PAGE公務(wù)員郵箱管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公務(wù)員郵箱的使用與管理，確保郵箱系統(tǒng)的安全、穩(wěn)定、高效運(yùn)行，保障信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全，特制定本管理制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本單位全體公務(wù)員郵箱的使用、管理與維護(hù)。（三）基本原則1.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)郵箱內(nèi)信息的安全與機(jī)密性，防止信息泄露、丟失或被非法篡改。2.規(guī)范使用原則：所有公務(wù)員應(yīng)按照規(guī)定的流程和方式使用郵箱，確保郵件內(nèi)容合法、合規(guī)、得體。3.高效便捷原則：在保障安全和規(guī)范的前提下，充分發(fā)揮郵箱系統(tǒng)的便捷性，提高工作效率。二、郵箱賬號(hào)管理（一）賬號(hào)申請(qǐng)1.新入職公務(wù)員由所在部門統(tǒng)一提交郵箱賬號(hào)申請(qǐng)，填寫《公務(wù)員郵箱賬號(hào)申請(qǐng)表》，注明姓名、部門、職務(wù)、聯(lián)系電話等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至信息管理部門進(jìn)行賬號(hào)創(chuàng)建。（二）賬號(hào)分配1.信息管理部門根據(jù)申請(qǐng)表為公務(wù)員分配唯一的郵箱賬號(hào)，賬號(hào)格式為：姓名拼音首字母+部門編號(hào)+工號(hào)。例如：張三在行政部門，工號(hào)為001，則其郵箱賬號(hào)為zsxz001@[單位域名]。2.賬號(hào)分配后，信息管理部門應(yīng)及時(shí)通知申請(qǐng)人賬號(hào)信息，并告知初始密碼設(shè)置方式。（三）賬號(hào)變更1.公務(wù)員因崗位調(diào)動(dòng)、離職等原因需要變更郵箱賬號(hào)信息的，所在部門應(yīng)及時(shí)通知信息管理部門。2.信息管理部門根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行賬號(hào)信息變更，并做好記錄。（四）賬號(hào)停用與刪除1.公務(wù)員離職時(shí)，所在部門應(yīng)在其辦理離職手續(xù)前通知信息管理部門停用郵箱賬號(hào)。2.信息管理部門在確認(rèn)離職手續(xù)辦理完畢后，方可刪除郵箱賬號(hào)及相關(guān)數(shù)據(jù)。刪除操作應(yīng)遵循數(shù)據(jù)備份與存儲(chǔ)的相關(guān)規(guī)定，確保重要信息的可追溯性。三、郵箱使用規(guī)范（一）郵件收發(fā)1.郵件主題：郵件主題應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確概括郵件主要內(nèi)容，便于收件人快速了解郵件主旨。嚴(yán)禁使用無主題或含義不清的主題。2.郵件正文：郵件正文應(yīng)語言規(guī)范、表達(dá)清晰、邏輯連貫。避免使用過于隨意、口語化或模糊不清的表述。內(nèi)容較多時(shí)，應(yīng)分段闡述，條理清晰。重要信息可適當(dāng)加粗、下劃線或使用不同顏色標(biāo)注，但應(yīng)避免過度使用，以免影響閱讀體驗(yàn)。涉及工作安排、任務(wù)要求、重要事項(xiàng)等內(nèi)容時(shí)，應(yīng)明確具體時(shí)間、地點(diǎn)、責(zé)任人、工作標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵要素，確保收件人能夠準(zhǔn)確理解并執(zhí)行。3.附件管理：如郵件包含附件，應(yīng)在正文中明確說明附件內(nèi)容，以便收件人提前了解。附件應(yīng)確保內(nèi)容完整、格式正確、無病毒感染。對(duì)于較大附件，建議先進(jìn)行壓縮處理，以減少郵件傳輸時(shí)間和占用空間。禁止發(fā)送與工作無關(guān)的超大附件或惡意軟件附件，以免影響郵箱系統(tǒng)正常運(yùn)行或造成安全隱患。（二）郵件回復(fù)1.收到郵件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理和回復(fù)。對(duì)于緊急重要郵件，原則上應(yīng)在[X]小時(shí)內(nèi)給予答復(fù)；對(duì)于一般性郵件，應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)回復(fù)。2.回復(fù)郵件時(shí)，應(yīng)確保針對(duì)性強(qiáng)，針對(duì)原郵件內(nèi)容進(jìn)行逐一回應(yīng)，避免遺漏重要問題。如有需要進(jìn)一步溝通或說明的事項(xiàng)，應(yīng)詳細(xì)闡述，不得含糊不清。33.若對(duì)原郵件內(nèi)容有不同意見或建議，應(yīng)在回復(fù)中清晰表達(dá)，同時(shí)說明理由和依據(jù)，以便雙方進(jìn)行充分溝通和協(xié)商。（三）郵件轉(zhuǎn)發(fā)1.