PAGE公司電腦采購設(shè)備制度規(guī)范總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司電腦采購設(shè)備的流程，確保所采購的設(shè)備符合公司業(yè)務(wù)需求，提高設(shè)備使用效率，保障公司信息安全，同時遵循相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，合理控制采購成本。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有部門因工作需要采購電腦及相關(guān)設(shè)備的活動。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動合法合規(guī)。需求導(dǎo)向原則：根據(jù)各部門實(shí)際工作需求，科學(xué)合理地確定采購設(shè)備的規(guī)格、性能和數(shù)量，避免盲目采購。性價比原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，綜合考慮設(shè)備的價格、質(zhì)量、售后服務(wù)等因素，追求性價比最優(yōu)。信息安全原則：采購的設(shè)備應(yīng)具備必要的信息安全防護(hù)功能，保障公司數(shù)據(jù)安全。采購需求申請1.申請流程各部門根據(jù)工作需要，填寫《電腦采購設(shè)備需求申請表》，詳細(xì)說明所需設(shè)備的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計使用時間等信息。部門負(fù)責(zé)人對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，確認(rèn)需求的合理性和必要性，簽字后提交至行政部門。2.需求評估行政部門收到申請后，組織相關(guān)技術(shù)人員對需求進(jìn)行評估。評估內(nèi)容包括現(xiàn)有設(shè)備狀況、業(yè)務(wù)發(fā)展趨勢、技術(shù)可行性等。根據(jù)評估結(jié)果，行政部門提出初步意見，對于不符合公司整體規(guī)劃或需求不合理的申請，及時與申請部門溝通并說明原因，申請部門可根據(jù)反饋意見進(jìn)行調(diào)整。采購預(yù)算編制1.預(yù)算依據(jù)采購預(yù)算應(yīng)根據(jù)需求評估結(jié)果、市場價格行情以及公司財務(wù)狀況進(jìn)行編制。對于常用設(shè)備，參考以往采購價格及市場波動情況；對于新型或特殊設(shè)備，通過咨詢供應(yīng)商、查閱行業(yè)資料等方式獲取準(zhǔn)確價格信息。2.預(yù)算審批行政部門編制完成采購預(yù)算后，提交至財務(wù)部門審核。財務(wù)部門根據(jù)公司年度預(yù)算安排、資金狀況等對采購預(yù)算進(jìn)行審核，審核通過后報公司管理層審批。經(jīng)公司管理層批準(zhǔn)后的采購預(yù)算作為后續(xù)采購活動的資金控制依據(jù)。供應(yīng)商選擇與管理1.供應(yīng)商篩選行政部門通過多種渠道收集電腦及相關(guān)設(shè)備供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商名錄。對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，考察其經(jīng)營資質(zhì)、信譽(yù)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面。對于符合基本要求的供應(yīng)商，邀請其提供產(chǎn)品資料和報價。2.供應(yīng)商評估組織相關(guān)人員對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或樣品測試，進(jìn)一步了解其生產(chǎn)能力、技術(shù)水平、管理狀況等。根據(jù)考察和測試結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行綜合評估打分，評估指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)、技術(shù)支持等。選擇綜合評分較高的供應(yīng)商作為潛在合作對象。3.供應(yīng)商確定根據(jù)評估結(jié)果，與潛在合作供應(yīng)商進(jìn)行商務(wù)談判，明確采購設(shè)備的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等條款。簽訂采購合同前，將合同草案提交至法務(wù)部門審核，確保合同條款符合法律法規(guī)要求。經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，與選定的供應(yīng)商簽訂正式采購合同。4.供應(yīng)商管理建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、合作歷史、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨情況、售后服務(wù)等內(nèi)容。定期對供應(yīng)商進(jìn)行評價和考核，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎勵，對于出現(xiàn)問題的供應(yīng)商及時進(jìn)行整改或淘汰。采購合同簽訂1.