PAGE檔案管理辦法及制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，特制定本辦法及制度規(guī)范。（二）適用范圍本辦法適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)工作活動(dòng)，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則。全面收集、整理公司/組織在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全、完整，避免遺漏重要信息。4.保密性原則。根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度，嚴(yán)格做好檔案的保密工作，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立檔案管理部，作為檔案管理的專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織實(shí)施公司/組織的檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織的檔案管理制度和辦法。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案日常管理工作。3.建立和維護(hù)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理和信息共享。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案的實(shí)體安全。5.按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作。6.開展檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動(dòng)提供檔案信息支持。7.組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本部門檔案的完整和準(zhǔn)確。2.在工作活動(dòng)中，及時(shí)將形成的各類文件材料進(jìn)行分類整理，定期移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)的鑒定意見和依據(jù)。4.按照檔案管理部門的要求，提供檔案利用所需的信息和資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，嚴(yán)格遵守檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等具體工作。3.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，不斷提高檔案管理工作水平。4.保守檔案機(jī)密，維護(hù)檔案安全，防止檔案丟失、損壞和泄露。5.積極參與檔案管理工作的創(chuàng)新和改進(jìn)，為提高檔案管理效率和質(zhì)量貢獻(xiàn)力量。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類根據(jù)公司/組織的工作性質(zhì)和檔案內(nèi)容，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、行政公文、人事檔案、印章管理檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財(cái)務(wù)管理、技術(shù)研發(fā)、物資采購、客戶服務(wù)等業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的文件材料。3.項(xiàng)目管理類檔案：針對公司/組織開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)方案、招投標(biāo)文件、項(xiàng)目實(shí)施過程記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.合同協(xié)議類檔案：公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.財(cái)務(wù)會計(jì)類檔案：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)會計(jì)資料。6.聲像電子類檔案：照片、錄音、錄像、電子文檔、數(shù)據(jù)庫等。7.實(shí)物檔案：公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、紀(jì)念品等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進(jìn)行編號。編號采用分類號加流水號的方式，具體如下：1.行政管理類檔案：編號為XZGL流水號。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域，分別編號為YWGL業(yè)務(wù)領(lǐng)域代碼流水號。例如，市場營銷業(yè)務(wù)領(lǐng)域編號為YWGLSC流水號。3.項(xiàng)目管理類檔案：編號為XMGL項(xiàng)目編號流水號。4.合同協(xié)議類檔案：編號為HTXY合同協(xié)議編號流水號。5.財(cái)務(wù)會計(jì)類檔案：編號為CWKJ流水號。6.聲像電子類檔案：編號為SXDL流水號。7.實(shí)物檔案：編號為SWDA流水號。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，全面收集在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。2.本公司/組織形成的各類文件、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)、合同、協(xié)議、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.下屬單位報(bào)送的文件、資料、報(bào)表等。4.對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。5.重要的會議、活動(dòng)、調(diào)研等形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.及時(shí)性要求。各部門應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)進(jìn)行收集整理，確保檔案的時(shí)效性。2.完整性要求。收集的文件材料應(yīng)齊全完整，不得遺漏重要內(nèi)容。3.準(zhǔn)確性要求。文件材料的內(nèi)容應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，格式規(guī)范。（三）整理方法1.分類整理。按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進(jìn)行分類。2.裝訂成冊。對于紙質(zhì)文件，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式裝訂成冊，保持文件的整齊美觀。3.編目編號。對每份文件材料進(jìn)行編目，填寫文件題名、日期、編號、責(zé)任者等信息，并按照編號規(guī)則進(jìn)行編號。4.編制目錄。根據(jù)分類整理的結(jié)果，編制檔案目錄，包括案卷題名、編號、起止日期、保管期限等內(nèi)容，便于檔案的查找和利用。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度控制設(shè)備、消防設(shè)備、防蟲防霉設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類、編號順序排列上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放。同時(shí)，建立電子檔案的索引目錄，方便快速檢索。3.聲像檔案應(yīng)按照類別和時(shí)間順序整理存放，并注明相關(guān)信息，如拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等。4.實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管，陳列展示或單獨(dú)存放，確保實(shí)物的完好無損。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種：1.永久保管的檔案：反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長期保管的檔案：在較長時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為15年至50年。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對公司/組織工作有參考價(jià)值的檔案，保管期限為5年至15年。（四）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對檔案的數(shù)量、編號、內(nèi)容等是否準(zhǔn)確無誤，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.每年對檔案進(jìn)行一次全面檢查，檢查檔案的保管狀況，包括紙質(zhì)檔案的破損情況、電子檔案的存儲情況、聲像檔案的播放效果等，確保檔案的安全完整。3.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改，如修復(fù)破損檔案、更新存儲設(shè)備、維護(hù)聲像檔案等。六、檔案的利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱檔案。外部單位因工作需要查閱檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。檔案利用范圍包括：1.為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營等活動(dòng)提供參考依據(jù)。2.解決工作中的問題，查證相關(guān)事實(shí)。3.開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、經(jīng)驗(yàn)交流等活動(dòng)。4.進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)、資質(zhì)認(rèn)證等工作。5.根據(jù)法律法規(guī)和合同協(xié)議要求，提供檔案資料。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部單位查閱檔案，須提交查閱申請函，說明查閱單位、查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、摘抄等。2.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序辦理復(fù)印手續(xù)。3.查閱、借閱檔案人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對檔案進(jìn)行鑒定。鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：1.已超過保管期限，且在今后工作中無查考利用價(jià)值的檔案。2.重復(fù)、無效或內(nèi)容不完整，且無法補(bǔ)充完善的檔案。3.根據(jù)法律法規(guī)和政策規(guī)定，不需要繼續(xù)保存的檔案。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，提出存毀意見，并填寫《檔案銷毀鑒定表》。2.將《檔案銷毀鑒定表》報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。4.按照規(guī)定的方式對檔案進(jìn)行銷毀，紙質(zhì)檔案可采