PAGE辦公室印章使用規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室印章的管理，規(guī)范印章使用流程，確保印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構辦公室印章的使用與管理。（三）印章種類及定義1.公司公章：代表公司對外行使權力、承擔責任的法定印章，具有最高法律效力。2.法定代表人章：由公司法定代表人持有，用于特定文件或事務的簽署。3.合同專用章：專門用于簽訂各類合同的印章。4.財務專用章：用于公司財務相關文件、票據(jù)等的蓋章。5.部門章：各部門根據(jù)工作需要自行刻制的印章，用于本部門內部文件、通知等的發(fā)布。二、印章的刻制與啟用（一）印章刻制1.公司各類印章的刻制必須嚴格按照國家法律法規(guī)及相關規(guī)定辦理。2.如需刻制印章，由使用部門提出書面申請，詳細說明印章名稱、用途、樣式等信息，經(jīng)公司領導審批后，由辦公室統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。3.印章刻制單位必須具備合法資質，確保印章質量符合國家標準。（二）印章啟用1.新刻制的印章啟用前，辦公室應填寫《印章啟用申請表》，注明啟用日期、印章名稱、編號等信息，并附上印章印模。2.《印章啟用申請表》經(jīng)公司領導簽字批準后，由辦公室負責通知相關部門和人員，并在公司內部進行公示。3.印章啟用后，原印章同時廢止，辦公室應及時收回廢止印章，并進行妥善保管。三、印章的保管（一）保管原則1.實行專人專管制度，確保印章安全保管，防止印章被盜用、冒用或丟失。2.印章保管人員應具備高度的責任心和保密意識，嚴格遵守印章使用規(guī)定。（二）保管人員職責1.負責印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章?lián)p壞、遺失或被盜。2.嚴格按照印章使用流程進行用印登記，詳細記錄用印時間、事由、用印人等信息。3.定期對印章進行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、變形等情況，應及時報告并申請更換。4.未經(jīng)批準，不得擅自將印章交予他人使用或帶出辦公室。（三）保管地點1.公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章應存放在公司保險柜內，由專人負責保管。2.部門章應存放在各部門指定的安全地點，由部門負責人或指定專人保管。四、印章的使用（一）使用原則1.嚴格遵循“誰使用、誰負責”的原則，確保印章使用的合法性、真實性和準確性。2.印章使用必須經(jīng)過嚴格的審批程序，未經(jīng)批準不得擅自使用。（二）使用流程1.申請：用印人填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事由、文件名稱、文號、用印范圍等信息，并簽字確認。2.審批：一般性文件用印，由部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。重要文件、合同、協(xié)議等用印，需經(jīng)部門負責人、分管領導審核簽字后，報公司法定代表人審批。涉及財務、人事等敏感信息的文件用印，除上述審批流程外，還需相關職能部門負責人審核簽字。3.登記：印章保管人員根據(jù)審批后的《印章使用申請表》進行用印登記，記錄用印時間、事由、用印人、批準人等信息。4.用?。河糜∪嗽谟≌卤９苋藛T的監(jiān)督下，在文件規(guī)定位置加蓋印章，并確保印章清晰、端正。5.存檔：用印完畢后，印章保管人員將《印章使用申請表》及用印文件復印件進行整理歸檔，以備查閱。（三）特殊情況用印1.緊急情況下，如文件需立即蓋章發(fā)出，無法按正常審批流程進行時，可以通過電話、短信等方式向相關領導請示，經(jīng)同意后先予蓋章，但事后必須及時補辦審批手續(xù)。2.異地用印時，用印人應提前與印章保管人員溝通，經(jīng)批準后可通過郵寄、傳真等方式將文件寄回公司蓋章，但必須確保文件內容清晰、完整，并注明“請在[具體日期]前蓋章后回寄”字樣。五、印章的停用與銷毀（一）印章停用1.因公司機構調整、名稱變更、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章時，由辦公室提出申請，經(jīng)公司領導批準后，發(fā)布印章停用通知。2.印章停用后，原保管人員應及時將印章交回辦公室，并辦理交接手續(xù)。（二）印章銷毀1.停用的印章由辦公室負責組織銷毀，銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、參與人員等信息。2.印章銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復使用。3.銷毀記錄應保存至少[X]年，以備查閱。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司辦公室負責對印章使用情況進行日常監(jiān)督檢查，確保印章使用規(guī)范、安全。（二）檢查內容1.印章保管是否安全，是否存在被盜用、冒用或丟失的情況。2.印章使用是否嚴格按照審批流程進行，用印登記是否完整、準確。3.印章使用文件是否符合法律法規(guī)及公司規(guī)定，是否存在違規(guī)用印行為。（三）違規(guī)處理1.對于發(fā)現(xiàn)的印章使用違規(guī)行為，辦公室應及時進行調查核實，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應的處理。2.對違規(guī)使用印章給公司造成損失的，將依法追究相關人員的責任，包括但不限