PAGE公司行文規(guī)范及管理制度一、總則（一）目的為加強公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司行文，確保公司各類文件的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和嚴(yán)肅性，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：公司行文必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.準(zhǔn)確性原則：行文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確表達(dá)意圖，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，避免模糊和歧義。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的格式、字體、排版等要求進(jìn)行行文。4.時效性原則：及時處理各類文件，確保信息傳遞的及時性和有效性。二、行文種類及格式（一）上行文1.請示適用范圍：適用于向上級機關(guān)請求指示、批準(zhǔn)事項。格式要求：標(biāo)題：一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成，如“關(guān)于[具體事項]的請示”。主送機關(guān)：頂格寫上級機關(guān)名稱。正文：開頭寫明請示的原因，闡述必要性和緊迫性；主體詳細(xì)說明請示事項的具體內(nèi)容；結(jié)尾用“妥否，請批示”等慣用語。落款：寫明發(fā)文機關(guān)名稱和成文日期。2.報告適用范圍：適用于向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、答復(fù)上級機關(guān)的詢問等。格式要求：標(biāo)題：同請示格式。主送機關(guān)：頂格寫上級機關(guān)名稱。正文：開頭概述報告的目的和背景；主體詳細(xì)敘述報告的內(nèi)容，可分條列項；結(jié)尾用“特此報告”等慣用語。落款：寫明發(fā)文機關(guān)名稱和成文日期。（二）下行文1.決定適用范圍：適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關(guān)單位和人員、變更或者撤銷下級機關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項。格式要求：標(biāo)題：一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成，如“關(guān)于[具體事項]的決定”。正文：開頭寫明決定的依據(jù)和目的；主體闡述決定的具體內(nèi)容，可分條列項；結(jié)尾可提出執(zhí)行要求。落款：寫明發(fā)文機關(guān)名稱和成文日期。2.通知適用范圍：適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。格式要求：標(biāo)題：一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成，如“關(guān)于[具體事項]的通知”。主送機關(guān)：頂格寫受文單位名稱。正文：開頭寫明通知的緣由；主體詳細(xì)說明通知事項的具體內(nèi)容，可分條列項；結(jié)尾用“特此通知”等慣用語。落款：寫明發(fā)文機關(guān)名稱和成文日期。3.通報適用范圍：適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況。格式要求：標(biāo)題：同通知格式。主送機關(guān)：頂格寫受文單位名稱。正文：開頭寫明通報的緣由；主體詳細(xì)敘述通報的具體內(nèi)容，包括事件經(jīng)過、分析評價等；結(jié)尾可提出希望和要求。落款：寫明發(fā)文機關(guān)名稱和成文日期。（三）平行文1.函適用范圍：適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。格式要求：標(biāo)題：一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成，如“關(guān)于[具體事項]的函”。主送機關(guān)：頂格寫對方機關(guān)名稱。正文：開頭寫明發(fā)函的緣由；主體詳細(xì)說明函的事項，可分條列項；結(jié)尾用“特此函達(dá)”等慣用語。落款：寫明發(fā)文機關(guān)名稱和成文日期。三、行文流程（一）起草1.各部門根據(jù)工作需要確定文件起草人員。2.起草人員應(yīng)深入調(diào)查研究，充分收集相關(guān)資料，確保文件內(nèi)容真實、準(zhǔn)確、完整。3.按照規(guī)定的格式和要求起草文件，語言表達(dá)應(yīng)簡潔明了、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。（二）審核1.文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點審核文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性以及格式是否符合要求。2.初審?fù)ㄟ^后，將文件送公司辦公室進(jìn)行復(fù)審。辦公室審核人員應(yīng)從公司整體利益出發(fā)，對文件的政策依據(jù)、行文規(guī)范、文字表述等進(jìn)行全面審核，并提出修改意見。3.涉及重要事項、重大決策的文件，還需提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核把關(guān)。（三）簽發(fā)1.經(jīng)審核通過的文件，按照公司領(lǐng)導(dǎo)的分工進(jìn)行簽發(fā)。2.一般文件由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；重要文件、涉及全局性工作的文件由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確的意見，并注明簽發(fā)日期。（四）印發(fā)1.文件簽發(fā)后，由公司辦公室負(fù)責(zé)編號、排版、印刷等工作。2.嚴(yán)格按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印發(fā)，確保文件質(zhì)量。3.文件印發(fā)后，及時將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員，并做好登記和存檔工作。四、文件管理（一）文件登記1.公司辦公室設(shè)立文件登記臺賬，對所有收文和發(fā)文進(jìn)行詳細(xì)登記。2.收文登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、來文單位、收文日期、密級等；發(fā)文登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、發(fā)文單位、發(fā)文日期、主送機關(guān)、抄送機關(guān)等。（二）文件傳閱1.對于需要傳閱的文件，辦公室應(yīng)按照規(guī)定的范圍和順序進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄。2.傳閱人員應(yīng)在文件傳閱單上簽字，注明傳閱日期，確保文件及時、準(zhǔn)確地傳遞給相關(guān)人員。（三）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文件整理歸檔，移交公司檔案室。2.歸檔文件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行整理，確保文件的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案室應(yīng)建立健全檔案管理制度，做好檔案的保管、查閱、借閱等工作。（四）文件保密1.公司文件分為絕密、機密、秘密三個等級，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。2.涉及保密內(nèi)容文件的起草、審核、印發(fā)、傳遞、保管等環(huán)節(jié)，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施，防止文件泄露。3.對接觸保密文件的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。五、行文責(zé)任追究（一）責(zé)任界定1.因行文內(nèi)容錯誤、格式不規(guī)范、未按流程辦理等原因，給公司造成損失或不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。2.起草人員對文件內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)；審核人員對文件審核把關(guān)不嚴(yán)負(fù)責(zé)；簽發(fā)人員對文件簽發(fā)失誤負(fù)責(zé)。（二）追究方式1.對于一般失誤，給予責(zé)任人批評教育、