行政單位檔案管理流程規(guī)范行政單位檔案是政務(wù)運(yùn)行、決策執(zhí)行及公共服務(wù)活動的原始記錄，其規(guī)范管理關(guān)乎行政效能提升、歷史文脈傳承及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)防控?？茖W(xué)的檔案管理流程需貫穿“收集-整理-保管-利用-鑒定銷毀”全周期，結(jié)合制度約束與技術(shù)賦能，方能實(shí)現(xiàn)檔案資源的安全留存與高效利用。一、檔案收集：夯實(shí)管理基礎(chǔ)檔案收集是管理流程的起點(diǎn)，需以“全、準(zhǔn)、時(shí)”為原則，確保應(yīng)歸盡歸。（一）收集范圍界定行政單位檔案涵蓋文書檔案（公文、會議記錄、請示批復(fù)等）、業(yè)務(wù)檔案（行政審批、執(zhí)法檢查、項(xiàng)目管理等專業(yè)文件）、音像檔案（照片、視頻、錄音）、實(shí)物檔案（獎(jiǎng)牌、證書、印章模）及電子檔案（郵件、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、電子公文）。需重點(diǎn)關(guān)注“辦畢文件”與“過程性材料”的區(qū)分，如會議紀(jì)要需隨會議文件一并收集，項(xiàng)目驗(yàn)收材料需包含立項(xiàng)、實(shí)施、結(jié)項(xiàng)全流程文檔。（二）收集要求與方式1.材料完整性：文件需具備簽發(fā)手續(xù)（如公文的“簽發(fā)人”簽字、用?。?、附件齊全（如請示的批復(fù)文件），復(fù)印件需注明“與原件一致”并加蓋公章。2.時(shí)間節(jié)點(diǎn)控制：年度文書檔案于次年第一季度完成收集；專項(xiàng)工作（如巡察、審計(jì)）檔案于工作結(jié)束后30日內(nèi)歸檔；電子檔案實(shí)行“隨辦隨歸”，通過OA系統(tǒng)或檔案管理平臺在線移交。3.特殊載體處理：音像檔案需標(biāo)注拍攝時(shí)間、內(nèi)容、人物，實(shí)物檔案需附文字說明（如獎(jiǎng)牌頒發(fā)單位、時(shí)間、事由），電子檔案需留存元數(shù)據(jù)（如創(chuàng)建時(shí)間、修改記錄）。二、檔案整理：構(gòu)建有序體系整理是將零散檔案轉(zhuǎn)化為有機(jī)整體的關(guān)鍵，核心在于“分類科學(xué)、組卷合理、編目清晰”。（一）分類方法選擇推薦采用“年度-機(jī)構(gòu)（或問題）-保管期限”分類法：年度：以文件形成或辦結(jié)年度劃分（跨年度辦結(jié)的文件，歸入辦結(jié)年度）；機(jī)構(gòu)/問題：按職能部門（如辦公室、財(cái)務(wù)科）或業(yè)務(wù)類型（如黨建、人事）歸類；保管期限：區(qū)分永久、30年、10年（依據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》判定）。（二）組卷與編目實(shí)操1.組卷：將同類文件按“問題-時(shí)間-重要程度”排序，如“2023年黨組會議記錄”作為一卷，包含全年會議紀(jì)要、簽到表、議題材料。案卷題名需簡明（如“2023年財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告及整改材料”），避免籠統(tǒng)表述。2.編號與編目：檔號采用“年度+類別代碼+案卷號”（如“2023-WS-001”，WS為文書檔案代碼）；卷內(nèi)文件需逐頁編號（空白頁不編），填寫《卷內(nèi)文件目錄》（含文號、題名、日期、頁號），并在案卷末頁附《備考表》（記錄檔案缺損、修改情況）。三、檔案保管：筑牢安全防線保管環(huán)節(jié)需平衡“安全防護(hù)”與“長期可讀”，重點(diǎn)管控環(huán)境、期限與存放秩序。