PAGE為啥要規(guī)范單據(jù)管理制度一、總則（一）目的本單據(jù)管理制度旨在加強(qiáng)公司/組織內(nèi)部財(cái)務(wù)管理，規(guī)范各類單據(jù)的使用、流轉(zhuǎn)、保管等流程，確保財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司/組織的正常運(yùn)營秩序，保障公司/組織及相關(guān)利益者的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門涉及的所有與財(cái)務(wù)收支相關(guān)的單據(jù)，包括但不限于發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、付款申請單、出入庫單、銷售訂單、采購訂單等。（三）基本原則1.合法性原則嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、稅收政策以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保單據(jù)的開具、取得和使用符合規(guī)定。2.真實(shí)性原則單據(jù)所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)必須真實(shí)發(fā)生，內(nèi)容與實(shí)際交易相符，不得虛構(gòu)或篡改。3.完整性原則單據(jù)應(yīng)具備完整的要素，包括日期、金額、業(yè)務(wù)內(nèi)容、雙方當(dāng)事人、簽字蓋章等，確保信息準(zhǔn)確無誤。4.及時(shí)性原則及時(shí)開具、取得和處理單據(jù)，保證財(cái)務(wù)信息的及時(shí)傳遞和記錄，避免延誤導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)失真或業(yè)務(wù)處理受阻。5.規(guī)范性原則統(tǒng)一單據(jù)格式、填寫要求和流轉(zhuǎn)程序，確保單據(jù)的規(guī)范使用和管理，便于財(cái)務(wù)核算和審計(jì)監(jiān)督。二、單據(jù)的種類及使用規(guī)范（一）發(fā)票1.定義及分類發(fā)票是指在購銷商品、提供或者接受服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動(dòng)中，開具、收取的收付款憑證。分為增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票、機(jī)動(dòng)車銷售統(tǒng)一發(fā)票、二手車銷售統(tǒng)一發(fā)票等。2.開具要求銷售商品、提供服務(wù)以及從事其他經(jīng)營活動(dòng)的單位和個(gè)人，對外發(fā)生經(jīng)營業(yè)務(wù)收取款項(xiàng)，收款方應(yīng)當(dāng)向付款方開具發(fā)票；特殊情況下，由付款方向收款方開具發(fā)票。開具發(fā)票應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定的時(shí)限、順序、欄目，全部聯(lián)次一次性如實(shí)開具，并加蓋發(fā)票專用章。填寫項(xiàng)目齊全，內(nèi)容真實(shí)，字跡清楚，全部聯(lián)次一次打印，內(nèi)容完全一致。發(fā)票開具不得涂改、挖補(bǔ)、撕毀等。3.取得要求取得發(fā)票時(shí)，不得要求變更品名和金額。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，任何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。取得發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)核對發(fā)票信息，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與開票方聯(lián)系解決。（二）收據(jù)1.定義收據(jù)是企事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中使用的原始憑證，主要是指財(cái)政部門印制的蓋有財(cái)政票據(jù)監(jiān)制章的收付款憑證，用于行政事業(yè)性收入，即非應(yīng)稅業(yè)務(wù)。2.開具要求收據(jù)應(yīng)明確注明收款事由、金額、付款人等信息。加蓋單位財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。一式多聯(lián)的收據(jù)，應(yīng)按編號(hào)順序使用，不得跳號(hào)、拆本使用。3.使用范圍收取押金、定金、往來款項(xiàng)等非經(jīng)營性收入時(shí)開具。不得代替發(fā)票用于經(jīng)營性業(yè)務(wù)收款。（三）報(bào)銷單1.定義報(bào)銷單是員工因公務(wù)支出后，用于向公司/組織申請報(bào)銷費(fèi)用的單據(jù)。2.填寫要求詳細(xì)填寫報(bào)銷日期、報(bào)銷人姓名、部門、報(bào)銷事由、金額明細(xì)等。所附原始憑證應(yīng)真實(shí)、合法、有效，與報(bào)銷事由相符，并注明張數(shù)。報(bào)銷人應(yīng)簽字確認(rèn)，部門負(fù)責(zé)人審核簽字，財(cái)務(wù)部門審核簽字，最終由審批人審批簽字。3.報(bào)銷流程報(bào)銷人整理好報(bào)銷憑證，填寫報(bào)銷單。將報(bào)銷單提交給部門負(fù)責(zé)人，部門負(fù)責(zé)人對報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核簽字。財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷憑證的合法性、合規(guī)性、金額準(zhǔn)確性等進(jìn)行審核簽字。審批人根據(jù)公司/組織的財(cái)務(wù)制度和審批權(quán)限進(jìn)行最終審批。審批通過后，財(cái)務(wù)部門予以報(bào)銷付款。（四）付款申請單1.定義付款申請單是公司/組織內(nèi)部用于申請對外支付款項(xiàng)的單據(jù)。