PAGE加油站公章備案制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)加油站公章管理，規(guī)范公章使用行為，保障公司合法權(quán)益，維護(hù)正常經(jīng)營(yíng)秩序，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司所屬各加油站公章的備案、使用、保管等相關(guān)管理活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公章管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.規(guī)范有序原則：明確公章管理流程，規(guī)范各環(huán)節(jié)操作，保證公章使用有序進(jìn)行。3.安全保密原則：加強(qiáng)公章保管和使用過(guò)程中的安全防范措施，防止公章被盜用、冒用或遺失，確保公司信息安全。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在公章管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、公章的種類及用途（一）種類1.加油站行政公章：用于加油站對(duì)外的正式文件、信函、合同協(xié)議等重要事項(xiàng)的簽署。2.財(cái)務(wù)專用章：用于加油站財(cái)務(wù)收支、結(jié)算等相關(guān)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。3.發(fā)票專用章：用于加油站開(kāi)具發(fā)票。4.業(yè)務(wù)專用章：根據(jù)業(yè)務(wù)需要，用于特定業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的文件、憑證等簽署，如油品銷售業(yè)務(wù)章、非油品業(yè)務(wù)章等。（二）用途1.行政公章以加油站名義發(fā)布的各類公文、通知、報(bào)告等。與上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門、合作伙伴等往來(lái)的正式函件。簽訂的各類合同、協(xié)議等經(jīng)濟(jì)法律文件。其他需要加蓋行政公章的事項(xiàng)。2.財(cái)務(wù)專用章各類財(cái)務(wù)票據(jù)的簽章，如支票、匯票、收據(jù)等。財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等文件的蓋章。與銀行等金融機(jī)構(gòu)辦理業(yè)務(wù)時(shí)所需的簽章。3.發(fā)票專用章在銷售油品及非油品業(yè)務(wù)開(kāi)具的各類發(fā)票上蓋章。4.業(yè)務(wù)專用章根據(jù)具體業(yè)務(wù)需求，在相關(guān)業(yè)務(wù)文件、憑證、報(bào)表等上蓋章，如油品銷售訂單、非油品促銷活動(dòng)協(xié)議等。三、公章的備案管理（一）備案要求1.加油站新設(shè)立或變更公章時(shí)，應(yīng)及時(shí)向公司總部行政管理部門提交公章備案申請(qǐng)，并提供以下材料：公章刻制申請(qǐng)書(shū)，注明公章種類、名稱、規(guī)格、材質(zhì)等信息。公安機(jī)關(guān)出具的《刻章許可證》復(fù)印件。公章印模一式三份，包括清晰的正、反兩面印模。2.行政管理部門對(duì)提交的備案材料進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成備案登記，并將備案信息錄入公司公章管理檔案系統(tǒng)。（二）備案信息管理1.建立健全公司公章備案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，詳細(xì)記錄每枚公章的備案時(shí)間、備案編號(hào)、種類、名稱、規(guī)格、材質(zhì)、使用范圍、保管責(zé)任人等信息。2.定期對(duì)公章備案信息進(jìn)行更新維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。如公章發(fā)生變更（如更換保管責(zé)任人、損壞重新刻制等），應(yīng)及時(shí)辦理備案信息變更手續(xù)。四、公章的使用管理（一）使用流程1.用章申請(qǐng)各部門或人員因工作需要使用公章時(shí)，應(yīng)填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明用章事項(xiàng)、用章文件名稱、份數(shù)、用章時(shí)間等信息。申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人對(duì)用章事項(xiàng)進(jìn)行審核，簽署明確意見(jiàn)，確保用章事項(xiàng)真實(shí)、合法、合規(guī)。2.審批根據(jù)用章事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度，按照公司規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般事項(xiàng)由加油站站長(zhǎng)審批；重要事項(xiàng)（如涉及重大經(jīng)濟(jì)合同、對(duì)外擔(dān)保等）需報(bào)公司總部相關(guān)部門審批，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可用章。3.用章登記經(jīng)審批同意用章后，公章保管人員在《公章使用登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄用章日期、用章部門、用章事項(xiàng)、文件名稱、份數(shù)、批準(zhǔn)人等信息。4.蓋章操作公章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見(jiàn)和用章范圍，在用章文件規(guī)定位置加蓋公章，并確保蓋章清晰、端正。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。如因特殊情況確需先蓋章的，必須在蓋章后及時(shí)填寫完整用章內(nèi)容，并由申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。5.用章文件存檔用章完畢后，公章保管人員應(yīng)將用章文件原件或復(fù)印件留存一份，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存，以備查閱。（二）使用限制1.嚴(yán)禁將公章轉(zhuǎn)借他人使用，嚴(yán)禁在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下在異地使用公章。2.公章使用必須嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和范圍進(jìn)行，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他非法、違規(guī)活動(dòng)。3.涉及重大經(jīng)濟(jì)合同、對(duì)外擔(dān)保、資產(chǎn)處置等重要事項(xiàng)的用章，必須經(jīng)公司總部相關(guān)部門審核，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可蓋章。五、公章的保管管理（一）保管責(zé)任1.加油站應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)公章的保管，保管人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)，熟悉公章管理規(guī)定。2.保管人員應(yīng)與公章使用人員分離，不得兼任公章使用審批工作。（二）保管方式1.公章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全可靠的保管設(shè)施內(nèi)，確保公章存放安全。2.保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼應(yīng)由保管人員分別保管，不得將鑰匙和密碼交予他人代管。（三）保管要求1.保管人員應(yīng)定期對(duì)公章進(jìn)行檢查，確保公章完好無(wú)損。如發(fā)現(xiàn)公章有損壞、遺失等情況，應(yīng)立即報(bào)告公司總部行政管理部門，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。2.公章保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥，防止公章受潮、生銹或損壞其他物品。3.非工作時(shí)間，公章應(yīng)妥善保管，不得隨意放置在外。如因工作需要臨時(shí)外出攜帶公章的，必須經(jīng)加油站站長(zhǎng)批準(zhǔn)，并采取必要的安全防范措施。六、公章的停用與銷毀管理（一）停用情形1.加油站因機(jī)構(gòu)撤銷、合并、重組等原因不再使用公章。2.公章?lián)p壞無(wú)法正常使用。3.因法律法規(guī)、政策調(diào)整或其他原因，公章已不再具備使用效力。（二）停用程序1.當(dāng)出現(xiàn)公章停用情形時(shí)，加油站應(yīng)及時(shí)填寫《公章停用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明停用原因，并報(bào)公司總部行政管理部門審批。2.行政管理部門批準(zhǔn)后，下達(dá)公章停用通知，明確停用日期，并要求加油站將停用公章及時(shí)上繳。（三）銷毀管理1.對(duì)于停用的公章，由公司總部行政管理部門統(tǒng)一組織銷毀。2.銷毀前，行政管理部門應(yīng)安排專人對(duì)擬銷毀公章進(jìn)行核對(duì)，確保銷毀的公章與備案信息一致。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、銷毀方式等信息，并由參與人員簽字確認(rèn)。4.銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保公章無(wú)法恢復(fù)使用。七、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司總部行政管理部門定期對(duì)各加油站公章管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括公章備案、使用、保管、停用與銷毀等環(huán)節(jié)的執(zhí)行情況。2.監(jiān)督檢查可采取現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱資料、詢問(wèn)相關(guān)人員等方式進(jìn)行，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用、保管公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分；給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，應(yīng)依法追究相關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。2