PAGE攬投部會議制度規(guī)范要求一、總則1.目的為了加強攬投部的管理，提高工作效率，確保各項工作的順利開展，特制定本會議制度規(guī)范要求。本制度旨在規(guī)范攬投部內(nèi)部會議的組織、召開、記錄及后續(xù)跟進等流程，使會議能夠真正成為溝通信息、解決問題、推動工作的有效平臺。2.適用范圍本制度適用于攬投部全體員工。3.會議原則高效務(wù)實原則：會議應(yīng)緊密圍繞工作實際，注重解決問題，提高工作效率，避免形式主義。溝通協(xié)作原則：鼓勵員工積極參與會議，充分溝通交流，加強部門內(nèi)部協(xié)作，形成工作合力。及時準確原則：會議傳達的信息應(yīng)及時、準確，確保員工能夠及時了解工作動態(tài)和要求。二、會議分類及職責分工1.部門例會召開周期：每周[X]固定時間召開。參會人員：攬投部全體員工。主要內(nèi)容：總結(jié)上周工作進展，分析存在的問題，部署本周工作計劃；傳達公司相關(guān)政策、文件精神；通報業(yè)務(wù)指標完成情況；員工分享工作經(jīng)驗和心得等。組織職責：由部門經(jīng)理負責召集和主持，提前確定會議主題和議程，通知參會人員做好準備。2.業(yè)務(wù)研討會召開周期：根據(jù)業(yè)務(wù)需要不定期召開。參會人員：相關(guān)業(yè)務(wù)骨干、主管及經(jīng)理等，可根據(jù)會議主題邀請其他部門相關(guān)人員參加。主要內(nèi)容：針對攬投業(yè)務(wù)中的重點、難點問題進行深入研討，如優(yōu)化投遞路線、提高攬收效率、提升客戶滿意度等；分享業(yè)務(wù)創(chuàng)新思路和方法；探討市場動態(tài)及應(yīng)對策略等。組織職責：由業(yè)務(wù)主管或經(jīng)理提出會議議題，經(jīng)部門經(jīng)理審核后確定會議時間、地點及參會人員。會議主持人負責引導討論，記錄員做好會議記錄。3.專項工作會議召開周期：根據(jù)專項工作進展情況適時召開。參會人員：與專項工作相關(guān)的人員，包括攬投員、客服人員、后臺支持人員等。主要內(nèi)容：針對某項具體工作任務(wù)進行詳細部署和安排，明確工作目標、任務(wù)分工、時間節(jié)點及質(zhì)量要求；協(xié)調(diào)解決專項工作中出現(xiàn)的問題；匯報工作進展情況等。組織職責：由專項工作負責人發(fā)起，經(jīng)部門經(jīng)理批準后組織召開。會議主持人負責把控會議節(jié)奏，確保專項工作按計劃推進。三、會議準備1.確定會議主題和議程會議組織者應(yīng)根據(jù)工作需要，提前確定會議主題，并圍繞主題制定詳細的議程。議程應(yīng)包括會議目的、主要內(nèi)容、時間安排、參會人員等信息。在確定議程時，應(yīng)充分考慮各項議題的重要性和緊迫性，合理安排時間順序，確保會議能夠高效進行。2.通知參會人員根據(jù)會議議程和參會人員名單，提前[X]天通過郵件、短信或內(nèi)部通訊工具等方式通知參會人員會議的時間、地點、主題及議程等信息。通知中應(yīng)明確要求參會人員提前做好相關(guān)準備工作，如準備匯報材料、梳理工作問題等。對于重要會議，應(yīng)提醒參會人員準時參加，如有特殊情況不能參會，需提前向會議組織者請假。3.準備會議資料會議組織者應(yīng)根據(jù)會議主題和議程，準備相關(guān)的會議資料，如工作匯報材料、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)報表、政策文件等。資料應(yīng)確保內(nèi)容準確、完整，能夠支持會議討論和決策。對于需要參會人員提前閱讀或研究的資料，應(yīng)提前發(fā)放給參會人員。4.安排會議場地根據(jù)參會人數(shù)和會議類型，選擇合適的會議場地。場地應(yīng)具備良好的通風、采光條件，安靜舒適，能夠滿足會議的各項需求。提前檢查會議場地的設(shè)備設(shè)施，如投影儀、音響、麥克風、桌椅等是否正常運行，確保會議能夠順利進行。四、會議組織與實施1.會議簽到參會人員應(yīng)在會議開始前[X]分鐘到達會議場地，在簽到處簽到。簽到表應(yīng)記錄參會人員的姓名、部門、職務(wù)及簽到時間等信息。