2.填寫要求填寫付款日期、收款單位名稱、賬號(hào)、開戶行、付款金額、付款事由等。附上相關(guān)合同、協(xié)議、發(fā)票等證明文件。申請人、部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、審批人依次簽字。3.付款流程業(yè)務(wù)部門根據(jù)合同或協(xié)議要求，填寫付款申請單。提交給部門負(fù)責(zé)人審核簽字，確認(rèn)付款事項(xiàng)的真實(shí)性和必要性。財(cái)務(wù)部門審核付款申請單及相關(guān)證明文件，核實(shí)資金來源、付款金額等，簽字確認(rèn)。審批人按照審批權(quán)限進(jìn)行審批。財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果安排付款，確保資金支付的準(zhǔn)確性和安全性。（五）出入庫單1.定義出入庫單是記錄企業(yè)/組織物資出入庫情況的單據(jù)，包括原材料、產(chǎn)成品、辦公用品等的出入庫。2.入庫單填寫要求填寫入庫日期、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、供應(yīng)商等信息。倉庫保管人員驗(yàn)收物資后簽字確認(rèn)，采購人員或送貨人員簽字。一式多聯(lián)，分別用于倉庫記賬、財(cái)務(wù)核算、采購部門留存等。3.出庫單填寫要求填寫出庫日期、物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用人等信息。倉庫保管人員根據(jù)審批后的領(lǐng)料單發(fā)貨，雙方簽字確認(rèn)。作為倉庫物資減少的依據(jù)，同時(shí)傳遞給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行成本核算。（六）銷售訂單1.定義銷售訂單是企業(yè)與客戶簽訂的銷售合同或協(xié)議的書面記錄，明確了銷售產(chǎn)品或服務(wù)的品種、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等條款。2.內(nèi)容要求包含客戶信息、訂單編號(hào)、訂單日期、產(chǎn)品或服務(wù)明細(xì)、價(jià)格條款、交貨地點(diǎn)、交貨期等。雙方簽字蓋章確認(rèn)，作為銷售業(yè)務(wù)執(zhí)行和財(cái)務(wù)核算的依據(jù)。3.管理要求銷售部門應(yīng)及時(shí)跟蹤銷售訂單的執(zhí)行情況，確保按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。財(cái)務(wù)部門根據(jù)銷售訂單進(jìn)行收入確認(rèn)和應(yīng)收賬款管理。（七）采購訂單1.定義采購訂單是企業(yè)向供應(yīng)商發(fā)出的采購貨物或服務(wù)的書面指令，明確了采購的品種、數(shù)量、價(jià)格、交貨期等要求。2.內(nèi)容要求填寫供應(yīng)商信息、訂單編號(hào)、訂單日期、采購明細(xì)、價(jià)格條款、交貨地點(diǎn)、交貨期等。經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核簽字，發(fā)送給供應(yīng)商確認(rèn)。作為采購業(yè)務(wù)執(zhí)行和財(cái)務(wù)核算的依據(jù)，財(cái)務(wù)部門據(jù)此進(jìn)行應(yīng)付賬款管理和成本核算。三、單據(jù)的流轉(zhuǎn)程序（一）業(yè)務(wù)發(fā)生環(huán)節(jié)1.各部門在開展業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，涉及到財(cái)務(wù)收支的，應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)取得或開具相應(yīng)的單據(jù)。例如，銷售部門簽訂銷售合同后，應(yīng)及時(shí)開具發(fā)票；采購部門采購物資時(shí)，應(yīng)取得供應(yīng)商提供的發(fā)票及相關(guān)送貨單等。2.業(yè)務(wù)人員應(yīng)確保取得的單據(jù)真實(shí)、合法、有效，并按照要求填寫完整。對于不符合規(guī)定的單據(jù)，應(yīng)及時(shí)與對方溝通更換。（二）部門內(nèi)部流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)1.業(yè)務(wù)人員取得單據(jù)后，應(yīng)首先在本部門內(nèi)部進(jìn)行流轉(zhuǎn)審批。如報(bào)銷單需由報(bào)銷人填寫后，依次提交給部門負(fù)責(zé)人審核簽字，部門負(fù)責(zé)人對報(bào)銷事項(xiàng)的真實(shí)性、合理性進(jìn)行把關(guān)，確保費(fèi)用支出符合公司/組織的規(guī)定和業(yè)務(wù)實(shí)際需要。2.對于涉及采購、銷售等業(yè)務(wù)的單據(jù)，如采購訂單、銷售訂單，業(yè)務(wù)人員應(yīng)在部門內(nèi)部進(jìn)行流程跟蹤，確保訂單的執(zhí)行情況得到及時(shí)反饋和處理。（三）財(cái)務(wù)部門審核環(huán)節(jié)1.部門內(nèi)部審批通過的單據(jù)，流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)人員對單據(jù)的合法性、合規(guī)性、金額準(zhǔn)確性等進(jìn)行審核。對于發(fā)票，檢查發(fā)票的真?zhèn)巍㈤_票內(nèi)容是否與業(yè)務(wù)相符、稅率是否正確、發(fā)票專用章是否合規(guī)等。對于報(bào)銷單，核對報(bào)銷金額是否符合公司/組織的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，所附原始憑證是否齊全、真實(shí)，簽字審批流程是否完整。對于付款申請單，審核付款依據(jù)是否充分，付款金額是否準(zhǔn)確，資金安排是否合理等。2.