PAGE嚴格規(guī)范服務用房使用管理制度一、總則（一）目的為加強公司服務用房的管理，確保服務用房的合理使用，提高資源利用效率，保障公司各項服務工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有服務用房的使用、管理及相關活動。服務用房包括但不限于辦公區(qū)域、會議室、接待室、倉庫、設備間等用于公司日常運營和服務提供的各類場所。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關標準，確保服務用房的使用管理合法合規(guī)。2.合理性原則：根據公司業(yè)務需求和實際情況，合理分配和使用服務用房，提高空間利用效率。3.安全性原則：保障服務用房的使用安全，預防各類安全事故的發(fā)生，確保人員和財產安全。4.責任明確原則：明確各部門及人員在服務用房使用管理中的職責，做到責任到人。二、服務用房規(guī)劃與分配（一）規(guī)劃依據根據公司的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務布局以及人員規(guī)模等因素，對服務用房進行科學合理的規(guī)劃。規(guī)劃過程中充分考慮各部門的職能需求、工作流程以及未來發(fā)展趨勢，確保服務用房能夠滿足公司運營的實際需要。（二）分配標準1.按部門職能分配：根據各部門的主要職能和工作任務，將服務用房分配到具體的部門。例如，業(yè)務部門分配辦公區(qū)域用于日常辦公和業(yè)務洽談；行政部門分配相應的辦公空間以及會議室用于組織會議和協調工作；后勤部門分配倉庫和設備間用于物資存儲和設備管理等。2.按人員數量分配：結合各部門的人員編制，按照一定的人均面積標準分配辦公用房。確保員工有相對舒適、合理的工作空間，以提高工作效率。具體人均面積標準根據公司實際情況和行業(yè)通行標準確定，并根據公司發(fā)展適時進行調整。3.特殊需求考慮：對于有特殊工作需求的部門或項目，如需要較大空間進行產品展示、實驗測試等，在規(guī)劃和分配服務用房時給予適當考慮，確保其工作能夠順利開展。（三）分配流程1.需求申報：各部門根據自身業(yè)務發(fā)展和實際工作需要，填寫服務用房需求申請表，詳細說明所需用房的類型、面積、功能要求以及預計使用時間等信息，并提交至公司行政管理部門。2.審核評估：行政管理部門收到需求申請表后，對各部門的需求進行審核評估。結合公司服務用房規(guī)劃和實際資源情況，綜合考慮各部門的申請合理性、必要性以及對公司整體運營的影響等因素，提出初步的分配意見。3.審批確定：將行政管理部門的初步分配意見提交公司管理層進行審批。公司管理層根據公司發(fā)展戰(zhàn)略、資源狀況以及各部門需求的綜合平衡，最終確定服務用房的分配方案，并以正式文件形式通知各部門。三、服務用房使用規(guī)范（一）辦公區(qū)域使用規(guī)范1.辦公秩序：保持辦公區(qū)域整潔、有序，不得在辦公桌上隨意堆放雜物，文件、資料應分類存放，并及時整理歸檔。辦公設備擺放整齊，保持良好的工作環(huán)境。2.人員出入管理：嚴格執(zhí)行公司門禁制度，員工憑有效證件進出辦公區(qū)域。非本公司人員進入辦公區(qū)域需經相關部門或人員批準，并進行登記。3.安全用電：遵守安全用電規(guī)定，不得私拉亂接電線，不得使用大功率違規(guī)電器。離開辦公區(qū)域時，關閉電腦、打印機、復印機等電器設備電源，節(jié)約能源，消除安全隱患。4.環(huán)境衛(wèi)生維護：各部門負責本辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生維護，定期進行清掃和消毒。愛護公共區(qū)域的衛(wèi)生設施，不得隨意破壞或丟棄垃圾。（二）會議室使用規(guī)范1.預約使用：使用會議室需提前進行預約，填寫會議室使用申請表，注明使用時間、會議主題、參會人數等信息，并提交至行政管理部門。行政管理部門根據會議室的使用情況進行統籌安排，確保會議室資源的合理利用。2.會議準備：使用部門在會議前應做好會議準備工作，包括布置會議桌椅、調試音響設備、準備會議資料等。會議結束后，及時清理會議室，恢復原狀。3.設備使用管理：愛護會議室的設備設施，不得隨意損壞。如需使用投影儀、音響等設備，應按照操作規(guī)程進行操作，使用完畢后及時關閉設備電源，并通知相關管理人員進行檢查。4.會議保密：涉及公司機密信息的會議，參會人員應嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露會議內容。會議資料應妥善保管，不得隨意傳播或丟棄。（三）接待室使用規(guī)范1.