PAGE衛(wèi)生系統(tǒng)檔案規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生系統(tǒng)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和有效保護(hù)，提高衛(wèi)生系統(tǒng)工作效率和管理水平，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生系統(tǒng)內(nèi)各級(jí)各類醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)、衛(wèi)生行政部門及其所屬單位（以下統(tǒng)稱“本單位”）的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本單位檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。各部門形成的檔案材料應(yīng)及時(shí)歸檔，統(tǒng)一由檔案管理部門保管。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映本單位各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和可靠性。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案安全防護(hù)措施，確保檔案的安全與保密。嚴(yán)格限制檔案的查閱范圍，防止檔案信息的泄露。4.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，為單位各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)本單位檔案的集中統(tǒng)一管理工作。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集負(fù)責(zé)收集本單位各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文件材料，并督促各部門及時(shí)歸檔。2.檔案整理按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管做好檔案庫(kù)房的安全管理工作，確保檔案的實(shí)體安全。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.檔案鑒定定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，剔除無(wú)保存價(jià)值的檔案，對(duì)已到保管期限的檔案提出存毀意見。5.檔案統(tǒng)計(jì)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。6.檔案利用負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，及時(shí)歸還檔案，并做好利用登記工作。7.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。（三）各部門職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作，并定期向檔案管理部門移交。2.嚴(yán)格按照檔案管理部門的要求，做好本部門文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的完整、準(zhǔn)確。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。三、檔案的收集與歸檔（一）文件材料的形成與積累1.本單位各部門在工作活動(dòng)中應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本單位實(shí)際工作需要，及時(shí)形成、積累和整理各種文件材料。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署完備，注明日期。（二）歸檔范圍1.黨群工作類包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作等方面的文件材料。2.行政管理類包括單位行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)督、后勤保障等方面的文件材料。3.業(yè)務(wù)管理類包括醫(yī)療業(yè)務(wù)管理、疾病預(yù)防控制、衛(wèi)生監(jiān)督、婦幼保健、健康教育等方面的文件材料。4.科研教學(xué)類包括科研項(xiàng)目管理、教學(xué)管理、學(xué)術(shù)交流等方面的文件材料。5.基本建設(shè)類包括基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等方面的文件材料。6.設(shè)備儀器類包括設(shè)備儀器的購(gòu)置、使用、維護(hù)、報(bào)廢等方面的文件材料。7.聲像電子類包括照片、錄音、錄像、電子文件等聲像電子材料。（三）歸檔時(shí)間1.各部門應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的文件材料整理歸檔完畢，并移交檔案管理部門。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（四）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，符合歸檔范圍的要求。2.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，編制詳細(xì)的歸檔目錄。3.歸檔的文件材料應(yīng)裝訂整齊，采用耐久性強(qiáng)的書寫材料和裝訂方式。4.電子文件應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)電子文件管理的規(guī)定進(jìn)行整理歸檔，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。四、檔案的整理與分類（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法本單位檔案采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類法進(jìn)行分類。1.年度分類將檔案按形成年度進(jìn)行劃分，不同年度的檔案分別整理。2.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類在年度內(nèi)，按單位內(nèi)部機(jī)構(gòu)或問(wèn)題進(jìn)行分類。如黨群工作、行政管理、業(yè)務(wù)管理等。3.保管期限分類根據(jù)檔案的保存價(jià)值，將檔案劃分為永久、長(zhǎng)期（1650年）、短期（15年以下）三種保管期限。（三）編號(hào)與編目1.編號(hào)對(duì)整理好的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，并便于識(shí)別和檢索。編號(hào)方法可采用全宗號(hào)年度保管期限流水號(hào)的形式。2.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)詳細(xì)記錄案卷的編號(hào)、題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁(yè)數(shù)等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)記錄每份文件的編號(hào)、題名、日期、頁(yè)號(hào)等信息。五、檔案的保管（一）檔案庫(kù)房建設(shè)1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的地方，遠(yuǎn)離火源、水源和污染源。2.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮（防霉）、防蟲、防鼠、防光、防塵、防污染等安全防護(hù)設(shè)施。3.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置專門的檔案架（柜），檔案架（柜）應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。（二）檔案保管措施1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。對(duì)破損、褪色有害生物等影響檔案安全的情況，應(yīng)及時(shí)采取修復(fù)、復(fù)制等措施。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房應(yīng)做好登記。4.對(duì)電子檔案應(yīng)采取備份存儲(chǔ)措施，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）檔案保管期限的劃分與調(diào)整1.檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和檔案的實(shí)際價(jià)值確定。2.定期對(duì)檔案保管期限進(jìn)行鑒定和調(diào)整，對(duì)已到保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及相關(guān)部門人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合本單位檔案的實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案鑒定應(yīng)從檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行全面分析，確定檔案的保存價(jià)值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出存毀意見。3.對(duì)鑒定工作小組提出的存毀意見進(jìn)行審核，報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（四）銷毀程序1.對(duì)已批準(zhǔn)銷毀且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，包括檔案的題名、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，并將銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與檢索（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。（二）檔案檢索1.建立完善的檔案檢索體系，編制多種檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄、人名索引、電子檢索系統(tǒng)等，方便檔案的查找和利用。2.不斷優(yōu)化檔案檢索工具，提高檢索效率，滿足檔案利用者的需求。八、檔案的利用（一）利用范圍本單位工作人員因工作需要可查閱、借閱本單位檔案；外單位因工作需要查閱本單位檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱本單位檔案，應(yīng)提前向本單位提出申請(qǐng)，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，持單位介紹信到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，應(yīng)經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱、借閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、歸還日期等信息。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立覆蓋本單位檔案管理全過(guò)程的信息化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索利用、在線管理和安全共享等功能。（二）信息化管理措施1.配備必要的計(jì)算機(jī)設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等硬件設(shè)施，滿足檔案信息化管理的需要。2.選用適合本單位檔案管理的信息化管理軟件，對(duì)檔案信息進(jìn)行分類錄入、存儲(chǔ)和管理。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等安全措施，確保檔案信息的安全。4.定期對(duì)檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三