PAGE檔案保存與管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案的科學(xué)管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、積累、整理、歸檔、保存和利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則：全面收集、整理和保存公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.保密性原則：根據(jù)檔案的密級(jí)，采取相應(yīng)的保密措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司/組織的利益和安全。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案檢索和利用體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案的利用效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立獨(dú)立的檔案管理部門，負(fù)責(zé)公司/組織檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督檢查和具體實(shí)施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案收集與整理負(fù)責(zé)收集、征集公司/組織各部門及員工在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各類檔案。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理方法，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，確保檔案的整齊有序。2.檔案保管負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，確保檔案庫房的安全、整潔、通風(fēng)、防潮、防蟲、防火、防盜等條件符合要求。對(duì)檔案進(jìn)行妥善保管，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案損壞、丟失等問題。做好檔案的數(shù)字化工作，將重要檔案進(jìn)行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和管理。3.檔案利用與服務(wù)建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案檢索工具，如目錄、索引等，方便檔案的查詢和利用。按照規(guī)定的程序和手續(xù)，為公司/組織內(nèi)部各部門及員工提供檔案借閱、查閱等服務(wù)，確保檔案的合理利用。對(duì)檔案利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)掌握檔案的利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。4.檔案鑒定與銷毀根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實(shí)際情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理，確保檔案銷毀工作的安全、規(guī)范。5.檔案統(tǒng)計(jì)與上報(bào)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。定期向上級(jí)主管部門和相關(guān)部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，及時(shí)反映公司/組織檔案管理工作的基本情況。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司/組織的行政公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理、證照管理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)管理類：根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、技術(shù)研發(fā)等各類業(yè)務(wù)檔案，記錄公司/組織在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的相關(guān)文件、資料和數(shù)據(jù)。3.項(xiàng)目管理類：針對(duì)公司/組織開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等檔案。4.合同協(xié)議類：公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等檔案，按照合同的性質(zhì)和類別進(jìn)行分類管理。5.財(cái)務(wù)審計(jì)類：包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等財(cái)務(wù)審計(jì)方面的檔案。6.聲像電子類：記錄公司/組織活動(dòng)的照片、錄音、錄像、電子文檔、數(shù)據(jù)庫等聲像電子檔案。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則：采用層次分類編號(hào)法，按照檔案分類類別，為每一類檔案編制唯一的編號(hào)。編號(hào)由數(shù)字和字母組成，具體格式為：[大類代碼][中類代碼][小類代碼][順序號(hào)]。2.大類代碼：根據(jù)檔案分類的一級(jí)類別，用一位大寫字母表示，如行政管理類用“A”表示，業(yè)務(wù)管理類用“B”表示，項(xiàng)目管理類用“C”表示，合同協(xié)議類用“D”表示，財(cái)務(wù)審計(jì)類用“E”表示，聲像電子類用“F”表示。3.中類代碼：根據(jù)大類下的二級(jí)類別，用兩位數(shù)字表示，如行政管理類中的人事檔案用“A01”表示，會(huì)議記錄用“A02”表示。4.小類代碼：根據(jù)中類下的三級(jí)類別，用兩位數(shù)字表示，如人事檔案中的員工履歷用“A0101”表示，員工培訓(xùn)檔案用“A0102”表示。5.順序號(hào)：按照檔案形成的先后順序，為每一份檔案編制順序號(hào)，用四位數(shù)字表示，如“A01010001”表示行政管理類人事檔案中的第一份員工履歷檔案。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍公司/組織內(nèi)部各部門在日常工作中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。公司/組織與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、意向書等文件。公司/組織員工個(gè)人在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料，如工作總結(jié)、調(diào)研報(bào)告、技術(shù)成果等。