PAGE規(guī)范政府檔案管理制度一、總則（一）目的為加強政府檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在政府工作中的作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關法律法規(guī)，結合本政府實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本政府各部門及所屬單位在各項工作中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則政府檔案工作實行統(tǒng)一領導、分級管理，確保檔案管理的集中、規(guī)范和有序。2.真實性原則檔案應如實反映政府各項工作的實際情況，確保檔案內容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理和保存政府工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整性。4.安全性原則采取有效措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門設立專門的檔案管理部門，負責統(tǒng)籌協(xié)調政府檔案管理工作，履行以下職責：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本政府檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管和統(tǒng)計本政府各部門及所屬單位移交的檔案。3.對檔案進行鑒定、銷毀和數(shù)字化處理，確保檔案的質量和安全。4.開展檔案利用服務工作，為政府各項工作提供檔案信息支持。5.組織檔案業(yè)務培訓和指導，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質。6.參與政府重大活動和重要項目的檔案管理工作，確保檔案的完整和準確。（二）各部門及所屬單位檔案管理職責1.各部門及所屬單位應明確一名負責人分管檔案工作，配備專（兼）職檔案管理人員，負責本部門及所屬單位檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門及所屬單位各類文件材料的形成、積累和歸檔工作，確保檔案的齊全、完整。3.積極配合檔案管理部門開展檔案業(yè)務培訓和指導工作，提高本部門及所屬單位檔案管理水平。4.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，確保檔案的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍政府檔案的收集范圍包括但不限于以下方面：1.上級機關下發(fā)的與本政府工作相關的文件、指示、通知等。2.本政府制定的各類政策文件、法規(guī)規(guī)章、規(guī)劃計劃、會議紀要、工作簡報等。3.本政府各部門及所屬單位在履行職能過程中形成的業(yè)務文件、報表、合同、協(xié)議、項目資料等。4.本政府召開的各類會議的文件材料、記錄、紀要等。5.本政府領導的重要講話、批示、調研報告等。6.本政府開展的重大活動、重要項目的文件材料、照片、音像資料等。7.本政府與其他單位的往來文件、函件、合作協(xié)議等。8.本政府工作人員的人事檔案、考核材料、獎懲記錄等。9.反映本政府歷史沿革、機構設置、人員編制等方面的文件材料。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應按照檔案管理部門規(guī)定的時間和要求，及時將本部門及所屬單位形成的檔案材料收集齊全，并進行初步整理。2.收集的檔案材料應真實、完整、準確，不得遺漏重要文件和信息。3.對收集的檔案材料應進行分類、編號，確保檔案材料的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（三）整理方法1.分類根據(jù)檔案的形成領域、內容性質、時間順序等因素，將檔案分為文書檔案、業(yè)務檔案、科技檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。2.編號為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的查找和管理。3.編目編制檔案目錄，包括檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和利用檔案。4.裝訂對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。裝訂時應注意保持檔案的原貌，不得隨意裁剪或損壞檔案。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設備，如空調、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案裝具等，滿足檔案保管的需要。3.檔案庫房應保持清潔、整齊，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準范圍（溫度14℃24℃，相對濕度45%60%）。（二）檔案裝具1.應使用符合國家標準的檔案裝具，如檔案柜、檔案架、檔案盒等，確保檔案的妥善存放。2.檔案裝具應分類存放檔案，標識清晰，便于查找和管理。3.定期對檔案裝具進行檢查和維護，確保其完好無損。（三）檔案保管期限1.根據(jù)檔案的重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案：凡是反映本政府主要職能活動和歷史面貌的，對本政府、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映本政府一般工作活動，在較長時間內對本政府工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管。長期保管期限為16年至50年。短期保管的檔案：凡是在較短時間內對本政府工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管。短期保管期限為5年以下。2.檔案保管期限的確定應嚴格按照國家有關規(guī)定執(zhí)行，并結合本政府實際情況進行合理界定。（四）檔案保管要求1.