PAGE審理檔案規(guī)范化管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織審理檔案的規(guī)范化管理，確保審理檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高檔案利用效率，更好地服務(wù)于公司/組織的各項(xiàng)工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及審理檔案管理的部門和人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：審理檔案應(yīng)如實(shí)反映審理工作的全過程和實(shí)際情況。2.完整性原則：涵蓋審理工作中形成的各類文件、資料，確保檔案的全面性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類和邏輯順序進(jìn)行整理歸檔，便于查找和利用。5.保密性原則：對(duì)涉及機(jī)密的審理檔案嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善審理檔案規(guī)范化管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)各部門做好審理檔案的收集、整理、歸檔等工作。3.負(fù)責(zé)審理檔案的集中保管，確保檔案的安全和完整。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，提供檔案查詢服務(wù)，提高檔案利用效率。5.定期對(duì)審理檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和總結(jié)，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門審理檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案的真實(shí)性和完整性。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。三、檔案收集（一）收集范圍1.審理案件過程中形成的各類文件，包括立案審批表、審理通知書、調(diào)查取證材料、當(dāng)事人陳述、證人證言、鑒定報(bào)告、審理報(bào)告、處理決定等。2.與審理案件相關(guān)的會(huì)議記錄、紀(jì)要、討論稿等。3.案件當(dāng)事人提交的各類書面材料。4.其他與審理案件有關(guān)的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)審理檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損毀或丟失。3.對(duì)于重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份，以防丟失。（三）收集時(shí)間1.在審理案件結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，承辦部門應(yīng)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。2.對(duì)于一些時(shí)效性較強(qiáng)的檔案材料，應(yīng)及時(shí)收集，確保檔案的完整性。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照案件性質(zhì)進(jìn)行分類，如民事案件、刑事案件、行政案件等。2.對(duì)于每一類案件，再按照審理階段進(jìn)行細(xì)分，如立案階段、審理階段、執(zhí)行階段等。3.同一審理階段的檔案，按照文件的重要程度、形成時(shí)間等順序進(jìn)行排列。（二）整理步驟1.對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行清理，去除無關(guān)的文件和重復(fù)的材料。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行分類，并編制相應(yīng)的目錄。3.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。4.將檔案材料按照編號(hào)順序依次排列，并裝入檔案盒或文件夾中。5.在檔案盒或文件夾上標(biāo)注檔案類別、編號(hào)、年度等信息。（三）整理要求1.整理后的檔案應(yīng)整齊、規(guī)范，便于查閱和保管。2.檔案目錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，與檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)。3.檔案編號(hào)應(yīng)連續(xù)、完整，不得出現(xiàn)重號(hào)或漏號(hào)。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門將整理好的檔案移交至檔案管理部門后，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行核對(duì)和驗(yàn)收。2.驗(yàn)收合格的檔案，檔案管理部門應(yīng)按照歸檔要求進(jìn)行上架存放，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。3.對(duì)于不符合歸檔要求的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)通知承辦部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正，直至符合要求為止。（二）歸檔時(shí)間1.檔案管理部門應(yīng)在收到各部門移交的檔案后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。2.對(duì)于一些數(shù)量較多、整理難度較大的檔案，可適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔時(shí)間，但最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)齊全、完整，符合整理和分類標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)按照規(guī)定的順序上架存放，便于查找和利用。3.檔案管理部門應(yīng)建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔時(shí)間、類別、編號(hào)等信息。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度和濕度應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。3.檔案庫房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度監(jiān)測(cè)設(shè)備等。（二）保管方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序上架存放，不同年度、不同類別的檔案應(yīng)分開存放。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。4.建立檔案保管期限表，明確各類檔案的保管期限，并按照保管期限進(jìn)行分類存放。（三）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)于破損、褪色、字跡模糊等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，防止檔案信息泄露。4.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入。七、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.因工作需要查閱審理檔案的，查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的類別、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《檔案查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在檔案查閱登記簿上進(jìn)行登記。4.查閱人員應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，不得涂改、損毀、抽取檔案材料。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無損。（二）借閱程序1.因特殊原因需要借閱審理檔案的，借閱人員應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的類別、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息。2.《檔案借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。3.檔案管理部門為借閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在檔案借閱登記簿上進(jìn)行詳細(xì)登記，包括借閱時(shí)間、借閱期限、借閱人員姓名、部門等信息。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴(kuò)大借閱范圍。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或信息泄露等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。（三）查閱與借閱限制1.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的審理檔案，未經(jīng)批準(zhǔn)不得查閱和借閱。2.正在審理或尚未審結(jié)的案件檔案，在案件審結(jié)前，除案件承辦人員外，其他人員不得查閱和借閱。3.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得私自復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照檔案保管期限表，對(duì)到期的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)專業(yè)人員組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出鑒定意見，分為繼續(xù)保存、銷毀兩種。3.對(duì)于擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的類別、編號(hào)、年度、數(shù)量等信息。4.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）銷毀程序1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可采用焚燒、粉碎等方式銷毀；對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。3.在銷毀檔案過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)。4.銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)將《檔案銷毀清單》歸檔保存，作為檔案銷毀的憑證。九、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的年度新增數(shù)量、累計(jì)數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，如查閱次數(shù)、借閱次數(shù)、利用目的等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)，如檔案完好率、破損率等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案管理系統(tǒng)，自動(dòng)生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，提高統(tǒng)計(jì)工作效率。（三）分析要求1.