PAGE臨時(shí)采購管理制度及流程規(guī)范一、總則1.目的為規(guī)范公司臨時(shí)采購行為，確保采購活動(dòng)的順利進(jìn)行，提高采購效率，保證采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度及流程規(guī)范。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門因生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等臨時(shí)需要而進(jìn)行的采購活動(dòng)。3.基本原則合法性原則：采購活動(dòng)必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。及時(shí)性原則：及時(shí)滿足臨時(shí)采購需求，確保生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)不受影響。公正性原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，杜絕不正當(dāng)交易。二、采購申請1.申請部門及職責(zé)各部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫臨時(shí)采購申請表。申請表應(yīng)詳細(xì)注明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途、預(yù)計(jì)金額等信息。申請部門負(fù)責(zé)人對申請內(nèi)容的真實(shí)性、必要性負(fù)責(zé)，并簽字確認(rèn)。2.審批流程部門初審：申請部門將申請表提交至本部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，審核申請內(nèi)容是否符合部門工作需要，金額是否在預(yù)算范圍內(nèi)等。歸口審核：初審?fù)ㄟ^后，申請表流轉(zhuǎn)至歸口管理部門。歸口管理部門根據(jù)職責(zé)范圍，對采購內(nèi)容進(jìn)行專業(yè)性審核，如技術(shù)參數(shù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。財(cái)務(wù)審核：歸口審核通過后，申請表提交至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門審核采購金額是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定，是否有相應(yīng)預(yù)算安排等。領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)財(cái)務(wù)審核通過后，申請表最終提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體情況及采購事項(xiàng)的重要性、緊迫性等因素，做出審批決定。三、采購實(shí)施1.采購方式選擇根據(jù)采購物品或服務(wù)的特點(diǎn)、金額大小、市場供應(yīng)情況等因素，選擇合適的采購方式。常見的采購方式包括：詢價(jià)采購：適用于采購金額較小、市場供應(yīng)充足、價(jià)格比較透明的物品或服務(wù)。通過向多家供應(yīng)商詢價(jià)，選擇價(jià)格合理、信譽(yù)良好的供應(yīng)商進(jìn)行采購。競爭性談判采購：適用于采購物品或服務(wù)技術(shù)復(fù)雜、有特殊要求、市場競爭不充分等情況。通過與多家供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定最優(yōu)采購方案。單一來源采購：適用于只能從唯一供應(yīng)商處采購的情況，如專利產(chǎn)品、特定品牌產(chǎn)品等。在進(jìn)行單一來源采購時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并說明理由。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選：采購部門根據(jù)采購需求，通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對供應(yīng)商進(jìn)行篩選，選擇具有良好信譽(yù)、生產(chǎn)能力、質(zhì)量保證能力的供應(yīng)商作為潛在合作對象。供應(yīng)商評估：定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予更多合作機(jī)會(huì)，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。供應(yīng)商合作協(xié)議：與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合作協(xié)議應(yīng)作為采購活動(dòng)的重要依據(jù)。3.采購執(zhí)行采購訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)審批通過的采購申請表，向選定的供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物品或服務(wù)的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式等內(nèi)容。采購跟蹤與協(xié)調(diào)：采購部門負(fù)責(zé)跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如出現(xiàn)交貨延遲、質(zhì)量問題等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施解決，保障公司利益。驗(yàn)收與入庫：采購物品到貨后，由相關(guān)部門按照合同約定及公司驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物品辦理入庫手續(xù)，驗(yàn)收不合格的物品應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理，如退貨、換貨等。四、采購付款1.付款申請采購部門根據(jù)采購合同及實(shí)際到貨情況，填寫付款申請表。付款申請表應(yīng)注明采購訂單號(hào)、供應(yīng)商名稱、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息。2.審批流程部門審核：采購部門負(fù)責(zé)人對付款申請表進(jìn)行審核，確認(rèn)采購事項(xiàng)已完成且符合合同約定。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部門對付款申請表進(jìn)行審核，核對采購金額、付款方式、發(fā)票等信息是否準(zhǔn)確無誤，是否符合公司財(cái)務(wù)規(guī)定。領(lǐng)導(dǎo)審批：經(jīng)財(cái)務(wù)審核通過后，付款申請表提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司資金狀況及采購事項(xiàng)的實(shí)際情況，做出付款決定。3.付款執(zhí)行財(cái)務(wù)部門根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，按照合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。付款方式包括支票支付、銀行轉(zhuǎn)賬、電匯等。在付款過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守財(cái)務(wù)管理制度，確保資金安全。五、采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部設(shè)立專門的監(jiān)督機(jī)構(gòu)或崗位，對采購活動(dòng)進(jìn)行全過程監(jiān)督。監(jiān)督內(nèi)容包括采購申請的合理性、采購方式的合規(guī)性、供應(yīng)商選擇的公正性、采購合同的執(zhí)行情況、采購付款的準(zhǔn)確性等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.審計(jì)監(jiān)督定期對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括采購流程的執(zhí)行情況、采購成本的控制情況、采購效益的實(shí)現(xiàn)情況等。審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題提出改進(jìn)建議，并督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.違規(guī)處理對于在采購活動(dòng)中違反本制度及流程規(guī)范的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。對于違規(guī)行為造成公司經(jīng)濟(jì)損失的責(zé)任人，應(yīng)依法追究其經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任。六、采購檔案管理1.檔案內(nèi)容采購檔案應(yīng)包括采購申請表、采購訂單、采購合同、供應(yīng)商資料、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票、付款憑證等與采購活動(dòng)相關(guān)的所有文件和資料。2.檔案整理與歸檔采購部門負(fù)責(zé)采購檔案的整理與歸檔工作。采購活動(dòng)結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)文件和資料進(jìn)行分類整理，按照檔案管理要求進(jìn)行編號(hào)、裝訂，并歸檔保存。3.檔案查閱與保管期限采購檔案應(yīng)妥善保管，以備查閱。查閱采購檔案應(yīng)履行必要的審批手續(xù)，查閱人員不得擅自更改、銷毀檔案內(nèi)容。采購檔案的保管期限按照國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。七、附則1.本制度