接待安排：行政管理部門負責接待室的日常管理和接待安排。根據來訪人員的身份、目的和接待規(guī)格，合理安排接待室的使用，并通知相關部門做好接待準備工作。2.接待禮儀：接待人員應熱情、禮貌地接待來訪人員，遵守接待禮儀規(guī)范。在接待過程中，注意言行舉止，展現公司良好形象。3.物品管理：接待室內配備的茶具、水果、飲料等物品應妥善管理，定期補充和更換。接待結束后，及時清理接待室，保持整潔衛(wèi)生。4.安全保衛(wèi)：加強接待室的安全保衛(wèi)工作，確保來訪人員的人身和財產安全。接待過程中如有重要物品或機密信息，應采取相應的安全防范措施。（四）倉庫使用規(guī)范1.物資分類存放：倉庫管理人員應按照物資的類別、規(guī)格、型號等進行分類存放，并設置明顯的標識牌。確保物資存放有序，便于查找和管理。2.出入庫管理：建立嚴格的物資出入庫管理制度，物資出入庫時應填寫出入庫單，詳細記錄物資名稱、規(guī)格、數量、出入庫時間、經手人等信息。出入庫單應妥善保管，以備核查。3.庫存盤點：定期對倉庫物資進行盤點，確保賬實相符。盤點過程中發(fā)現的問題應及時查明原因，并采取相應的處理措施。對于積壓、損壞等物資，應及時進行清理和處置。4.倉庫安全管理：加強倉庫的安全管理，做好防火、防盜、防潮、防蟲等工作。倉庫內嚴禁煙火，配備必要的消防器材和安全設施。定期對倉庫進行安全檢查，消除安全隱患。（五）設備間使用規(guī)范1.設備管理：設備間內的各類設備應指定專人負責管理，建立設備臺賬，詳細記錄設備的名稱、型號、規(guī)格、購置時間、維護保養(yǎng)情況等信息。設備管理人員應熟悉設備的性能和操作規(guī)程，確保設備正常運行。2.設備維護保養(yǎng)：按照設備維護保養(yǎng)計劃，定期對設備進行維護保養(yǎng)，包括清潔、潤滑、調試、檢修等工作。及時更換設備的易損件，確保設備的使用壽命和性能。3.安全操作規(guī)范：設備操作人員應嚴格遵守設備的安全操作規(guī)程，嚴禁違規(guī)操作。在操作設備前，應檢查設備的運行狀態(tài)和安全防護裝置是否完好；操作過程中，應密切關注設備運行情況，發(fā)現異常及時停機處理；操作結束后，應關閉設備電源，清理設備及工作場地。4.環(huán)境要求：保持設備間的整潔衛(wèi)生，溫度、濕度等環(huán)境條件應符合設備運行要求。定期對設備間進行通風換氣，防止設備因環(huán)境因素損壞。四、服務用房維護與維修（一）日常維護1.定期巡查：行政管理部門安排專人定期對服務用房進行巡查，檢查房屋結構、設施設備、環(huán)境衛(wèi)生等情況。巡查人員應做好巡查記錄，及時發(fā)現并記錄存在的問題。2.設施設備維護：按照設施設備的維護保養(yǎng)計劃，定期對服務用房內的各類設施設備進行維護保養(yǎng)，確保設施設備正常運行。如發(fā)現設施設備損壞或故障，應及時通知專業(yè)維修人員進行維修。3.環(huán)境衛(wèi)生清潔：加強服務用房的環(huán)境衛(wèi)生清潔工作，定期組織全面清掃和消毒。公共區(qū)域的衛(wèi)生清潔由專人負責，各部門負責本辦公區(qū)域內的衛(wèi)生清潔。保持服務用房內環(huán)境整潔、空氣清新。（二）維修管理1.維修申報：使用部門發(fā)現服務用房存在需要維修的問題時，應及時填寫維修申請表，詳細說明維修內容、地點、影響范圍等信息，并提交至行政管理部門。2.維修審批：行政管理部門收到維修申請表后，對維修事項進行審核評估。對于一般性維修項目，由行政管理部門直接安排維修人員進行維修；對于較大規(guī)?；蛸M用較高的維修項目，需提交公司管理層進行審批，經批準后組織實施。3.維修實施：行政管理部門根據維修項目的實際情況，安排專業(yè)維修人員或委托外部維修單位進行維修。維修人員應按照維修規(guī)范和安全操作規(guī)程進行維修工作，確保維修質量和安全。維修過程中如需更換零部件，應選用符合質量要求的產品，并做好更換記錄。4.維修驗收：維修工作完成后，由行政管理部門組織相關人員進行驗收。驗收人員應按照維修申請表和維修合同的要求，對維修內容、維修質量、維修費用等進行全面檢查。驗收合格后，填寫維修驗收報告，并由相關人員簽字確認。如驗收不合格，應要求維修人員限期整改，直至驗收合格。五、服務用房費用管理（一）費用構成服務用房費用主要包括房租、水電費、物業(yè)費、維修費用、設施設備折舊費等。（二）費用核算與分攤1.房租核算：根據公司與房東簽訂的租賃合同，按照約定的租金標準和支付方式進行房租核算。房租費用按照各部門實際使用的服務用房面積進行分攤。2.水電費核算：水電費由公司統一繳納，根據各部門實際使用的水電量進行核算和分攤。