合同條款采購合同應(yīng)明確設(shè)備的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、售后服務(wù)等條款。對于涉及軟件授權(quán)、技術(shù)支持等特殊條款，應(yīng)在合同中詳細(xì)約定。明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及違約責(zé)任和爭議解決方式。2.合同審批采購合同草案由行政部門起草后，提交至法務(wù)部門審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性等，確保合同符合法律法規(guī)要求，避免潛在法律風(fēng)險。經(jīng)法務(wù)部門審核通過后的合同，報公司管理層審批。3.合同簽訂公司管理層批準(zhǔn)合同后，由行政部門代表公司與供應(yīng)商簽訂正式采購合同。合同簽訂后，及時將合同副本分發(fā)給財務(wù)部門、使用部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同履行職責(zé)。設(shè)備采購與驗(yàn)收1.采購執(zhí)行行政部門根據(jù)采購合同要求，及時向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確設(shè)備的規(guī)格、數(shù)量、交貨期等信息。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持密切溝通，確保設(shè)備按時、按質(zhì)、按量交付。2.到貨驗(yàn)收設(shè)備到貨前，通知使用部門、技術(shù)人員等相關(guān)人員組成驗(yàn)收小組。設(shè)備到貨時，驗(yàn)收小組按照合同要求對設(shè)備的數(shù)量、規(guī)格、型號、外觀等進(jìn)行檢查，同時對設(shè)備的性能、功能進(jìn)行測試。對于驗(yàn)收合格的設(shè)備，填寫《設(shè)備驗(yàn)收單》，驗(yàn)收小組成員簽字確認(rèn)；對于驗(yàn)收不合格的設(shè)備，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，要求供應(yīng)商限期更換或整改，直至驗(yàn)收合格。設(shè)備使用與維護(hù)1.使用培訓(xùn)設(shè)備到貨驗(yàn)收合格后，由行政部門或供應(yīng)商組織對使用部門人員進(jìn)行設(shè)備使用培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括設(shè)備的基本操作、性能特點(diǎn)、日常維護(hù)、安全注意事項(xiàng)等，確保使用人員能夠熟練使用設(shè)備。2.使用管理使用部門負(fù)責(zé)設(shè)備的日常使用管理，制定設(shè)備使用操作規(guī)程，規(guī)范使用人員的操作行為。建立設(shè)備使用臺賬，記錄設(shè)備的使用情況、維護(hù)記錄、故障維修等信息。嚴(yán)禁使用人員擅自更改設(shè)備配置、拆卸設(shè)備部件等違規(guī)操作。3.維護(hù)保養(yǎng)行政部門制定設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計劃，定期對設(shè)備進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對于設(shè)備出現(xiàn)的故障，使用部門應(yīng)及時報告行政部門，由行政部門聯(lián)系供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修。建立設(shè)備維修記錄檔案，記錄每次維修的時間、故障原因、維修措施、維修費(fèi)用等信息。設(shè)備報廢與處置1.報廢鑒定當(dāng)設(shè)備出現(xiàn)嚴(yán)重故障無法修復(fù)、技術(shù)性能落后無法滿足工作需求、使用年限過長等情況時，由使用部門提出設(shè)備報廢申請。行政部門組織相關(guān)技術(shù)人員對申請報廢的設(shè)備進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報廢條件。2.報廢審批經(jīng)鑒定符合報廢條件的設(shè)備，填寫《設(shè)備報廢申請表》，提交至財務(wù)部門審核。財務(wù)部門審核設(shè)備的賬面價值、折舊情況等，審核通過后報公司管理層審批。3.報廢處置公司管理層批準(zhǔn)設(shè)備報廢申請后，行政部門負(fù)責(zé)對報廢設(shè)備進(jìn)行處置。對于有利用價值的報廢設(shè)備零部件，進(jìn)行回收再利用；對于無利用價值的報廢設(shè)備，按照環(huán)保要求進(jìn)行妥善處理，如委托專業(yè)回收公司進(jìn)行拆解、銷毀等，確保不對環(huán)境造成污染。監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對電腦采購設(shè)備制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、預(yù)算執(zhí)行是否嚴(yán)格、設(shè)備使用與維護(hù)是否規(guī)范等。對于審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.違規(guī)處理對于違反本制度規(guī)定的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。對于因違規(guī)操作導(dǎo)致公司利益受損的，責(zé)令相關(guān)