PAGE規(guī)范案件證據(jù)材料清單制度一、總則（一）目的為了加強公司案件證據(jù)材料的管理，規(guī)范證據(jù)材料的收集、整理、保存和使用，確保案件處理過程中證據(jù)的合法性、真實性、關(guān)聯(lián)性，提高公司應對各類法律糾紛的能力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司及各部門在處理各類案件（包括但不限于合同糾紛、侵權(quán)糾紛、勞動糾紛等）過程中涉及的證據(jù)材料管理。（三）基本原則1.合法性原則：證據(jù)材料的收集、整理和使用必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.真實性原則：證據(jù)材料應客觀真實，不得偽造、篡改。3.關(guān)聯(lián)性原則：證據(jù)材料應與案件事實具有直接或間接的關(guān)聯(lián)，能夠證明案件相關(guān)事實。4.完整性原則：證據(jù)材料應全面、完整，能夠形成有效的證據(jù)鏈。二、證據(jù)材料清單的內(nèi)容及格式（一）證據(jù)材料清單的內(nèi)容1.證據(jù)名稱：準確概括證據(jù)的主要內(nèi)容，如合同文本、發(fā)票、證人證言等。2.證據(jù)來源：注明證據(jù)的獲取渠道，如自行收集、對方提供、法院調(diào)取等。3.證據(jù)形式：包括書證、物證、視聽資料、證人證言、鑒定意見、勘驗筆錄等。4.證明內(nèi)容：簡要說明該證據(jù)能夠證明的案件事實。5.提交時間：記錄證據(jù)提交的具體日期。6.提交人：注明提交證據(jù)的人員姓名或部門。（二）證據(jù)材料清單的格式證據(jù)材料清單應采用表格形式，表頭包括上述各項內(nèi)容，表格應清晰、規(guī)范，便于填寫和查閱。示例如下：證據(jù)名稱證據(jù)來源證據(jù)形式證明內(nèi)容提交時間合同文本自行收集書證雙方簽訂的[合同名稱]，證明雙方的合同關(guān)系及權(quán)利義務[具體日期]發(fā)票對方提供書證與[合同名稱]相關(guān)的業(yè)務發(fā)票，證明業(yè)務發(fā)生及款項支付情況[具體日期]三、證據(jù)材料的收集（一）收集責任1.案件承辦部門負責組織證據(jù)材料的收集工作，明確具體的收集人員和分工。2.涉及多個部門的案件，由主辦部門牽頭協(xié)調(diào)各相關(guān)部門共同收集證據(jù)材料。（二）收集要求1.收集證據(jù)材料應及時、主動，確保不遺漏重要證據(jù)。2.收集過程中應注意證據(jù)的合法性，避免采用非法手段獲取證據(jù)。3.對于對方提供的證據(jù)材料，應進行認真審查，核實其真實性和關(guān)聯(lián)性。（三）收集途徑1.自行收集：通過查閱公司內(nèi)部檔案、文件、記錄等方式獲取相關(guān)證據(jù)材料。2.要求對方提供：向案件相對方發(fā)出書面通知，要求其提供相關(guān)證據(jù)材料，并明確提供的期限和要求。3.申請調(diào)?。焊鶕?jù)案件需要，依法向有關(guān)單位或個人申請調(diào)取證據(jù)材料，如向法院申請調(diào)取對方的財務賬目、向公安機關(guān)申請調(diào)取相關(guān)案件線索等。4.現(xiàn)場勘查：對于涉及現(xiàn)場情況的案件，可組織相關(guān)人員進行現(xiàn)場勘查，制作勘查筆錄和現(xiàn)場照片等證據(jù)材料。四、證據(jù)材料的整理（一）整理責任證據(jù)材料收集后，由案件承辦人員負責進行整理。（二）整理要求1.按照證據(jù)材料清單的內(nèi)容，對證據(jù)進行分類、編號，確保證據(jù)材料的有序性。2.對證據(jù)材料進行核對，確保其內(nèi)容完整、清晰，如有缺頁、模糊等情況，應及時采取補救措施。3.對于復印件、影印件等證據(jù)材料，應注明原件存放處，并由提供人簽字確認。（三）整理方式1.裝訂成冊：對于紙質(zhì)證據(jù)材料，應按照一定順序裝訂成冊，并在每冊首頁附上證據(jù)材料清單。2.電子歸檔：對于電子證據(jù)材料，應進行分類存儲，并建立相應的索引目錄，便于查找和使用。同時，應確保電子證據(jù)的存儲安全，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、證據(jù)材料的保存（一）保存責任公司設立專門的證據(jù)材料保管部門或指定專人負責證據(jù)材料的保存工作。（二）保存要求1.