建立健全檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責，定期對檔案進行檢查和清點，確保檔案的安全和完整。2.對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的可讀性和完整性。3.對電子檔案應進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新，防止數(shù)據(jù)丟失和損壞。4.嚴格控制檔案庫房的訪問權限，非檔案管理人員未經批準不得進入檔案庫房。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對保管期滿的檔案進行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關業(yè)務部門和檔案管理人員組成鑒定小組，對檔案進行全面審查。2.鑒定小組應根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價值和現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行逐一甄別，確定檔案的存毀。3.對擬銷毀的檔案應編制銷毀清冊，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。（二）銷毀程序1.經鑒定確需銷毀的檔案，應報本政府主管領導審批。2.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀工作的徹底和安全。監(jiān)銷人員應在銷毀清冊上簽字確認。3.嚴禁將應銷毀的檔案出售或贈送他人，防止檔案信息的泄露。（三）特殊檔案的處理1.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應按照國家有關保密規(guī)定進行處理，嚴禁擅自銷毀。如需銷毀，應報經保密部門批準，并采取相應的保密措施。2.對具有重要歷史價值和文化價值的檔案，應按照國家有關規(guī)定進行妥善保管，不得隨意銷毀。六、檔案的利用與服務（一）利用原則1.檔案利用應遵循合法、合理、保密的原則，確保檔案信息的安全和正確使用。2.積極為政府各項工作提供檔案信息支持，提高檔案的利用效率和社會效益。（二）利用范圍1.本政府各部門及所屬單位因工作需要查閱、借閱檔案的，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱、借閱本政府檔案的，應持單位介紹信，經檔案管理部門負責人批準，并按照規(guī)定辦理查閱、借閱手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，未經批準不得查閱、借閱。（三）利用方式1.查閱檔案利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導。查閱檔案時，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。2.借閱檔案利用者如需借閱檔案，應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途和歸還日期等信息，經檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時，檔案管理人員應向借閱者當面清點檔案數(shù)量，并辦理交接手續(xù)。借閱者應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復制、摘錄檔案內容。歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和完好性，如有損壞或丟失，應及時查明原因，并追究借閱者的責任。（四）檔案信息開發(fā)1.檔案管理部門應加強檔案信息開發(fā)工作，通過編寫檔案參考資料、專題匯編、大事記等形式，為政府決策和社會公眾提供有價值的檔案信息。2.利用現(xiàn)代信息技術手段，對檔案信息進行數(shù)字化處理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀、利用等業(yè)務流程的信息化管理。2.提高檔案管理工作的效率和質量，實現(xiàn)檔案信息資源的共享和高效利用。（二）信息化建設內容1.檔案數(shù)字化對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，建立檔案數(shù)字化副本。數(shù)字化掃描應符合國家有關標準和規(guī)范，確保電子檔案的質量和可讀性。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合本政府檔案管理工作的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的錄入、存儲、檢索、統(tǒng)計、分析等功能。檔案信息管理系統(tǒng)應具備權限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計等功能，確保檔案信息的安全和保密。3.檔案數(shù)據(jù)庫建設建立檔案數(shù)據(jù)庫，將數(shù)字化檔案信息和檔案管理業(yè)務數(shù)據(jù)進行集中存儲和管理。檔案數(shù)據(jù)庫應具備數(shù)據(jù)完整性、一致性和準確性，便于檔案信息的查詢和利用。（三）信息化管理要求1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，采取防火墻、入侵檢測、加密技術等措施，防止檔案信息的泄露和被篡改。2.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和功能的不斷完善。3.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進行檔案管理工作。八、檔案管理人員（一）人員配備檔案管理部門應根據(jù)工作需要，配備足夠數(shù)量的專（兼）職檔案管理人員。檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務流程，掌握相關法律法規(guī)和行業(yè)標準。（二）人員培訓1.定期組織檔案管理人員參加業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質。培