PAGE規(guī)范完善工作資料制度一、總則（一）目的為加強公司工作資料管理，確保工作資料的完整性、準確性、規(guī)范性和安全性，提高工作效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位在工作過程中產(chǎn)生、使用、保管和流轉(zhuǎn)的各類工作資料。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標準，確保工作資料管理合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：公司對工作資料實行統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理，明確各部門和人員在資料管理中的職責。3.真實準確原則：工作資料應(yīng)如實反映工作實際情況，數(shù)據(jù)準確、內(nèi)容完整。4.及時歸檔原則：工作完成后應(yīng)及時將相關(guān)資料進行整理歸檔，便于查詢和使用。5.安全保密原則：妥善保管工作資料，確保資料安全，對涉及公司機密的資料嚴格保密。二、工作資料分類（一）行政文件類1.公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告等。2.上級主管部門下發(fā)的與公司相關(guān)的文件、政策法規(guī)等。（二）人事檔案類1.員工個人基本信息資料，包括簡歷、身份證復(fù)印件、學歷證書、資格證書等。2.員工入職、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)崗、離職等相關(guān)手續(xù)資料。3.員工培訓記錄、績效考核資料、獎懲記錄等。（三）財務(wù)資料類1.會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)核算資料。2.預(yù)算編制、執(zhí)行及決算資料。3.稅務(wù)申報、繳納相關(guān)資料。4.財務(wù)審計報告、資產(chǎn)評估報告等。（四）業(yè)務(wù)合同類1.公司對外簽訂的各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議，包括采購合同、銷售合同、服務(wù)合同等。2.合同的洽談、簽訂、履行、變更、終止等全過程資料。（五）項目資料類1.項目立項申請、可行性研究報告、項目計劃等前期資料。2.項目實施過程中的各類文件、記錄，如會議紀要、工作匯報、技術(shù)文檔等。3.項目驗收資料，包括驗收報告、成果證明等。（六）技術(shù)文檔類1.公司自主研發(fā)的技術(shù)資料，如產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)方案、工藝流程等。2.引進技術(shù)的相關(guān)資料，包括技術(shù)轉(zhuǎn)讓合同、技術(shù)說明書等。3.技術(shù)研發(fā)過程中的實驗數(shù)據(jù)、測試報告等。（七）客戶資料類1.客戶基本信息資料，包括客戶名稱、聯(lián)系方式、經(jīng)營范圍等。2.客戶溝通記錄、合作意向書、訂單等業(yè)務(wù)往來資料。3.客戶投訴處理記錄、滿意度調(diào)查資料等。三、工作資料的收集與整理（一）收集要求1.各部門和崗位應(yīng)明確專人負責工作資料的收集工作，確保資料收集的及時性和完整性。2.在工作開展過程中，相關(guān)人員應(yīng)及時將產(chǎn)生的資料進行分類整理，按照規(guī)定的格式和要求進行填寫和記錄。3.對于外來文件和資料，應(yīng)指定專人負責接收，并進行登記和初步審核，確保其真實性和有效性。（二）整理方法1.按照工作資料的分類，對收集到的資料進行分類存放，建立清晰的資料目錄和索引。2.對紙質(zhì)資料應(yīng)進行編號、裝訂，確保資料的整齊有序；對電子資料應(yīng)進行分類存儲，建立規(guī)范的文件名和文件夾結(jié)構(gòu)。3.對資料中的重復(fù)內(nèi)容進行清理，避免資料冗余；對缺失或不完整的資料，應(yīng)及時進行補充和完善。四、工作資料的歸檔與保管（一）歸檔流程1.資料整理完成后，由資料收集責任人填寫《工作資料歸檔申請表》，詳細說明資料的名稱、類別、形成時間、歸檔原因等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至公司檔案室或指定的資料保管部門。3.檔案室或保管部門對歸檔資料進行核對和驗收，確認無誤后進行歸檔，并在《工作資料歸檔登記表》上進行登記。（二）保管期限1.行政文件類資料按照國家檔案管理規(guī)定確定保管期限，一般分為永久、長期和短期。2.人事檔案類資料應(yīng)長期保管，直至員工離職后按照規(guī)定年限進行銷毀。3.財務(wù)資料類資料按照會計檔案管理辦法確定保管期限，一般為10年至30年不等。4.業(yè)務(wù)合同類資料應(yīng)保管至合同履行完畢后至少5年。5.項目資料類資料應(yīng)保管至項目結(jié)束后按照相關(guān)規(guī)定確定的期限，一般為5年至10年。6.技術(shù)文檔類資料應(yīng)根據(jù)技術(shù)的時效性和重要性確定保管期限，一般為5年至15年。7.客戶資料類資料應(yīng)保管至與客戶業(yè)務(wù)關(guān)系結(jié)束后至少3年。