PAGE如何規(guī)范化打送貨單制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司送貨單的開(kāi)具、使用、管理等流程，確保送貨單信息準(zhǔn)確、完整、可追溯，保障公司貨物交付過(guò)程的順利進(jìn)行，維護(hù)公司與客戶之間的權(quán)益，提高公司運(yùn)營(yíng)效率和管理水平。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及貨物配送業(yè)務(wù)的部門及人員，包括銷售部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門、物流配送部門等。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則送貨單所記錄的貨物信息、數(shù)量、規(guī)格、金額等必須與實(shí)際交付貨物一致，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。2.完整性原則送貨單應(yīng)包含必要的信息，如客戶名稱、地址、聯(lián)系方式、貨物明細(xì)、送貨日期、送貨人等，不得遺漏重要內(nèi)容。3.及時(shí)性原則在貨物交付時(shí)，應(yīng)及時(shí)開(kāi)具送貨單，并按照規(guī)定流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，不得拖延。4.規(guī)范性原則送貨單的格式、內(nèi)容填寫、簽字蓋章等應(yīng)符合公司規(guī)定及相關(guān)法律法規(guī)要求，保持統(tǒng)一規(guī)范。二、送貨單的格式與內(nèi)容（一）格式要求1.送貨單應(yīng)采用公司統(tǒng)一制定的格式模板，包括紙張規(guī)格、字體、字號(hào)、排版等方面應(yīng)保持一致。2.格式應(yīng)清晰明了，便于填寫、查閱和存檔。（二）內(nèi)容構(gòu)成1.基本信息送貨單編號(hào)：由系統(tǒng)自動(dòng)生成或按照一定規(guī)則編制，用于唯一標(biāo)識(shí)該送貨單。送貨日期：填寫實(shí)際送貨的年月日?？蛻裘Q：填寫收貨客戶的全稱?？蛻舻刂罚涸敿?xì)填寫客戶的聯(lián)系地址?？蛻袈?lián)系方式：包括聯(lián)系人姓名、電話、傳真等。2.貨物信息貨物名稱：填寫貨物的具體名稱，應(yīng)準(zhǔn)確規(guī)范。規(guī)格型號(hào)：注明貨物的規(guī)格和型號(hào)。數(shù)量：填寫實(shí)際交付貨物的數(shù)量，應(yīng)與實(shí)物一致。單位：明確貨物數(shù)量的計(jì)量單位。單價(jià)：填寫每件或每單位貨物的價(jià)格。金額：根據(jù)數(shù)量和單價(jià)計(jì)算得出的貨物總價(jià)，金額=數(shù)量×單價(jià)。3.送貨信息送貨人：填寫負(fù)責(zé)送貨的人員姓名。運(yùn)輸方式：注明貨物采用的運(yùn)輸方式，如公路運(yùn)輸、鐵路運(yùn)輸、航空運(yùn)輸?shù)取＼囕v/航班信息：若為公路運(yùn)輸，填寫車輛牌號(hào)；若為航空運(yùn)輸，填寫航班號(hào)等相關(guān)信息。4.備注信息可用于填寫一些特殊說(shuō)明事項(xiàng)，如貨物的特殊要求、交貨地點(diǎn)變更等。5.簽字蓋章送貨部門負(fù)責(zé)人簽字：確認(rèn)送貨單信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，并對(duì)送貨業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)。客戶簽字（蓋章）：客戶簽收貨物后簽字或蓋章，確認(rèn)收到貨物。公司蓋章：加蓋公司公章或業(yè)務(wù)專用章，表明公司對(duì)送貨行為的認(rèn)可。三、送貨單的開(kāi)具流程（一）準(zhǔn)備工作1.銷售部門接到客戶訂單后，應(yīng)及時(shí)與客戶溝通確認(rèn)訂單細(xì)節(jié)，包括貨物規(guī)格、數(shù)量、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息。2.將客戶訂單信息準(zhǔn)確無(wú)誤地傳遞給倉(cāng)儲(chǔ)部門，倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)訂單要求準(zhǔn)備貨物。（二）貨物核對(duì)1.