PAGE檔案管理存用制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等工作。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則檔案應(yīng)全面涵蓋本公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的各個(gè)方面，保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。4.保密性原則對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案管理體系，提高檔案利用效率。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置本公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作的具體實(shí)施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織的檔案管理制度。2.制定和完善本公司/組織檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度和業(yè)務(wù)流程。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作。4.對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)保管，確保檔案的安全，做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作。5.開(kāi)展檔案的鑒定工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行價(jià)值鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)。6.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。7.為公司/組織各部門及員工提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，做好檔案利用登記工作。8.參與公司/組織重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的完整收集和有效整理。9.組織開(kāi)展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。10.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門、檔案行政管理部門等相關(guān)單位的溝通協(xié)調(diào)，及時(shí)報(bào)送檔案管理工作情況。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類檔案包括公司/組織的各類文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、行政事務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類檔案涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶資料、合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔、產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)管理、質(zhì)量控制等方面的檔案。3.基本建設(shè)類檔案涉及公司/組織的基建項(xiàng)目、技術(shù)改造、設(shè)備采購(gòu)等項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程的檔案資料。4.科研類檔案包括科研項(xiàng)目的申報(bào)、研究、實(shí)驗(yàn)、成果鑒定等環(huán)節(jié)形成的檔案。5.會(huì)計(jì)檔案按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，收集整理本公司/組織的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等會(huì)計(jì)檔案。6.電子檔案對(duì)公司/組織在信息化建設(shè)過(guò)程中形成的電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、電子報(bào)表等電子檔案進(jìn)行收集和管理。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，按照檔案收集范圍，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集本部門形成的各類檔案，并定期移交檔案管理部門。2.對(duì)于重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將檔案資料整理齊全后移交檔案管理部門。3.檔案收集過(guò)程中，應(yīng)確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)不符合要求的檔案應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或修正。4.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，督促各部門做好檔案收集工作。（三）檔案整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域、時(shí)間、來(lái)源等因素，將檔案分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類、基本建設(shè)類、科研類、會(huì)計(jì)檔案類、電子檔案類等。每個(gè)大類下再根據(jù)具體情況細(xì)分若干小類。2.編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每一份檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，采用統(tǒng)一的編號(hào)規(guī)則。編號(hào)可采用數(shù)字編碼、字母編碼或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編目編制檔案目錄，包括全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等項(xiàng)目。檔案目錄應(yīng)一式多份，一份留存檔案管理部門，一份供內(nèi)部查閱使用，一份作為檔案移交時(shí)的必備材料。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于保管和查閱。裝訂時(shí)應(yīng)去除金屬物，破損的檔案應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)。5.裝盒將裝訂好的檔案裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。每個(gè)檔案盒內(nèi)的檔案數(shù)量應(yīng)適中，便于查找和管理。四、檔案的保管（一）檔案保管場(chǎng)所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、溫濕度計(jì)等，確保檔案保管環(huán)境符合要求。3.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別、年度、保管期限等順序排列上架存放，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。3.對(duì)重要的檔案應(yīng)進(jìn)行異地備份，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聶n案丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括本公司/組織的重要?dú)v史文件、規(guī)章制度、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、人事任免文件、重大項(xiàng)目檔案等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性的業(yè)務(wù)文件、合同協(xié)議、項(xiàng)目文檔等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括臨時(shí)性的文件、資料等。5.檔案保管期限的確定應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定后確定。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高檔案管理人員的安全意識(shí)。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)等安全設(shè)施，確保檔案庫(kù)房的安全。3.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫(kù)房。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全。5.對(duì)檔案的借閱、歸還等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格登記，防止檔案丟失或損壞。五、檔案的利用（一）檔案利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因履行法定職責(zé)或合作需要查閱本公司/組織相關(guān)檔案，但必須按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）檔案利用方式1.查閱本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，可直接到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱時(shí)應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱登記表提供相應(yīng)的檔案，并在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱日期、借閱人姓名、借閱內(nèi)容、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案，并與借閱人簽訂借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫復(fù)制申請(qǐng)表，注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名、復(fù)制內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)復(fù)制申請(qǐng)表進(jìn)行復(fù)制，并在復(fù)制件上加蓋檔案管理部門印章。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤后，方可提供給申請(qǐng)人使用。（三）檔案利用審批1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，由所在部門負(fù)責(zé)人審批。2.外部單位查閱、借閱本公司/組織檔案，應(yīng)經(jīng)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批，并按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密等敏感信息的檔案，其利用審批應(yīng)嚴(yán)格按照公司/組織的保密制度執(zhí)行，必要時(shí)需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）檔案利用登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.檔案利用登記內(nèi)容應(yīng)包括利用日期、利用人姓名、所在部門、利用內(nèi)容、利用方式、審批情況、歸還日期等信息。3.檔案利用登記應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)登記情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查和評(píng)估。3.檔案鑒定的主要內(nèi)容包括檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等方面，判斷檔案是否具有保存價(jià)值。4.檔案鑒定小組應(yīng)形成鑒定意見(jiàn)，填寫檔案鑒定表，注明檔案的編號(hào)（或題名）、保管期限、鑒定意見(jiàn)等信息。鑒定意見(jiàn)應(yīng)經(jīng)鑒定小組全體成員簽字確認(rèn)。（二）檔案銷毀1.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀前，檔案管理部門應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，注明檔案的編號(hào)（或題名）、保管期限、數(shù)量等信息。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)一式多份，一份留存檔案管理部門，一份作為審批依據(jù)，一份作為銷毀憑證。3.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)報(bào)經(jīng)本公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同實(shí)施。銷毀過(guò)程中應(yīng)