PAGE檔案原件管理制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案原件管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，充分發(fā)揮檔案在各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在檔案原件形成、收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等過程中的管理活動。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案原件應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：確保檔案原件內(nèi)容完整，不遺漏重要信息，相關(guān)材料應(yīng)齊全配套。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案原件的實(shí)體安全和信息安全，防止損壞、丟失、泄露。4.規(guī)范性原則：檔案原件管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保管理工作的一致性和科學(xué)性。5.便利性原則：在保證檔案安全和規(guī)范的前提下，應(yīng)便于檔案的查詢、利用，提高工作效率。二、檔案原件的形成與收集（一）檔案原件的形成1.各部門及員工在開展業(yè)務(wù)活動過程中，應(yīng)及時形成各類檔案原件，包括但不限于文件、合同、協(xié)議、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。2.檔案原件的形成應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織內(nèi)部規(guī)定，內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、清晰，簽署手續(xù)完備。（二）檔案原件的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案原件的收集工作，按照檔案管理的要求，定期對本部門形成的檔案原件進(jìn)行收集、整理。2.收集檔案原件時，應(yīng)確保其齊全、完整，對于重要文件應(yīng)收集其定稿、修改稿、審核意見等相關(guān)材料。3.涉及多個部門共同形成的檔案原件，由主辦部門負(fù)責(zé)收集，其他相關(guān)部門應(yīng)積極配合，及時提供本部門保存的相關(guān)材料。4.員工離職或崗位變動時，應(yīng)將其在工作期間形成的檔案原件移交給所在部門的檔案管理人員，不得私自留存。三、檔案原件的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案原件的來源、內(nèi)容、形式等因素，制定科學(xué)合理的分類方案。一般可分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、財(cái)務(wù)審計(jì)類、人力資源類、基本建設(shè)類、科研項(xiàng)目類等。2.每一大類下可進(jìn)一步細(xì)分若干二級類目，如行政管理類可分為文件、會議紀(jì)要、規(guī)章制度、證照等；業(yè)務(wù)管理類可根據(jù)不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域進(jìn)行具體分類。（二）編號規(guī)則1.為便于檔案原件的管理和查詢，應(yīng)對每一份檔案原件進(jìn)行編號。編號應(yīng)具有唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性。2.編號可采用數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，如“AD001”，其中“AD”表示行政管理類，“001”為該類檔案的順序號。3.編號應(yīng)在檔案原件整理過程中及時賦予，并在相關(guān)目錄、索引等文件中準(zhǔn)確標(biāo)注。（三）裝訂要求1.對于紙張規(guī)格一致、內(nèi)容相關(guān)的檔案原件，應(yīng)進(jìn)行裝訂。裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不壓字。2.裝訂時應(yīng)去除金屬物，對于紙張過大或過小的，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.裝訂順序應(yīng)按照檔案原件的形成時間或邏輯順序排列，首頁為封面，依次為目錄、正文、封底等。（四）編目1.檔案原件整理完成后，應(yīng)編制詳細(xì)的目錄。目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案原件的主要內(nèi)容，日期應(yīng)填寫檔案形成的具體年月日，責(zé)任者應(yīng)明確檔案的形成部門或個人。3.目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案原件保管，一份單獨(dú)成冊作為檢索工具。四、檔案原件的保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案原件。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)范圍。3.檔案庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品及溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等。（二）保管方式1.檔案原件應(yīng)按照分類方案進(jìn)行上架保管，排列應(yīng)整齊有序，便于查找。2.對于重要的、珍貴的檔案原件，可采用專柜保管或特殊保護(hù)措施，如密封、真空包裝等。3.電子檔案原件應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）保管期限劃分1.根據(jù)檔案原件的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實(shí)利用需求，確定其保管期限。保管期限一般分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案原件主要是反映公司/組織重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長遠(yuǎn)查考利用價值的文件材料。3.長期保管的檔案原件保管期限一般為30年至50年，主要是對公司/組織發(fā)展有重要影響的文件材料。4.短期保管的檔案原件保管期限一般為10年以下，主要是在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的文件材料。（四）定期檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案原件進(jìn)行檢查，一般每年至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽查。2.檢查內(nèi)容包括檔案原件的數(shù)量、完整性、保管狀況等，如發(fā)現(xiàn)檔案原件有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。3.檢查結(jié)果應(yīng)詳細(xì)記錄，并建立檢查檔案，以備查閱。五、檔案原件的利用（一）利用原則1.檔案原件的利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.利用檔案原件應(yīng)填寫利用申請表，明確利用目的、范圍、期限等內(nèi)容，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱、借閱或復(fù)制。（二）利用方式1.查閱：因工作需要查閱檔案原件的，應(yīng)在檔案庫房內(nèi)進(jìn)行，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、污損檔案原件。2.借閱：確需將檔案原件借出的，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案原件，不得轉(zhuǎn)借他人，按時歸還。3.復(fù)制：根據(jù)利用需求，經(jīng)審批后可對檔案原件進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)與原件核對無誤，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記1.對檔案原件的利用情況應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用部門、利用人員、利用目的、利用方式、歸還時間等內(nèi)容。2.登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案原件的鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.公司/組織應(yīng)成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家及檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案原件進(jìn)行鑒定，確定其是否仍具有保存價值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.檔案鑒定應(yīng)依據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司/組織內(nèi)部規(guī)定，結(jié)合檔案的歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素進(jìn)行綜合判斷。2.對于已失去保存價值的檔案原件，應(yīng)予以銷毀；對于仍有一定保存價值但保管期限已滿的檔案原件，可進(jìn)行降級保管或延長保管期限。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案原件，應(yīng)編制銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案原件應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，并由監(jiān)銷人員在銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀清單應(yīng)作為檔案資料長期保存。七、檔案原件管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定和完善公司/組織檔案原件管理制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)檔案原件管理工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。3.負(fù)責(zé)檔案原件的收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等具體工作，建立健全檔案管理工作臺賬。4.負(fù)責(zé)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化、規(guī)范化。（二）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案原件管理工作的順利開展。2.負(fù)責(zé)檔案原件的日常收集、整理、編目、上架等工作，保證檔案的整齊有序、便于查找。3.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期檢查檔案保管狀況，及時處理發(fā)現(xiàn)的問題。4.負(fù)責(zé)檔案原件的利用服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，做好利用登記和統(tǒng)計(jì)工作。5.參與檔案鑒定工作，協(xié)助檔案鑒定小組做好檔案銷毀清單的編制和銷毀監(jiān)督等工作。6.負(fù)責(zé)檔案信息的安全保密工作，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案原件的收集、整理工作，確保檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將本部門整理好的檔案原件移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