PAGE成都市檔案局制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強成都市檔案局的管理，確保檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案行業(yè)標準，結(jié)合本局實際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度規(guī)范適用于成都市檔案局全體工作人員以及本局開展的各項檔案管理工作。（三）基本原則1.依法管理原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)，依法開展檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)原則：實行局黨組統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，明確各部門職責(zé)，確保檔案工作協(xié)調(diào)一致。3.科學(xué)管理原則：運用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)和管理方法，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。4.安全保密原則：確保檔案的安全，嚴格保密制度，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)分工（一）局辦公室1.負責(zé)全局檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，制定檔案工作計劃和規(guī)章制度。2.負責(zé)局機關(guān)各類文件材料的收集、整理、歸檔和保管工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案工作，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。（二）各業(yè)務(wù)部門1.負責(zé)本部門業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整、準確。2.按照檔案管理要求，定期向局檔案室移交應(yīng)歸檔的文件材料。3.負責(zé)本部門檔案的日常管理和利用工作，配合局檔案室做好相關(guān)檔案的查詢、借閱等服務(wù)。（三）檔案室1.集中統(tǒng)一管理全局各類檔案，建立健全檔案管理制度和業(yè)務(wù)流程。2.負責(zé)檔案的整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案實體安全。3.開展檔案信息化建設(shè)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息資源共享。4.提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)，依法依規(guī)做好檔案開放鑒定和利用審批工作。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.反映本局主要職能活動和歷史面貌的文件材料，包括黨組文件、行政文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。2.本局形成的各類業(yè)務(wù)文件，如檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)文件、檔案接收與征集文件、檔案整理與編目文件等。3.本局在各項工作中產(chǎn)生的重要資料，如調(diào)研成果、大事記、榮譽證書、照片、音像資料等。4.上級機關(guān)下發(fā)的與本局工作相關(guān)的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始性和真實性，不得擅自涂改、偽造。3.對于重要文件材料，應(yīng)及時進行備份，防止丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、機構(gòu)（問題）、保管期限進行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，制定相應(yīng)的分類方案，進行分類整理。3.專門檔案：如照片檔案、音像檔案、電子檔案等，按照相關(guān)標準進行整理編目。四、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等。2.檔案室應(yīng)保持清潔、通風(fēng)、干燥，溫度和濕度符合國家規(guī)定標準。（二）檔案上架1.按照檔案分類方案，將整理好的檔案依次上架存放，確保排列有序，便于查找。2.建立檔案存放索引，標明檔案的類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要是反映本局主要職能活動和歷史面貌的重要文件材料；長期保管的檔案一般是在較長時間內(nèi)對本局工作有查考利用價值的文件材料；短期保管期限為10年以下。（四）檔案安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案保管場所的安全防范，防止火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等事故發(fā)生。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.嚴格執(zhí)行檔案借閱、歸還登記制度，確保檔案實體安全。五、檔案利用（一）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱檔案資料。2.外單位因工作需要，按照規(guī)定程序查閱本局相關(guān)檔案。3.社會公眾依法申請查閱開放檔案。（二）利用方式1.查閱：本局工作人員可直接到檔案室查閱檔案；外單位查閱檔案需提前提交查閱申請，經(jīng)批準后在檔案室查閱。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限，按時歸還。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用審批1.本局工作人員查閱檔案，由所在部門負責(zé)人審批。2.外單位查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容范圍等，經(jīng)本局相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人審核，報局領(lǐng)導(dǎo)審批。3.社會公眾查閱開放檔案，按照國家有關(guān)規(guī)定辦理申請手續(xù)，經(jīng)審核批準后在指定場所查閱。（四）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對檔案查閱、借閱等利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容等。2.檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。六、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化。2.提高檔案信息資源共享水平，為檔案利用提供便捷高效的服務(wù)。（二）數(shù)據(jù)錄入1.按照檔案整理要求，將紙質(zhì)檔案信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)準確、完整。2.對新形成的電子文件，應(yīng)及時進行歸檔，納入檔案信息化管理系統(tǒng)。（三）系統(tǒng)維護1.安排專人負責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護，確保系統(tǒng)正常運行。2.定期對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.及時更新系統(tǒng)軟件和硬件，保障系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。（四）信息安全1.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.對涉及國家機密和敏感信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲、傳輸?shù)劝踩胧Ｆ?、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案保管期限表，對到期檔案進行鑒定。2.堅持全面審查、準確判定檔案價值的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、公正。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由局辦公室、檔案室及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。（三）鑒定程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案的名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。3.《檔案銷毀清冊》經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進行銷毀。（四）銷毀方式1.對紙質(zhì)檔案，采用焚燒或粉碎等方式進行銷毀。2.對電子檔案，應(yīng)進行徹底刪除，并做好記錄。（五）監(jiān)銷制度1.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。2.監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計，包括各類檔案的年度歸檔數(shù)量、累計庫存數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計，如查閱、借閱檔案的人次、卷次等。3.檔案鑒定與銷毀情況統(tǒng)計，如鑒定檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案信息化管理系統(tǒng)，自動