PAGE公司檔案管理制度不規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構(gòu)的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確地反映公司各項活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。4.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，提高檔案管理的規(guī)范化水平。5.開展檔案信息化建設(shè)，建立和維護(hù)公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的電子化管理和共享。6.組織檔案的鑒定、銷毀工作，確保檔案的安全和有效利用。7.負(fù)責(zé)提供檔案查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理使用。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的及時、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，對本部門形成的檔案進(jìn)行分類整理，編制檔案目錄，定期向公司檔案管理部門移交。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管，確保檔案的安全，防止檔案丟失、損壞和泄密。4.積極配合公司檔案管理部門的工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機密。2.具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程，能夠熟練運用檔案管理信息系統(tǒng)。3.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、查閱、借閱等，確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。4.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決，確保檔案的安全和完整。5.積極參與檔案管理的各項業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.科技檔案：包括公司科研項目、技術(shù)改造、工程建設(shè)等活動中形成的各類技術(shù)文件、圖紙、資料等。3.會計檔案：包括公司會計憑證、賬簿、報表、財務(wù)審計報告等。4.人事檔案：包括公司員工的個人簡歷、入職登記表、勞動合同、培訓(xùn)記錄、考核評價等。5.業(yè)務(wù)檔案：包括公司市場營銷、客戶服務(wù)、項目管理、合同管理等業(yè)務(wù)活動中形成的各類檔案。（二）檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+流水號”的方式編制。2.年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用不同的字母表示，如文書檔案用“WS”表示，科技檔案用“KJ”表示，會計檔案用“KJ”表示，人事檔案用“RS”表示，業(yè)務(wù)檔案用“YW”表示。4.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如：2023年形成的第5份文書檔案編號為“2WS005”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在各項活動中形成的檔案材料，確保檔案的完整性。2.檔案收集范圍包括但不限于紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、錄音、錄像等各種載體形式的材料。3.對于重要的會議、活動、項目等，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集相關(guān)檔案材料，并進(jìn)行整理和歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案材料進(jìn)行分類整理。2.整理檔案時，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的材料，確保檔案內(nèi)容的精煉和準(zhǔn)確。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂時，應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的檔案裝訂機，確保裝訂牢固、整齊美觀。4.對電子檔案進(jìn)行整理時，應(yīng)按照文件的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和利用。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放各類檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，保證設(shè)施設(shè)備的正常運行。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案編號順序排列上架，存放整齊有序，并建立檔案存放索引，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于照片、錄音、錄像等特殊載體檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理和保管，確保其質(zhì)量和可讀性。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。3.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為30年。4.短期保管：凡是反映公司短期工作活動，在較短時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限為10年。（四）檔案定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，一般每季度檢查一次，確保檔案的安全和完整。2.檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、數(shù)量、質(zhì)量等，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決，并做好檢查記錄。3.對于破損、褪色、變質(zhì)等檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和合理使用。3.查閱檔案時，應(yīng)保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)借閱申請，嚴(yán)格審查借閱人的資格和借閱用途，批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案時，借閱人應(yīng)出具本人有效身份證件，并在檔案管理部門登記備案。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄密等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（三）外部人員查閱與借閱1.外部單位或個人查閱公司檔案，應(yīng)提前向公司提出書面申請，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并提交相關(guān)證明材料。2.公司應(yīng)根據(jù)外部單位或個人的申請，進(jìn)行嚴(yán)格審查，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理查閱手續(xù)。3.外部人員查閱檔案時，公司應(yīng)安排專人陪同，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案的安全和合理使用。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)公司同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.外部單位或個人借閱公司檔案，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并與公司簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱期限和歸還要求按照公司內(nèi)部人員借閱規(guī)定執(zhí)行。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定方法1.檔案鑒定工作小組應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、來源、保管期限等因素，對檔案進(jìn)行全面審查和分析，確定檔案的價值。2.對于保管期限已滿且確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，經(jīng)檔案鑒定工作小組審核通過后，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，確保銷毀過程的安全和保密。2.銷毀檔案時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時間、地點、方式、檔案名稱、數(shù)量等，并由銷毀人員和監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.監(jiān)銷人員應(yīng)由檔案管理部門負(fù)責(zé)人或其他指定人員擔(dān)任，全程監(jiān)督檔案銷毀過程，確保銷毀工作符合規(guī)定要求。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和共享，提高檔案管理的工作效率和服務(wù)水平。2.將公司各類檔案數(shù)據(jù)錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.利用檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷毀等業(yè)務(wù)流程進(jìn)行信息化管理，實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（二）信息化管理措施1.