（一）保管環(huán)境建設(shè)檔案庫房應(yīng)獨(dú)立設(shè)置，遠(yuǎn)離水源、熱源，配備：溫濕度調(diào)控：溫度14-24℃、相對濕度45%-60%（安裝溫濕度計(jì)，超標(biāo)時(shí)啟動空調(diào)、除濕機(jī)）；安防設(shè)施：防火（滅火器、煙感報(bào)警器）、防盜（門禁、監(jiān)控）、防蟲（定期投放樟腦丸，避免與檔案直接接觸）、防光（避光窗簾、無紫外線燈具）。（二）期限管理與存放規(guī)范1.保管期限執(zhí)行：永久檔案需長期留存（如機(jī)構(gòu)沿革、章程），30年檔案（如干部任免文件）、10年檔案（如一般性通知）按期限保管，到期后啟動鑒定程序。2.存放秩序：檔案柜按“年度-類別-保管期限”排列，編制《柜架目錄》；定期（每半年）檢查檔案，發(fā)現(xiàn)霉變、蟲蛀立即搶救（如冷凍殺蟲、修復(fù)破損紙張）。四、檔案利用：釋放資源價(jià)值檔案利用需兼顧“便捷服務(wù)”與“安全管控”，建立分級利用機(jī)制。（一）利用流程與權(quán)限查閱：內(nèi)部人員填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批（涉密檔案需分管領(lǐng)導(dǎo)審批），在檔案閱覽室現(xiàn)場查閱，禁止涂改、抽換檔案。電子檔案利用：通過檔案管理系統(tǒng)檢索，權(quán)限由管理員按需分配（如普通員工僅可查閱10年檔案，中層可查閱30年檔案）。（二）利用登記與反饋建立《檔案利用登記薄》，記錄利用人、時(shí)間、內(nèi)容、用途；定期統(tǒng)計(jì)利用頻次（如“黨建檔案年度利用200次”），具體），分析高頻利用需求，優(yōu)化檔案編目與存放位置。五、鑒定與銷毀：優(yōu)化資源配置鑒定與銷毀是“去蕪存菁”的過程，需嚴(yán)格遵循法定程序。（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)每10年組建鑒定小組（檔案員、業(yè)務(wù)骨干、紀(jì)檢人員），對照《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》，審查檔案價(jià)值：永久檔案：確無保存價(jià)值的（如重復(fù)文件、草稿），提出降級意見；定期檔案：到期后評估是否延長保管（如涉及信訪、法律糾紛的檔案）。（二）銷毀程序合規(guī)性1.編制清冊：列明檔案編號、題名、期限、數(shù)量，經(jīng)鑒定小組簽字后報(bào)單位領(lǐng)導(dǎo)審批。2.監(jiān)督銷毀：銷毀時(shí)由2人以上監(jiān)銷（含紀(jì)檢人員），銷毀后在清冊上注明“已銷毀”，監(jiān)銷人簽字存檔。*注：涉密檔案需送指定機(jī)構(gòu)銷毀，禁止自行處理。*六、制度保障與信息化賦能（一）制度體系建設(shè)制定《檔案管理制度》《電子檔案管理辦法》《檔案保密細(xì)則》，明確：職責(zé)分工：檔案員負(fù)責(zé)日常管理，業(yè)務(wù)部門承擔(dān)“歸檔前審核”責(zé)任，分管領(lǐng)導(dǎo)審批重大利用事項(xiàng)；考核機(jī)制：將檔案管理納入部門績效考核（如歸檔及時(shí)率、利用滿意度），對違規(guī)行為（如逾期歸檔、擅自銷毀）追責(zé)。（二）信息化管理升級1.電子檔案全流程管理：采用“前端控制”模式，OA系統(tǒng)生成的電子文件自動歸檔，確保“元數(shù)據(jù)完整、格式合規(guī)（如PDF、XML）”；2.數(shù)字備份與遷移：定期（每半年）備份電子檔案至離線存儲設(shè)備，每5年遷移數(shù)據(jù)（如從舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)至新系統(tǒng)），確保長期可讀；3.智能檢索與共享：通過關(guān)鍵詞、文號、日期檢索檔案，搭建單位內(nèi)部檔案共享平臺（如與政務(wù)公開系統(tǒng)對接，開