倉(cāng)儲(chǔ)部門在貨物準(zhǔn)備完成后，通知送貨人員進(jìn)行貨物核對(duì)。2.送貨人員依據(jù)訂單信息對(duì)貨物的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等進(jìn)行逐一核對(duì)，確保貨物與訂單要求相符。（三）送貨單開(kāi)具1.核對(duì)無(wú)誤后，送貨人員根據(jù)實(shí)際貨物情況，在公司統(tǒng)一的送貨單模板上填寫相關(guān)信息。2.填寫過(guò)程中應(yīng)認(rèn)真仔細(xì)，確保各項(xiàng)信息準(zhǔn)確完整，不得涂改。如有填寫錯(cuò)誤，應(yīng)重新開(kāi)具送貨單。3.送貨單開(kāi)具完成后，送貨人員應(yīng)將送貨單提交給送貨部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。（四）審核簽字1.送貨部門負(fù)責(zé)人對(duì)送貨單的內(nèi)容進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)檢查貨物信息、客戶信息、金額計(jì)算等是否準(zhǔn)確無(wú)誤。2.審核通過(guò)后，送貨部門負(fù)責(zé)人在送貨單上簽字確認(rèn)。（五）蓋章確認(rèn)1.將審核通過(guò)并簽字的送貨單提交給公司蓋章處，加蓋公司公章或業(yè)務(wù)專用章。2.蓋章應(yīng)清晰、端正，確保印章完整可辨。四、送貨單的交付與簽收（一）交付方式1.送貨人員應(yīng)將加蓋公司印章的送貨單隨貨物一同交付給客戶。2.對(duì)于距離較近的客戶，可以采用直接送達(dá)的方式；對(duì)于距離較遠(yuǎn)或采用郵寄方式送貨的，應(yīng)確保送貨單與貨物同時(shí)發(fā)出，并妥善記錄郵寄單號(hào)等信息。（二）簽收要求1.客戶收到貨物后，應(yīng)在送貨單上簽字（蓋章）確認(rèn)收貨。簽字應(yīng)清晰可辨，注明簽收日期。2.如客戶對(duì)貨物數(shù)量、質(zhì)量等有異議，應(yīng)在送貨單上注明具體情況，并及時(shí)與公司溝通解決。3.送貨人員應(yīng)要求客戶當(dāng)場(chǎng)簽收送貨單，不得事后補(bǔ)簽。如因特殊情況無(wú)法當(dāng)場(chǎng)簽收，送貨人員應(yīng)與客戶協(xié)商確定后續(xù)簽收方式，并跟蹤落實(shí)。（三）簽收記錄1.送貨人員應(yīng)及時(shí)將客戶簽收的送貨單帶回公司，并交至相關(guān)部門進(jìn)行存檔。2.相關(guān)部門應(yīng)建立送貨單簽收記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄送貨單編號(hào)、客戶名稱、簽收日期、簽收人等信息，以便查詢和統(tǒng)計(jì)。五、送貨單的流轉(zhuǎn)與存檔（一）流轉(zhuǎn)流程1.銷售部門：銷售部門負(fù)責(zé)接收客戶訂單，并將訂單信息傳遞給倉(cāng)儲(chǔ)部門。在貨物交付后，銷售部門應(yīng)獲取客戶簽收的送貨單，并進(jìn)行整理和分析。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門：倉(cāng)儲(chǔ)部門根據(jù)銷售部門傳遞的訂單信息準(zhǔn)備貨物，并在貨物交付時(shí)配合送貨人員開(kāi)具送貨單。貨物交付后，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)留存一份送貨單副本，作為庫(kù)存管理和發(fā)貨記錄的依據(jù)。3.物流配送部門：物流配送部門負(fù)責(zé)貨物的運(yùn)輸和交付工作，在送貨過(guò)程中確保送貨單與貨物一同送達(dá)客戶，并負(fù)責(zé)將客戶簽收的送貨單帶回公司。4.財(cái)務(wù)部門：財(cái)務(wù)部門依據(jù)送貨單進(jìn)行賬務(wù)處理，核對(duì)貨物銷售金額、客戶付款情況等信息，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)送貨單進(jìn)行審查和統(tǒng)計(jì)分析。（二）存檔管理1.各部門應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和方式將送貨單進(jìn)行存檔，確保送貨單的完整性和可追溯性。2.送貨單存檔期限應(yīng)符合公司財(cái)務(wù)檔案管理規(guī)定和相關(guān)法律法規(guī)要求，一般為[X]年。3.