如需轉(zhuǎn)發(fā)郵件，應(yīng)確保轉(zhuǎn)發(fā)行為的必要性和合規(guī)性。不得隨意轉(zhuǎn)發(fā)涉及敏感信息、商業(yè)機(jī)密或未經(jīng)授權(quán)的郵件。2.轉(zhuǎn)發(fā)郵件時(shí)，應(yīng)在轉(zhuǎn)發(fā)內(nèi)容中注明轉(zhuǎn)發(fā)原因及相關(guān)說明，不得擅自修改原郵件內(nèi)容或隱瞞重要信息。3.對(duì)于需要多人知曉的郵件，應(yīng)通過合適的方式進(jìn)行批量轉(zhuǎn)發(fā)，但需確保收件人明確知曉郵件來源和目的，避免造成信息混亂。（四）郵件分類與歸檔1.公務(wù)員應(yīng)根據(jù)郵件主題、內(nèi)容、性質(zhì)等因素對(duì)郵件進(jìn)行合理分類，如工作通知、業(yè)務(wù)往來、會(huì)議紀(jì)要、個(gè)人事務(wù)等。2.定期對(duì)郵件進(jìn)行歸檔整理，可按照時(shí)間順序、部門分類或其他便于查找和管理的方式進(jìn)行。歸檔后的郵件應(yīng)確保能夠快速檢索和查閱，以便日后參考和追溯相關(guān)信息。3.重要郵件應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，可采用本地硬盤備份、外部存儲(chǔ)設(shè)備備份或云存儲(chǔ)等方式，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。四、郵箱安全管理（一）密碼管理1.公務(wù)員應(yīng)妥善保管郵箱密碼，不得將密碼告知他人。密碼應(yīng)具備一定的強(qiáng)度，包含字母、數(shù)字和特殊字符，長(zhǎng)度不少于[X]位。2.定期更換郵箱密碼，建議每[X]個(gè)月更換一次。密碼更換后，應(yīng)及時(shí)通知可能需要使用該郵箱的相關(guān)人員。3.若發(fā)現(xiàn)密碼可能泄露，應(yīng)立即登錄郵箱系統(tǒng)修改密碼，并向信息管理部門報(bào)告。（二）安全防護(hù)1.安裝正版殺毒軟件和防火墻，定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)更新，確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全。2.避免在不安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用郵箱，如公共無線網(wǎng)絡(luò)、不明來源的熱點(diǎn)等。如需在公共網(wǎng)絡(luò)使用，應(yīng)先確認(rèn)網(wǎng)絡(luò)安全性，并采取必要的加密措施。3.警惕釣魚郵件和詐騙信息，不輕易點(diǎn)擊郵件中的鏈接或下載附件。對(duì)于可疑郵件，應(yīng)及時(shí)向信息管理部門咨詢核實(shí)。（三）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.信息管理部門應(yīng)定期對(duì)郵箱數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份周期為[X]天。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放一份，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保在郵箱系統(tǒng)出現(xiàn)故障或數(shù)據(jù)丟失時(shí)能夠及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)。數(shù)據(jù)恢復(fù)測(cè)試應(yīng)定期進(jìn)行，確?；謴?fù)流程的有效性和可靠性。（四）安全審計(jì)1.信息管理部門應(yīng)建立郵箱使用安全審計(jì)機(jī)制，定期對(duì)郵箱系統(tǒng)的操作記錄、登錄情況、郵件收發(fā)等進(jìn)行審計(jì)。2.審計(jì)內(nèi)容包括但不限于異常登錄行為、大量異常郵件發(fā)送、違規(guī)轉(zhuǎn)發(fā)等情況。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的安全問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查處理，并采取相應(yīng)的防范措施。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.信息管理部門負(fù)責(zé)對(duì)郵箱使用情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期抽查公務(wù)員的郵箱使用記錄，確保其符合本管理制度規(guī)范。2.各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門公務(wù)員郵箱使用的管理和監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，并向信息管理部門反饋。（二）考核機(jī)制1.將郵箱使用情況納入公務(wù)員績(jī)效考核體系，考核內(nèi)容包括郵箱使用規(guī)范執(zhí)行情況、郵件處理效率、信息安全保護(hù)等方面。2.對(duì)于違反本管理制度規(guī)范的行為，視情節(jié)輕重給予相