建立安全、可靠的證據(jù)材料保管場所，確保證據(jù)材料的存放環(huán)境符合要求，防止證據(jù)材料受潮、霉變、損壞等。2.對證據(jù)材料進行分類存放，便于查找和管理。同時，應建立相應的臺賬，記錄證據(jù)材料的名稱、數(shù)量、存放位置等信息。3.定期對證據(jù)材料進行檢查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于超過保存期限或已無保存價值的證據(jù)材料，應按照規(guī)定進行銷毀，并做好記錄。（三）保存期限證據(jù)材料的保存期限應根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和案件性質(zhì)確定。一般情況下，涉及訴訟案件的證據(jù)材料應保存至案件終結(jié)后一定期限（如兩年）。對于其他重要案件的證據(jù)材料，保存期限可適當延長。六、證據(jù)材料的使用（一）使用審批1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱或使用證據(jù)材料的，應填寫《證據(jù)材料使用申請表》，注明使用目的、證據(jù)名稱、使用期限等內(nèi)容，并經(jīng)部門負責人審批。2.涉及對外提供證據(jù)材料的，應經(jīng)公司分管領(lǐng)導審批，并按照相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定辦理手續(xù)。（二）使用要求1.使用證據(jù)材料時應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露證據(jù)材料的內(nèi)容和來源，不得將證據(jù)材料用于與案件無關(guān)的目的。2.使用完畢后，應及時歸還證據(jù)材料保管部門，并辦理交接手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)證據(jù)材料有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應措施。（三）證據(jù)交換與質(zhì)證1.在案件處理過程中，如涉及證據(jù)交換或質(zhì)證環(huán)節(jié)，案件承辦人員應按照法律規(guī)定和法院要求，準備好相關(guān)證據(jù)材料，并按時參加證據(jù)交換或質(zhì)證活動。2.在證據(jù)交換或質(zhì)證過程中，應認真聽取對方意見，對對方提出的質(zhì)疑和異議進行合理回應，維護公司的合法權(quán)益。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司審計部門負責對證據(jù)材料清單制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。（二）檢查內(nèi)容1.證據(jù)材料的收集、整理、保存和使用是否符合本制度的規(guī)定。2.證據(jù)材料清單的填寫是否準確、完整。3.證據(jù)材料的保管是否安全、規(guī)范。（三）檢查方式1.定期檢查：審計部門每年定期對公司各部門的證據(jù)材料管理情況進行檢查。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，審計部門可對某些案件或部門的證據(jù)材料管理情況進行不定期抽查。（四）問題處理對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，審計部門應及時下達整改通知，要求相關(guān)部門限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。對于違反本制度規(guī)定的行為，應按照公司相關(guān)規(guī)定進行嚴肅處理。八、培訓與宣傳（一）培訓責任公司法律事務部門負責組織開展證據(jù)材料清單制度的培訓工作。（二）培訓內(nèi)容1.本制度的具體內(nèi)容和要求。2.證據(jù)材料收集、整理、保存和使用的方法和技巧。3.相關(guān)法律法規(guī)中關(guān)于證據(jù)的規(guī)定。（三）培訓方式1.定期培訓：每年組織一次全體員工參加的證據(jù)材料清單制度培訓。2.專項培訓：針對具體案件或部門的需求，開展專項培訓。3.在線學習：通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡平臺提供相關(guān)學習資料，供員工自主學習。（四）宣傳工作公司應通過內(nèi)部刊物、宣傳欄、會議等形式，加強對證