公司/組織參加各類會(huì)議、活動(dòng)、培訓(xùn)等形成的文件、資料、照片、錄像等。公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。2.收集要求各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。對(duì)收集到的檔案，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的文件，并按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、損壞或丟失。對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（二）檔案整理1.整理原則遵循檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。便于檔案的保管、利用和統(tǒng)計(jì)。符合國家有關(guān)檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.整理方法分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案集中在一起。編號(hào)：根據(jù)檔案編號(hào)規(guī)則，為每一份檔案編制唯一的編號(hào)，并在檔案封面、目錄等位置標(biāo)注編號(hào)。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，以便于檔案的查詢和利用。裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案的原貌，不得對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行裁剪或折疊。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案類別、編號(hào)范圍等信息。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.選址要求：檔案庫房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好、遠(yuǎn)離火源和水源的地方，避免建在地下室或低洼地帶。2.建筑結(jié)構(gòu)：檔案庫房的建筑結(jié)構(gòu)應(yīng)堅(jiān)固耐用，具有良好的防火、防潮、防蟲、防盜等性能。庫房應(yīng)采用鋼筋混凝土結(jié)構(gòu)或磚混結(jié)構(gòu)，墻體和屋頂應(yīng)進(jìn)行防潮、隔熱處理。3.內(nèi)部布局：檔案庫房應(yīng)合理劃分檔案存儲(chǔ)區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)、辦公區(qū)等功能區(qū)域，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。檔案存儲(chǔ)區(qū)應(yīng)設(shè)置密集架或檔案柜，用于存放檔案；整理區(qū)應(yīng)配備辦公桌椅、電腦、打印機(jī)等設(shè)備，用于檔案的整理和編目；查閱區(qū)應(yīng)設(shè)置查閱桌椅，方便檔案的查閱和利用；辦公區(qū)應(yīng)配備辦公設(shè)備，用于檔案管理人員的日常辦公。（二）檔案保管設(shè)備1.密集架：選擇質(zhì)量可靠、結(jié)構(gòu)合理、操作方便的密集架，用于存放紙質(zhì)檔案。密集架應(yīng)具有防火、防潮、防蟲、防盜等功能，能夠有效保護(hù)檔案的安全。2.檔案柜：根據(jù)檔案的分類和數(shù)量，選擇合適的檔案柜，如鐵皮柜、木質(zhì)柜等。檔案柜應(yīng)具有良好的密封性和穩(wěn)定性，能夠防止檔案受潮、變形和損壞。3.溫濕度控制設(shè)備：安裝溫濕度傳感器和空調(diào)、除濕機(jī)等設(shè)備，對(duì)檔案庫房的溫度和濕度進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和控制。檔案庫房的溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在45%60%之間。4.防火防盜設(shè)備：安裝火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火設(shè)備（如滅火器、消火栓等）和防盜報(bào)警系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，確保檔案庫房的消防安全和防盜安全。5.防蟲防霉設(shè)備：在檔案庫房內(nèi)放置防蟲藥品（如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等）和防霉藥品（如防霉劑、干燥劑等），防止檔案受到蟲害和霉菌的侵害。（三）檔案保管措施1.上架排列：將整理好的檔案按照編號(hào)順序上架排列，確保檔案存放的整齊有序。不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并在檔案架上標(biāo)注檔案類別和編號(hào)范圍。2.定期檢查：檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.防潮防蟲：采取防潮、防蟲措施，如在檔案庫房內(nèi)放置干燥劑、防蟲藥品等，定期對(duì)檔案進(jìn)行通風(fēng)換氣，保持檔案庫房的干燥和清潔。4.防火防盜：加強(qiáng)檔案庫房的消防安全和防盜安全管理，嚴(yán)禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火，定期檢查消防設(shè)備和防盜報(bào)警系統(tǒng)的運(yùn)行情況，確保其正常工作。5.電子檔案保管：對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、存儲(chǔ)容量大的存儲(chǔ)設(shè)備，如磁帶、光盤、硬盤等。備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與檔案庫房分開，以防止因自然災(zāi)害等原因?qū)е码娮訖n案丟失。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其可讀性和完整性。六、檔案的利用與服務(wù)（一）利用原則1.合法合規(guī)原則：檔案利用應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得損害國家利益、公司/組織利益和他人合法權(quán)益。2.審批登記原則：檔案利用應(yīng)經(jīng)過嚴(yán)格的審批程序，辦理登記手續(xù)，確保檔案利用的安全性和規(guī)范性。3.保密原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，確保檔案信息不泄露。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部：公司/組織各部門及員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外部單位：因工作需要，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，外部單位可以查閱、借閱公司/組織的相關(guān)檔案，但必須遵守公司/組織檔案管理規(guī)定，履行相應(yīng)的審批手續(xù)。