采購申請與審批標準化操作流程一、適用場景與業(yè)務范圍本流程適用于企業(yè)內(nèi)部各類采購活動的申請與審批管理，涵蓋日常辦公用品采購、生產(chǎn)物料采購、固定資產(chǎn)采購、服務類采購（如咨詢、維修等）等場景。所有采購行為均需遵循本流程，保證采購需求合理、審批流程規(guī)范、資金使用合規(guī)，同時兼顧采購效率與成本控制。流程適用對象包括需求部門申請人、部門負責人、采購部門、財務部門及相關(guān)管理層審批人員。二、標準化操作步驟（一）采購需求發(fā)起操作主體：需求部門員工（申請人*）。操作內(nèi)容：申請人根據(jù)實際工作需求，明確采購物品/服務的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預估單價、預算金額、用途說明及到貨日期等關(guān)鍵信息。填寫《采購申請審批表》（見第三部分模板），附上相關(guān)需求依據(jù)（如部門工作計劃、項目預算批復、庫存盤點記錄等），保證需求描述清晰、數(shù)據(jù)準確。輸出成果：《采購申請審批表》（初稿）及相關(guān)附件。（二）需求部門內(nèi)部審核操作主體：需求部門負責人（*經(jīng)理）。操作內(nèi)容：部門負責人審核采購需求的必要性、合理性及與部門工作計劃的匹配度，確認采購數(shù)量、規(guī)格是否滿足實際工作需要，避免過度采購或重復采購。核查預算金額是否在部門年度/月度預算范圍內(nèi)，超預算需提前說明資金來源并附相關(guān)審批文件。輸出成果：簽署審核意見的《采購申請審批表》。（三）采購部門初審操作主體：采購專員（）、采購部門負責人（主管）。操作內(nèi)容：采購專員審核采購申請的完整性（表格填寫是否規(guī)范、附件是否齊全）、采購品類的合規(guī)性（是否屬于企業(yè)統(tǒng)一采購目錄、是否存在禁止采購項）。對歷史采購記錄進行核查，確認是否有可替代的閑置物資或更優(yōu)采購方案（如集中采購、長期協(xié)議供應商等）。采購部門負責人審核采購方式的合理性（如公開招標、詢比價、單一來源采購等是否符合企業(yè)規(guī)定），并根據(jù)采購金額及品類確定后續(xù)采購執(zhí)行方案。輸出成果：簽署初審意見的《采購申請審批表》及采購建議方案。（四）財務部門復核操作主體：財務審核專員（）、財務部門負責人（總監(jiān)）。操作內(nèi)容：財務專員審核采購預算的準確性（預估金額與預算科目是否匹配）、資金支付計劃的可行性（是否符合企業(yè)現(xiàn)金流安排）。核查采購項目是否涉及預付款、尾款等特殊支付條件，保證合同條款與財務制度一致。財務負責人復核整體資金使用風險，確認采購申請符合企業(yè)成本控制目標及財務合規(guī)要求。輸出成果：簽署復核意見的《采購申請審批表》。（五）管理層審批操作主體：根據(jù)采購金額及權(quán)限分級，由對應層級管理層審批（如部門總監(jiān)分管副總總經(jīng)理*）。操作內(nèi)容：審批人根據(jù)采購金額、重要性及前置環(huán)節(jié)審核意見，最終決策采購申請的批準與否。對大額采購（如超過萬元）或戰(zhàn)略品類采購，需組織專項會議審議，保證決策的科學性與透明度。輸出成果：簽署最終審批意見的《采購申請審批表》（審批完成）。（六）采購執(zhí)行與跟進操作主體：采購部門、需求部門。操作內(nèi)容：采購部門根據(jù)審批結(jié)果，按照既定采購方式實施采購（如聯(lián)系供應商、簽訂合同、下單采購等），并及時將供應商信息、合同副本反饋給需求部門。需求部門確認采購物品/服務的規(guī)格、數(shù)量、交付時間等細節(jié)，配合采購部門做好驗收準備。輸出成果：采購合同、訂單確認單、供應商信息臺賬。（七）驗收與付款操作主體：需求部門、采購部門、財務部門。操作內(nèi)容：物品/服務送達后，需求部門組織驗收（數(shù)量清點、質(zhì)量檢測、服務效果評估等），填寫《采購驗收單》并簽字確認。采購部門核對驗收單與采購合同、訂單的一致性，保證無誤后提交財務部門。財務部門根據(jù)驗收單、發(fā)票、合同等憑證，辦理付款手續(xù)，保證資金支付規(guī)范及時。輸出成果：《采購驗收單》、付款憑證、發(fā)票臺賬。（八）資料歸檔操作主體：采購部門、檔案管理部門。操作內(nèi)容：采購部門整理采購全流程資料（申請表、審批表、合同、訂單、驗收單、發(fā)票等），按“一單一檔”原則分類歸檔。檔案管理部門定期接收采購檔案，按照企業(yè)檔案管理規(guī)定進行保管，保證資料完整、可追溯。輸出成果：采購檔案（電子及紙質(zhì)版）。三、采購申請審批模板示例《采購申請審批表》基本信息申請部門申請人*聯(lián)系方式（內(nèi)部分機）申請日期年月日采購需求詳情采購類別□辦公用品□生產(chǎn)物料□固定資產(chǎn)□服務類□其他：_________物品/服務名稱規(guī)格型號/服務內(nèi)容單位數(shù)量預估單價（元）預估總價（元）用途說明到貨日期年月日預算信息預算科目預算金額（元）資金來源□部門預算□專項預算□其他：_________審批意見需求部門負責人簽字：_________日期：_________采購部門初審簽字：_________日期：_________財務部門復核簽字：_________日期：_________分管領(lǐng)導審批簽字：_________日期：_________總經(jīng)理審批（如需）簽字：_________日期：_________備注（如：緊急采購說明、特殊資質(zhì)要求等）四、關(guān)鍵操作要點與風險提示（一）申請信息完整性申請人需保證《采購申請審批表》中所有字段填寫完整，特別是規(guī)格型號、用途說明、預算金額等關(guān)鍵信息，避免因信息缺失導致審批延誤或采購偏差。（二）預算剛性控制所有采購申請必須納入預算管理，無預算或超預算需提前履行預算調(diào)整流程，嚴禁“先采購后補預算”或“超預算采購”。（三）審批權(quán)限分級企業(yè)應明確不同金額、品類采購的審批權(quán)限劃分，避免越級審批或?qū)徟鷻?quán)過度集中，保證審批權(quán)責對等。例如：金額≤5000元：需求部門負責人+采購部門初審；5000元＜金額≤20000元：需求部門負責人+采購部門+財務部門+分管領(lǐng)導；金額＞20000元：需總經(jīng)理審批。（四）緊急采購處理對突發(fā)緊急需求（如生產(chǎn)設(shè)備故障維修），可啟動緊急采購流程，由需求部門負責人口頭申請并經(jīng)分管領(lǐng)導批準后先行采購，但需在2個工作日內(nèi)補辦書面申請手續(xù)，并在備注欄注明“緊急采購”。（五）供應商合規(guī)性采購部門需優(yōu)先選擇企業(yè)合格供應商名錄中的供應商，新增供應商需經(jīng)過資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書等）并備案，保證供應商合法合規(guī)。（六）資料留存規(guī)