行政管理部門定期抄錄各部門的水電表讀數，并按照規(guī)定的單價計算各部門應承擔的水電費金額。3.物業(yè)費核算：物業(yè)費按照公司與物業(yè)管理公司簽訂的合同標準進行核算，根據各部門實際使用的服務用房面積分攤至各部門。4.維修費用核算：維修費用根據實際發(fā)生的維修項目和費用進行核算，按照受益部門原則進行分攤。對于多個部門共同受益的維修項目，根據各部門的受益程度合理分攤維修費用。5.設施設備折舊費核算：設施設備折舊費按照公司固定資產折舊政策進行計算，根據各部門使用的設施設備價值和折舊年限，分攤至各部門。（三）費用支付與結算1.費用支付：行政管理部門根據費用核算結果，編制服務用房費用支付計劃，并提交公司財務部門審核。財務部門審核通過后，按照合同約定的支付方式和時間，及時支付各項費用。2.費用結算：定期對服務用房費用進行結算，核對各項費用的收支情況。結算過程中如發(fā)現問題，應及時查明原因并進行調整。每年末，對全年的服務用房費用進行匯總結算，并編制費用結算報告。六、服務用房安全管理（一）安全責任1.公司責任：公司是服務用房安全管理的責任主體，應建立健全安全管理制度，明確各部門及人員在安全管理中的職責，確保服務用房的使用安全。2.部門責任：各部門負責人是本部門服務用房安全管理的第一責任人，負責組織實施本部門的安全管理工作，落實安全防范措施，確保本部門人員和財產安全。3.人員責任：所有使用服務用房的人員應遵守安全管理制度，愛護公共設施設備，積極配合公司做好安全管理工作。發(fā)現安全隱患應及時報告，并采取必要的措施防止事故發(fā)生。（二）安全制度1.門禁制度：嚴格執(zhí)行公司門禁制度，員工憑有效證件進出服務用房。非本公司人員進入服務用房需經相關部門或人員批準，并進行登記。加強門禁設施的管理和維護，確保門禁系統正常運行。2.消防安全制度：建立健全消防安全管理制度，配備必要的消防器材和設施。定期組織消防演練，提高員工消防安全意識和應急處置能力。加強對消防通道、疏散通道的管理，確保暢通無阻。嚴禁在服務用房內吸煙和使用明火，如需進行動火作業(yè)，應辦理動火審批手續(xù)，并采取相應的防火措施。3.電氣安全制度：加強對服務用房電氣設備的管理，定期進行電氣安全檢查，確保電氣設備運行正常。嚴禁私拉亂接電線，不得使用大功率違規(guī)電器。對電氣設備的安裝、維修和改造，應委托具有相應資質的單位進行，確保符合電氣安全標準。4.安全檢查制度：定期組織對服務用房進行安全檢查，檢查內容包括房屋結構、設施設備、消防安全、電氣安全等方面。對檢查中發(fā)現的安全隱患，應及時下達整改通知書，明確整改責任人和整改期限，督促相關部門和人員進行整改。整改完成后，進行復查驗收，確保安全隱患得到徹底消除。（三）應急處置1.應急預案制定：制定完善的服務用房安全應急預案，明確各類安全事故的應急處置流程和責任分工。應急預案應包括火災、地震、電氣故障、設備故障等方面的內容，并定期進行演練和修訂。2.應急救援組織：成立應急救援小組，明確小組成員的職責和分工。應急救援小組應具備一定的應急處置能力，能夠在安全事故發(fā)生時迅速開展救援工作。3.應急物資儲備：配備必要的應急物資，如滅火器、消防水帶、應急照明設備、急救藥品等，并定期進行檢查和維護，確保應急物資處于良好狀態(tài)。4.事故報告與處理：安全事故發(fā)生后，現場人員應立即報告本部門負責人和公司安全管理部門，并采取必要的應急措施，防止事故擴大。公司安全管理部門接到報告后，應及時啟動應急預案，組織應急救援工作，并向上級主管部門報告事故情況。事故處理結束后，應及時進行總結分析，查找事故原因，采取相應的防范措施，防止類似事故再次發(fā)生。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.內部監(jiān)督：行政管理部門負責對服務用房的使用管理情況進行日常監(jiān)督檢查，定期對各部門的使用情況、維護情況、安全管理情況等進行檢查評估，發(fā)現問題及時督促整改。2.審計監(jiān)督：公司審計部門定期對服務用房費用的核算、支付、結算等情況進行審計監(jiān)督，確保費用管理規(guī)范、透明。審計過程中如發(fā)現問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.考核指標：建立服務用房使用管理考核評價指標體系，包括使用規(guī)范執(zhí)行情況、維護維修情況、安全管理情況、費用控制情況等方面的指標?？己酥笜藨鞔_、具體、可量化，便于考核評價。2.考核周期：服務用房使用管理考核評價每半年進行一次，由行政管理部門負責組織實施。3.考核方式：考核方式采用自評與互評相結合的方式。各部門先進行自評，填寫考核自評表，總結本部門在服務用房使用