會議組織者應(yīng)安排專人負責簽到工作，確保簽到信息準確無誤。對于未按時簽到的人員，應(yīng)及時聯(lián)系并了解原因。2.會議開場會議開始時，主持人應(yīng)簡要介紹會議的主題、議程和目的，強調(diào)會議紀律和注意事項。主持人應(yīng)營造積極、開放的會議氛圍，鼓勵參會人員積極參與討論，充分發(fā)表意見和建議。3.會議討論與發(fā)言按照會議議程，依次進行各項議題的討論。參會人員應(yīng)圍繞議題，結(jié)合工作實際，認真思考，積極發(fā)言。發(fā)言應(yīng)簡潔明了，重點突出，避免冗長和無關(guān)的表述。對于不同意見和觀點，應(yīng)相互尊重，以理性、客觀的態(tài)度進行交流和探討。主持人應(yīng)把控會議節(jié)奏，引導討論方向，確保討論圍繞主題展開，避免出現(xiàn)跑題或混亂的情況。對于討論過程中出現(xiàn)的爭議或分歧，主持人應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，必要時可請相關(guān)領(lǐng)導或?qū)＜疫M行指導。4.會議記錄會議應(yīng)安排專人負責記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、會議主題、議程、發(fā)言要點、討論結(jié)果、決議事項及下一步工作計劃等。記錄應(yīng)準確、完整、清晰，能夠真實反映會議的全貌。記錄員應(yīng)及時整理會議記錄，并在會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將會議記錄發(fā)送給參會人員及相關(guān)領(lǐng)導審核。5.會議決議與跟進對于會議討論形成決議的事項，應(yīng)明確責任人和時間節(jié)點，確保決議能夠得到有效執(zhí)行。會議組織者應(yīng)建立會議決議跟蹤機制，定期對決議事項的執(zhí)行情況進行檢查和督促，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的困難和問題，應(yīng)及時向相關(guān)領(lǐng)導匯報，尋求支持和幫助。五、會議紀律1.按時參會參會人員應(yīng)嚴格遵守會議時間，提前安排好工作，確保能夠按時參加會議。如有特殊情況不能參會，需提前向會議組織者請假，并說明原因。2.保持安靜會議期間，參會人員應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，避免在會議室內(nèi)接聽電話或發(fā)出其他干擾會議的聲音。如有緊急情況需要接聽電話，應(yīng)到會議室外進行，盡量減少對會議的影響。3.認真傾聽參會人員應(yīng)認真傾聽他人發(fā)言，尊重他人的意見和建議，不得隨意打斷或中途退場。對于不理解的問題，可在發(fā)言結(jié)束后提出，共同探討解決。4.積極發(fā)言鼓勵參會人員積極參與會議討論，充分發(fā)表自己的觀點和看法。發(fā)言應(yīng)圍繞會議主題，有理有據(jù)，避免情緒化和片面性的表達。5.保守機密會議涉及的公司機密信息、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及討論內(nèi)容等，參會人員應(yīng)嚴格保密，不得泄露給無關(guān)人員。六、會議后續(xù)工作1.會議記錄整理與歸檔會議記錄員應(yīng)及時對會議記錄進行整理和完善，經(jīng)審核無誤后進行歸檔保存。會議記錄應(yīng)按照時間順序和會議類型進行分類，建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查詢和使用。2.會議決議執(zhí)行情況跟蹤會議組織者應(yīng)根據(jù)會議決議，制定詳細的跟蹤計劃，明確責任人和時間節(jié)點，定期對決議事項的執(zhí)行情況進行檢查和督促。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和偏差，應(yīng)及時分析原因，采取有效措施進行糾正和調(diào)整。3.會議效果評估定期對會議效果進行評估，收集參會人員對會議組織、內(nèi)容、形式等方面的意見和建議，總結(jié)