（三）利用程序1.申請(qǐng)：檔案利用者應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案類別、編號(hào)、查閱期限等信息，并提交所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批：檔案管理部門對(duì)《檔案利用申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級(jí)和利用目的，確定是否批準(zhǔn)利用。對(duì)于涉及公司/組織機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可利用。3.登記：檔案管理部門對(duì)批準(zhǔn)利用的檔案進(jìn)行登記，記錄利用者姓名、部門、利用時(shí)間、檔案名稱、編號(hào)等信息。4.查閱或借閱：檔案管理部門按照登記信息，為利用者提供檔案查閱或借閱服務(wù)。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案查閱室內(nèi)進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室；借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)按照規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。5.歸還：檔案利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，檢查檔案是否完整、有無損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)向利用者提出，并記錄在案。（四）服務(wù)方式1.現(xiàn)場查閱：檔案管理部門設(shè)立檔案查閱室，為檔案利用者提供現(xiàn)場查閱服務(wù)。查閱室應(yīng)配備必要的辦公設(shè)備和設(shè)施，方便利用者查閱檔案。2.檔案復(fù)制：根據(jù)檔案利用者的需求，檔案管理部門可以為其提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和登記，并確保復(fù)制件與原件內(nèi)容一致。3.咨詢服務(wù)：檔案管理部門應(yīng)積極為檔案利用者提供咨詢服務(wù)，解答利用者在檔案利用過程中遇到的問題，提供相關(guān)的檔案信息和資料。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查原則：對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的價(jià)值。2.歷史觀點(diǎn)原則：以歷史的眼光看待檔案，尊重歷史事實(shí)，確保檔案鑒定的客觀性和準(zhǔn)確性。3.發(fā)展變化原則：根據(jù)公司/組織的發(fā)展變化和工作需要，及時(shí)調(diào)整檔案的鑒定標(biāo)準(zhǔn)和方法，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和合理性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。檔案鑒定小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定計(jì)劃、組織檔案鑒定工作、審核鑒定結(jié)果等。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：檔案鑒定人員對(duì)每一份檔案進(jìn)行直接審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，確定檔案的價(jià)值和保管期限。2.綜合分析法：綜合考慮檔案的形成背景、歷史作用、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合分析，確定檔案的價(jià)值和保管期限。（四）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種期限。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司/組織工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為定期保管。（五）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)：檔案鑒定小組對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清理，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息。2.審批：《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施：經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序?qū)n案進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀工作的安全、規(guī)范。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀完畢后，在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。4.銷毀記錄：檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案銷毀情況進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)銷人員等信息，并存檔備查。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與上報(bào)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)各類檔案的數(shù)量，包括紙質(zhì)檔案、電子檔案的數(shù)量。2.檔案整理情況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)檔案的分類、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作的完成情況。3.檔案保管情況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)檔案庫房的溫濕度、防火防盜、防蟲防霉等保管措施的落實(shí)情況，以及檔案的檢查、清點(diǎn)、核對(duì)等情況。4.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)檔案借閱、查閱的次數(shù)、人數(shù)、時(shí)間等利用情況。5.檔案鑒定與銷毀情況統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)檔案鑒定的結(jié)果、保管期限的劃分情況，以及檔案銷毀的數(shù)量、時(shí)間等情況。（二）統(tǒng)計(jì)方