PAGE如何規(guī)范供應商對賬制度一、總則（一）目的為加強公司與供應商之間的財務管理，確保雙方賬目清晰、準確，維護公司合法權益，特制定本供應商對賬制度。本制度旨在規(guī)范公司與供應商之間的對賬流程，明確對賬責任，及時發(fā)現和解決賬目差異問題，保障公司資金安全，促進雙方合作的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與供應商發(fā)生業(yè)務往來的部門及相關人員。（三）基本原則1.準確性原則：對賬過程中應確保數據的準確性，雙方提供的賬目信息必須真實、完整、準確，不得虛報、漏報或錯報。2.及時性原則：應按照規(guī)定的時間周期及時進行對賬，確保賬目信息的時效性，避免因拖延導致問題積壓和復雜化。3.清晰性原則：對賬記錄和相關文件應清晰、明確，便于查閱和理解，對于賬目差異應詳細記錄并說明原因。4.責任明確原則：明確雙方在對賬過程中的責任，確保出現問題時能夠及時追溯到責任人，避免相互推諉。二、對賬流程（一）對賬周期1.對于月結供應商，應在每月結束后的[X]個工作日內完成上月的對賬工作。2.對于季結供應商，應在每季度結束后的[X]個工作日內完成本季度的對賬工作。3.對于年結供應商，應在每年結束后的[X]個工作日內完成本年度的對賬工作。（二）對賬準備1.公司方準備采購部門負責整理本部門與供應商的采購訂單、收貨單等相關業(yè)務資料，確保資料的完整性和準確性。采購訂單應包含訂單編號、供應商名稱、采購產品明細、數量、價格、交貨日期等信息；收貨單應包含收貨日期、收貨單號、供應商名稱、產品名稱、規(guī)格型號、數量、驗收情況等信息。財務部門負責整理與供應商相關的付款記錄、發(fā)票信息等財務資料。付款記錄應包含付款日期、付款金額、付款方式、付款憑證編號等信息；發(fā)票信息應包含發(fā)票號碼、開票日期、供應商名稱、發(fā)票金額、發(fā)票明細等信息。2.供應商方準備供應商應按照公司要求，整理與公司業(yè)務相關的銷售訂單、發(fā)貨單、對賬單等資料。銷售訂單應包含訂單編號、公司名稱、銷售產品明細、數量、價格、交貨日期等信息；發(fā)貨單應包含發(fā)貨日期、發(fā)貨單號、公司名稱、產品名稱、規(guī)格型號、數量等信息；對賬單應包含賬單周期、賬目明細、金額等信息。（三）對賬實施1.公司采購部門將整理好的采購訂單、收貨單等業(yè)務資料發(fā)送給供應商，并與供應商溝通確定對賬時間。2.供應商在收到公司發(fā)送的資料后，應按照要求核對賬目，并在規(guī)定時間內將對賬單及相關支持文件反饋給公司。對賬單應詳細列出賬目明細，包括期初余額、本期增加額、本期減少額、期末余額等，并對每一項金額的來源和依據進行說明。3.公司財務部門收到供應商反饋的對賬單后，與本部門整理的付款記錄、發(fā)票信息等財務資料進行核對。核對過程中，應重點關注賬目金額是否一致、業(yè)務發(fā)生時間是否匹配、發(fā)票信息是否準確等問題。4.如發(fā)現賬目存在差異，雙方應及時溝通，查找差異原因。差異原因可能包括但不限于以下幾種情況：業(yè)務操作失誤，如采購訂單數量與收貨數量不一致、發(fā)貨單信息錯誤等。財務處理差異，如付款時間差異、發(fā)票開具金額與實際業(yè)務金額不符等。其他原因，如運輸損耗、質量問題導致的扣款等。5.對于因業(yè)務操作失誤導致的差異，雙方應及時更正相關業(yè)務記錄，并重新核對賬目。對于因財務處理差異導致的差異，雙方應按照相關財務規(guī)定進行調整。對于因其他原因導致的差異，雙方應提供相關證明文件，并協(xié)商解決辦法。（四）對賬結果確認1.經過雙方核對和溝通，如賬目無差異，雙方應在對賬單上簽字確認，并加蓋公司公章或業(yè)務專用章。對賬單簽字確認后，即作為雙方本次對賬結果的有效證明文件。2.如賬目存在差異，雙方應在對賬單上詳細注明差異情況及原因，并協(xié)商確定解決方案。對于需要調整賬目或進行其他處理的事項，雙方應制定詳細的處理計劃，并明確責任人和時間節(jié)點。處理計劃完成后，雙方應再次核對賬目，確保差異得到妥善解決，并在對賬單上簽字確認。三、對賬責任（一）公司方責任1.