財(cái)務(wù)部門在審核過程中，如發(fā)現(xiàn)單據(jù)存在問題，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)業(yè)務(wù)部門或人員溝通，要求補(bǔ)充資料或更正錯(cuò)誤。審核無誤后，財(cái)務(wù)人員簽字確認(rèn)。（四）審批環(huán)節(jié)1.財(cái)務(wù)審核通過的單據(jù)，根據(jù)公司/組織的審批權(quán)限，流轉(zhuǎn)至相應(yīng)的審批人進(jìn)行最終審批。審批人應(yīng)根據(jù)公司/組織的財(cái)務(wù)制度、業(yè)務(wù)政策等，對單據(jù)所涉及的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行全面審查，做出審批決定。2.對于重大金額的支出或重要業(yè)務(wù)的單據(jù)，可能需要經(jīng)過多級審批或集體決策。審批人應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，確保公司/組織的利益不受損害，防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。（五）歸檔環(huán)節(jié)1.經(jīng)過審批的單據(jù)，由財(cái)務(wù)部門按照會(huì)計(jì)檔案管理的要求進(jìn)行歸檔保管。歸檔時(shí)，應(yīng)按照單據(jù)的種類、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，確保檔案的完整性和可查閱性。2.歸檔后的單據(jù)應(yīng)妥善保管，保存期限按照國家法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定執(zhí)行。在保管期限內(nèi)，如需查閱或調(diào)閱單據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定的程序辦理審批手續(xù)。四、單據(jù)的保管與銷毀（一）保管要求1.設(shè)立專門的單據(jù)保管場所，配備必要的保管設(shè)備，如文件柜、保險(xiǎn)柜等，確保單據(jù)存放安全、有序。2.按照單據(jù)的種類、時(shí)間順序等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。對于重要的單據(jù)，如發(fā)票存根聯(lián)、合同協(xié)議等，應(yīng)單獨(dú)存放并做好標(biāo)識(shí)。3.建立單據(jù)保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄單據(jù)的種類、編號(hào)、日期、來源、去向等信息，以便進(jìn)行跟蹤和核對。4.定期對單據(jù)進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。如發(fā)現(xiàn)單據(jù)丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（二）銷毀規(guī)定1.單據(jù)保管期滿后，按照國家法律法規(guī)和公司/組織的規(guī)定進(jìn)行銷毀。銷毀前，應(yīng)編制銷毀清單，列出需銷毀單據(jù)的種類、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.銷毀清單需經(jīng)財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門等相關(guān)人員審核簽字確認(rèn)。3.選擇合適的銷毀方式，如粉碎、焚燒等，確保單據(jù)信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)有專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，并記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等情況。4.銷毀后的銷毀清單應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案的一部分進(jìn)行長期保存。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對單據(jù)管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查單據(jù)的開具、取得、流轉(zhuǎn)、保管等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)日常財(cái)務(wù)管理，對單據(jù)的審核工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。3.各部門應(yīng)配合內(nèi)部監(jiān)督工作，如實(shí)提供相關(guān)單據(jù)和資料，接受審計(jì)人員和財(cái)務(wù)人員的檢查。（二）外部監(jiān)督1.積極接受稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計(jì)機(jī)構(gòu)等外部部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)單據(jù)和財(cái)務(wù)資料。2.對于外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改落實(shí)，并將整改情況報(bào)告公司/組織管理層及相關(guān)部門。（三）違規(guī)處理1.對于違反單據(jù)管理制度的行為，如未按規(guī)定開具發(fā)票、虛假報(bào)銷、單據(jù)丟失等，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。對直接責(zé)任人進(jìn)行批評教育、警告、罰款等處罰。對造成公司/組織經(jīng)濟(jì)損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員的賠償責(zé)任。涉及違法犯罪的，依法移送司法機(jī)關(guān)處理。2.建立違規(guī)行為記錄檔案，對違規(guī)人員的處罰情