存檔的送貨單應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行整理，采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保存。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。4.建立送貨單查詢制度，各部門因工作需要查詢送貨單信息時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可查閱相關(guān)送貨單。六、送貨單的變更與作廢（一）變更情況1.在送貨單開(kāi)具后，如因客戶要求、貨物信息變更等原因需要對(duì)送貨單內(nèi)容進(jìn)行修改，應(yīng)按照以下流程進(jìn)行：提出變更申請(qǐng)：由相關(guān)部門或人員填寫送貨單變更申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容及涉及的送貨單編號(hào)等信息。審核批準(zhǔn)：變更申請(qǐng)表提交給送貨部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。變更實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，由原送貨單開(kāi)具人員按照審批意見(jiàn)對(duì)送貨單進(jìn)行修改，并重新提交審核和簽字蓋章。2.變更后的送貨單應(yīng)注明變更日期和變更原因，并確保與原送貨單之間的關(guān)聯(lián)性和可追溯性。（二）作廢情況1.出現(xiàn)以下情形之一的送貨單應(yīng)予以作廢：填寫錯(cuò)誤、客戶取消訂單、貨物未交付等。2.作廢送貨單的流程如下：發(fā)現(xiàn)作廢情形后，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)填寫送貨單作廢申請(qǐng)表，說(shuō)明作廢原因和送貨單編號(hào)等信息。送貨部門負(fù)責(zé)人對(duì)作廢申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后報(bào)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，在作廢的送貨單上加蓋“作廢”章，并注明作廢日期。同時(shí)，將作廢送貨單的原件和復(fù)印件一并存檔，以備查核。3.對(duì)于已開(kāi)具但未交付的作廢送貨單，應(yīng)妥善保管，防止丟失或誤用。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督檢查小組，定期對(duì)送貨單制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.檢查內(nèi)容包括送貨單的開(kāi)具是否規(guī)范、信息是否準(zhǔn)確完整、交付與簽收是否及時(shí)、流轉(zhuǎn)與存檔是否符合規(guī)定、變更與作廢是否按流程處理等。3.對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）客戶反饋1.建立客戶反饋機(jī)制，及時(shí)收集客戶對(duì)送貨單相關(guān)問(wèn)題的意見(jiàn)和建議。2.對(duì)于客戶提出的疑問(wèn)或投訴，應(yīng)認(rèn)真調(diào)查核實(shí)，如確實(shí)存在問(wèn)題，應(yīng)按照公司規(guī)定及時(shí)處理，并將處理結(jié)果反饋給客戶。3.根據(jù)客戶反饋情況，分析總結(jié)送貨單制度執(zhí)行過(guò)程中存在的不足，及時(shí)進(jìn)行改進(jìn)和完善。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.送貨單開(kāi)具人員未按照規(guī)定流程開(kāi)具送貨單，導(dǎo)致信息錯(cuò)誤或遺漏的。2.送貨人員未將送貨單隨貨物一同交付客戶，或未取得客戶有效簽收的。3.各部門未按照規(guī)定及時(shí)流轉(zhuǎn)、存檔送貨單，造成送貨單丟失或損壞的。4.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自變更或作廢送貨單的。5.其他違反送貨單制度規(guī)定的行為。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于首次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予警告處分，