方式等信息。4.對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)采用特殊的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。5.檔案銷毀后，應(yīng)將檔案銷毀清冊永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，確保檔案信息的正確使用。2.凡因工作需要查閱檔案的人員，必須按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.對涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍，查閱人員必須遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案室審核。2.外部單位查閱檔案，應(yīng)提前與檔案室聯(lián)系，說明查閱需求和目的，填寫《檔案查閱申請表》，并提交單位介紹信等相關(guān)證明材料，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上詳細(xì)記錄查閱時(shí)間、檔案名稱、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用服務(wù)1.檔案室應(yīng)積極為公司/組織各部門提供檔案利用服務(wù)，根據(jù)查閱需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料。2.對重要檔案的利用，檔案室可根據(jù)實(shí)際情況，安排專人協(xié)助查閱人員進(jìn)行查閱，確保查閱工作的順利進(jìn)行。3.鼓勵(lì)檔案管理人員積極開發(fā)檔案信息資源，通過編寫檔案參考資料、舉辦檔案展覽等形式，為公司/組織的決策、管理、生產(chǎn)、經(jīng)營等工作提供檔案信息支持。八數(shù)字化管理（一）數(shù)字化流程1.檔案數(shù)字化應(yīng)按照掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)、質(zhì)檢等流程進(jìn)行操作，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.掃描應(yīng)選擇分辨率合適、圖像清晰的設(shè)備，對紙質(zhì)檔案進(jìn)行逐頁掃描，掃描圖像應(yīng)保持與原件一致。3.圖像處理應(yīng)對掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏、調(diào)整亮度對比度等處理，確保圖像質(zhì)量。4.數(shù)據(jù)掛接應(yīng)將數(shù)字化檔案與原檔案目錄進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系，便于查詢利用。5.存儲(chǔ)應(yīng)采用安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備和存儲(chǔ)方式，對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。6.質(zhì)檢應(yīng)對數(shù)字化檔案進(jìn)行抽檢，檢查圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確性等，確保數(shù)字化檔案符合要求。（二）數(shù)字化安全1.建立數(shù)字化檔案安全管理制度，加強(qiáng)對數(shù)字化檔案存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境等的安全管理。2.對數(shù)字化檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。3.定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。4.加強(qiáng)對數(shù)字化檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識(shí)，防止因操作失誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或泄露。（三）數(shù)字化利用1.建立數(shù)字化檔案查詢系統(tǒng)，方便公司/