采購部門責任負責及時、準確地整理和提供與供應商相關的采購訂單、收貨單等業(yè)務資料，確保資料的完整性和準確性。在對賬過程中，積極與供應商溝通，協(xié)助財務部門核對賬目，及時解決因業(yè)務操作問題導致的賬目差異。對采購業(yè)務的真實性和合理性負責，如發(fā)現采購業(yè)務存在異常情況，應及時向公司相關部門報告。2.財務部門責任負責及時、準確地整理和提供與供應商相關的付款記錄、發(fā)票信息等財務資料，確保資料的完整性和準確性。在對賬過程中，認真核對雙方賬目，及時發(fā)現和解決賬目差異問題，對財務數據的準確性和合規(guī)性負責。按照相關財務規(guī)定對賬目差異進行調整，確保公司財務報表的真實、準確。定期對供應商對賬情況進行總結和分析，為公司財務管理提供決策支持。（二）供應商方責任1.負責及時、準確地整理和提供與公司業(yè)務相關的銷售訂單、發(fā)貨單、對賬單等資料，確保資料的完整性和準確性。2.在對賬過程中，積極與公司溝通，協(xié)助公司核對賬目，及時解決因自身原因導致的賬目差異。3.對提供的業(yè)務資料和財務信息的真實性、準確性負責，如發(fā)現資料存在虛假或錯誤信息，應及時更正并承擔相應責任。4.按照雙方協(xié)商確定的解決方案及時處理賬目差異問題，確保雙方賬目清晰、準確。四、賬目差異處理（一）差異處理流程1.如發(fā)現賬目存在差異，雙方應在發(fā)現差異后的[X]個工作日內進行溝通，查找差異原因。2.對于因業(yè)務操作失誤導致的差異，雙方應及時更正相關業(yè)務記錄，并重新核對賬目。更正后的業(yè)務記錄應經雙方相關負責人簽字確認，并留存?zhèn)浞荨?.對于因財務處理差異導致的差異，雙方應按照相關財務規(guī)定進行調整。調整財務賬目時，應制作詳細的調整憑證，并經雙方財務負責人簽字確認。4.對于因其他原因導致的差異，雙方應提供相關證明文件，并協(xié)商確定解決方案。解決方案應明確責任人和時間節(jié)點，確保差異得到妥善解決。5.在差異處理過程中，雙方應保持溝通順暢，及時反饋處理進度和結果。如因特殊情況無法按時完成差異處理，應提前向對方說明原因，并協(xié)商確定新的處理時間。（二）差異處理記錄1.雙方應建立賬目差異處理記錄檔案，詳細記錄每一次賬目差異的發(fā)現時間、差異原因、處理過程、處理結果等信息。差異處理記錄檔案應包括紙質文檔和電子文檔，以便查閱和追溯。2.差異處理記錄應按照時間先后順序進行編號，便于管理和查詢。每次差異處理完成后，應將相關處理文件（如更正后的業(yè)務記錄、調整憑證、證明文件等）整理歸檔，作為差異處理記錄的附件。3.公司財務部門應定期對賬目差異處理記錄進行審查和分析，總結差異產生的原因和規(guī)律，提出改進措施，避免類似差異再次發(fā)生。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司內部審計部門負責定期對供應商對賬制度的執(zhí)行情況進行審計監(jiān)督，檢查對賬流程是否規(guī)范、對賬責任是否落實、賬目差異處理是否及時等。2.審計部門在審計過程中，如發(fā)現存在違反本制度規(guī)定的行為或問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。對于情節(jié)嚴重的違規(guī)行為，應按照公司相關規(guī)定追究責任人的責任。3.公司財務部門應定期向管理層匯報供應商對賬情況，包括對賬工作總體進展、賬目差異情況及處理結果等，為管理層決策提供依據。（二）考核制度1.建立供應商對賬工作考核制度，對采購部門和財務部門在供應商對賬工作中的表現進行考核評價?？己酥笜税▽~及時性、賬目準確性、差異處理效率等。2.采購部門和財務部門應按照考核制度要求，定期向公司提交供應商對賬工作總結報告，匯報本部門在對賬工作中的完成情況、存在問題及改進措施等。3.根據考核結果，對在供應商對賬工作中表現優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對未達到考核要求的部門和個人進行批評教育，并責令限期整改。如因對賬工作不力給公司造成損失的，應按照公司相關規(guī)定追究責任人的責任。六、附則（