PAGE辦公室物資使用規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強公司辦公室物資管理，規(guī)范物資使用行為，提高物資使用效率，節(jié)約成本，確保公司各項工作的正常開展，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在辦公室范圍內對各類物資的使用。（三）基本原則1.按需使用原則：員工應根據(jù)工作實際需要申請和使用物資，避免浪費。2.節(jié)約高效原則：在保證工作質量的前提下，盡量降低物資消耗，提高物資使用效率。3.歸口管理原則：辦公室物資實行歸口管理，明確各部門職責，確保物資管理工作的有序進行。4.規(guī)范操作原則：員工應按照規(guī)定的流程和方法使用物資，確保物資的安全和正常使用。二、物資分類及管理職責（一）物資分類1.辦公用品：包括辦公文具（如筆、紙、筆記本等）、辦公設備（如電腦、打印機、復印機等）、辦公家具（如桌椅、文件柜等）。2.消耗品：如紙張、墨盒、硒鼓、清潔劑等。3.低值易耗品：如文件夾、訂書機、計算器等。4.固定資產(chǎn)：單位價值較高、使用年限較長的物資，如辦公設備、辦公家具等。（二）管理職責1.行政部門負責制定和完善辦公室物資管理制度，并組織實施。負責辦公室物資的采購、驗收、入庫、保管、發(fā)放等工作。定期對辦公室物資進行盤點，確保賬實相符。對各部門物資使用情況進行監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正浪費行為。2.各部門負責本部門物資需求的申報和領用，并指定專人負責物資管理。教育和督促本部門員工遵守物資使用規(guī)范制度，合理使用物資。配合行政部門做好物資盤點工作，提供相關資料和數(shù)據(jù)。三、物資采購（一）采購計劃1.各部門應根據(jù)工作需要，提前制定物資采購計劃，明確物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求時間等信息，并提交行政部門審核。2.行政部門根據(jù)各部門采購計劃，結合庫存情況，匯總編制公司年度、季度和月度物資采購計劃。（二）采購流程1.采購申請：各部門根據(jù)審核后的采購計劃，填寫《物資采購申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后提交行政部門。2.審批：行政部門對采購申請進行審核，報公司領導審批。3.采購實施：行政部門根據(jù)審批后的采購申請，選擇合格的供應商進行采購。采購方式包括招標采購、詢價采購、單一來源采購等，具體采購方式應根據(jù)物資性質和金額大小確定。4.驗收：物資到貨后，行政部門組織相關人員進行驗收。驗收內容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質量等，驗收合格后方可辦理入庫手續(xù)。5.入庫：驗收合格的物資，由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，填寫《物資入庫單》，并將物資分類存放。四、物資保管（一）倉庫管理1.行政部門應設立專門的倉庫，負責物資的保管工作。倉庫應保持整潔、通風、干燥，確保物資安全。2.倉庫管理人員應按照物資類別和規(guī)格型號，對物資進行分類存放，并建立物資臺賬，詳細記錄物資的出入庫情況。3.倉庫管理人員應定期對物資進行盤點，確保賬實相符。發(fā)現(xiàn)物資短缺、損壞等情況，應及時查明原因，并報告行政部門處理。（二）庫存盤點1.行政部門應定期組織庫存盤點工作，盤點周期為每月一次。盤點內容包括物資的數(shù)量、規(guī)格型號、質量等。2.盤點結束后，倉庫管理人員應編制《庫存盤點表》，詳細記錄盤點結果。如發(fā)現(xiàn)賬實不符，應及時查明原因，并編制《盤盈盤虧報告表》，報行政部門審核。3.行政部門根據(jù)審核后的《盤盈盤虧報告表》，進行相應的賬務處理，并對盤盈盤虧原因進行分析，提出改進措施。五、物資發(fā)放（一）發(fā)放原則1.按需發(fā)放原則：根據(jù)員工工作實際需要，發(fā)放相應的物資。2.定額管理原則：對部分辦公用品實行定額管理，如辦公文具、消耗品等，按照規(guī)定的標準發(fā)放。3.審批制度原則：員工領用物資時，應填寫《物資領用申請表》，經(jīng)部門負責人簽字后，到行政部門辦理領用手續(xù)。