（三）保管方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)存放在專門的檔案柜或文件架中，按照類別和保管期限進行有序排列。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.電子資料應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。同時，應(yīng)設(shè)置權(quán)限管理，確保電子資料的安全性和保密性。3.對于重要的工作資料，應(yīng)進行加密存儲，并嚴格限制訪問權(quán)限。五、工作資料的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱工作資料的，應(yīng)填寫《工作資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、類別、查閱目的等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至檔案室或資料保管部門。3.檔案室或保管部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，批準后安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人、查閱資料名稱、查閱用途等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出查閱地點。如需復(fù)印或摘抄資料，應(yīng)經(jīng)檔案室或保管部門同意，并按照規(guī)定進行登記。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱工作資料的，應(yīng)填寫《工作資料借閱申請表》，詳細說明借閱資料的名稱、類別、借閱期限、借閱用途等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至檔案室或資料保管部門。3.檔案室或保管部門根據(jù)申請內(nèi)容進行審核，批準后辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在《工作資料借閱登記表》上簽字確認，并領(lǐng)取借閱資料。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞或丟失資料。如發(fā)生資料丟失或損壞，應(yīng)及時向檔案室或保管部門報告，并承擔相應(yīng)的賠償責任。6.借閱人歸還資料時，檔案室或保管部門應(yīng)進行認真核對，確認資料無損壞、無丟失后，辦理歸還手續(xù)。六、工作資料的保密與安全（一）保密措施1.根據(jù)工作資料的密級，確定不同的保密級別和保密范圍，明確保密責任人和保密要求。2.對涉及公司機密的工作資料，應(yīng)采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，防止資料泄露。3.在工作資料的使用過程中，應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得在非工作場合談?wù)摍C密資料內(nèi)容，不得將機密資料帶出公司或提供給無關(guān)人員。4.對離職員工，應(yīng)在離職前收回其保管的所有工作資料，并進行離職審計，確保其未帶走公司機密資料。（二）安全管理1.加強對工作資料保管場所的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等，確保資料存放環(huán)境安全。2.定期對工作資料進行清查盤點，核對資料的數(shù)量、完整性和準確性，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.對電子資料應(yīng)加強病毒防護和數(shù)據(jù)安全管理，定期進行殺毒和數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。4.制定應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能出現(xiàn)的自然災(zāi)害、人為破壞等突發(fā)事件，確保在緊急情況下能夠及時保護工作資料的安全。七、工作資料的銷毀（一）銷毀條件1.工作資料保管期限已滿，且按照規(guī)定無需繼續(xù)保存的。2.工作資料已失去使用價值，如項目結(jié)束后不再需要的相關(guān)資料。3.工作資料因各種原因已損壞、丟失，無法修復(fù)或找回的。（二）銷毀流程1.由資料保管部門或相關(guān)責任人提出工作資料銷毀申請，填寫《工作資料銷毀申請表》，詳細說明銷毀資料的名稱、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至公司分管領(lǐng)導審批。3.分管領(lǐng)導批準后，由資料保管部門或指定的人員負責組織銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。4.對于紙質(zhì)資料，一般采用焚燒或粉碎的方式進行銷毀；對于電子資料，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除