（二）發(fā)放流程1.領用申請：員工根據(jù)工作需要，填寫《物資領用申請表》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息，并提交部門負責人簽字。2.審批：部門負責人對員工領用申請進行審核，簽字同意后提交行政部門。3.發(fā)放：行政部門根據(jù)審批后的領用申請，核實庫存情況，如庫存充足，予以發(fā)放，并在《物資領用申請表》上簽字確認；如庫存不足，應及時通知采購人員進行采購，并告知員工等待時間。4.登記：倉庫管理人員根據(jù)發(fā)放情況，及時更新物資臺賬，記錄物資的發(fā)放時間、領用人員、物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量等信息。六、物資使用（一）辦公用品使用1.員工應愛護辦公用品，合理使用，避免浪費。如發(fā)現(xiàn)辦公用品損壞或丟失，應及時報告行政部門。2.辦公文具應按需領取，不得多領。使用完畢后，應妥善保管，以備下次使用。3.辦公設備應按照操作規(guī)程使用，定期進行維護保養(yǎng)，確保設備正常運行。如發(fā)現(xiàn)設備故障，應及時報告行政部門，由專業(yè)人員進行維修。4.辦公家具應保持整潔，不得隨意損壞或拆卸。如需移動辦公家具，應通知行政部門，由專業(yè)人員進行操作。（二）消耗品使用1.消耗品應根據(jù)實際工作需要合理使用，嚴格控制用量。如發(fā)現(xiàn)消耗品浪費現(xiàn)象，行政部門應及時進行制止和糾正。2.紙張應雙面使用，減少浪費。打印、復印文件時，應根據(jù)內容多少合理排版，避免不必要的打印和復印。3.墨盒、硒鼓等消耗品應在使用壽命結束后及時更換，不得繼續(xù)使用已損壞或過期失效的消耗品。（三）低值易耗品使用1.低值易耗品應按照規(guī)定的使用方法和期限使用，不得隨意丟棄或損壞。2.如發(fā)現(xiàn)低值易耗品損壞或丟失，應及時報告行政部門，并說明原因。經(jīng)行政部門核實后，根據(jù)情況進行處理。（四）固定資產(chǎn)使用1.使用部門應指定專人負責固定資產(chǎn)的管理和維護，確保固定資產(chǎn)的正常使用。2.固定資產(chǎn)應按照操作規(guī)程使用，定期進行維護保養(yǎng)，做好設備運行記錄。如發(fā)現(xiàn)設備故障，應及時報告行政部門，由專業(yè)人員進行維修。3.固定資產(chǎn)如需報廢或處置，使用部門應填寫《固定資產(chǎn)報廢申請表》，經(jīng)行政部門審核后，報公司領導審批。審批通過后，由行政部門按照規(guī)定的程序進行報廢或處置。七、物資回收與報廢（一）物資回收1.對于可回收利用的物資，如紙張、塑料瓶、金屬等，員工應分類存放，定期交行政部門統(tǒng)一回收處理。2.行政部門應建立物資回收臺賬，詳細記錄回收物資的種類、數(shù)量、回收時間等信息。（二）物資報廢1.物資達到報廢條件時（如損壞無法修復、已超過使用年限等），使用部門應填寫《物資報廢申請表》，注明物資名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置時間、報廢原因等信息，并提交行政部門審核。2.行政部門組織相關人員對報廢物資進行鑒定，核實報廢原因和情況。如鑒定通過，報公司領導審批。3.審批通過后，行政部門負責對報廢物資進行處置。處置方式包括變賣、捐贈、報廢等，具體處置方式應根據(jù)物資性質和價值確定。4.倉庫管理人員應及時更新物資臺賬，將報廢物資從庫存中核銷。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.行政部門負責對公司辦公室物資使用情況進行日常監(jiān)督檢查，定期或不定期對各部門物資使用情況進行抽查。2.設立舉報電話和郵箱，接受員工對物資浪費行為的舉報。對舉報屬實的，給予舉報人一定的獎勵。（二）檢查內容1.物資采購計劃的執(zhí)行情況。2.物資保管情況，包括倉庫管理、庫存盤點等。3.物資發(fā)放情況，是否按照規(guī)定的流程和原則發(fā)放。4.物資使用情況，是否存在浪費、損壞等現(xiàn)象。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定的行為，行政部門應及時進行制止和糾正，并視情節(jié)輕重給予相應的處罰。2.處罰