行政部門(mén)辦公自動(dòng)化操作手冊(cè)一、手冊(cè)說(shuō)明與系統(tǒng)定位行政辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是整合文書(shū)處理、流程審批、信息協(xié)同的數(shù)字化平臺(tái)，旨在通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化操作、智能化工具減少重復(fù)性工作，讓公文流轉(zhuǎn)、會(huì)議安排、物資管理等行政事務(wù)更規(guī)范高效。本手冊(cè)面向行政部門(mén)全員，涵蓋日常操作、流程管理、安全規(guī)范等內(nèi)容，幫助大家快速掌握系統(tǒng)核心功能，解決常見(jiàn)問(wèn)題。二、核心功能模塊操作指引（一）文檔管理：從創(chuàng)建到共享的全流程行政工作中，公文、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等文檔的規(guī)范管理是基礎(chǔ)。系統(tǒng)提供“創(chuàng)建-編輯-存儲(chǔ)-共享-版本控制”的全周期管理：1.文檔創(chuàng)建在系統(tǒng)首頁(yè)點(diǎn)擊「文檔中心」-「新建文檔」，根據(jù)需求選擇模板（如“行政公文模板”“會(huì)議紀(jì)要模板”）或直接新建空白文檔。填寫(xiě)標(biāo)題、正文（支持插入表格、圖片、附件，快捷鍵`Ctrl+S`可實(shí)時(shí)保存），完成后點(diǎn)擊「保存」，系統(tǒng)自動(dòng)生成帶部門(mén)標(biāo)識(shí)的文檔編號(hào)（如“XZ-____”），便于檢索。2.文檔存儲(chǔ)與分類(lèi)系統(tǒng)按“部門(mén)-年份-文檔類(lèi)型”自動(dòng)歸檔，也可手動(dòng)創(chuàng)建文件夾（如“2024年上半年公文”“會(huì)議資料”）。重要文檔可標(biāo)記「星標(biāo)」或設(shè)置「僅自己可見(jiàn)」，避免誤操作。如需跨部門(mén)共享，點(diǎn)擊「共享」-選擇部門(mén)/人員，設(shè)置權(quán)限（只讀/可編輯/可評(píng)論），對(duì)方將收到系統(tǒng)通知。3.版本管理與追溯文檔修改后，系統(tǒng)自動(dòng)生成新版本（舊版本可在「版本歷史」中查看）。如需回退，點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)版本的「恢復(fù)」即可。若需多人協(xié)作編輯，可開(kāi)啟「協(xié)作模式」，實(shí)時(shí)查看他人修改內(nèi)容，避免內(nèi)容沖突。（二）流程審批：標(biāo)準(zhǔn)化與靈活性兼顧行政流程（如請(qǐng)假、采購(gòu)、公文簽批）需兼顧合規(guī)性與效率，系統(tǒng)支持“固定流程+自定義流程”雙模式：1.常規(guī)流程發(fā)起以“請(qǐng)假申請(qǐng)”為例：點(diǎn)擊「流程中心」-「發(fā)起流程」-選擇“員工請(qǐng)假”模板，填寫(xiě)請(qǐng)假類(lèi)型（年假/病假/事假）、時(shí)間、事由，上傳證明材料（如病假條），點(diǎn)擊「提交」。系統(tǒng)自動(dòng)按預(yù)設(shè)規(guī)則（如“員工→直屬領(lǐng)導(dǎo)→行政部”）推送審批任務(wù)。2.審批操作指南審批人登錄后，「待辦事項(xiàng)」會(huì)顯示紅色提醒。點(diǎn)擊進(jìn)入流程，可查看申請(qǐng)?jiān)斍?，選擇「同意」「駁回」「退回修改」：同意：直接點(diǎn)擊「同意」，流程自動(dòng)進(jìn)入下一節(jié)點(diǎn)；駁回：需填寫(xiě)駁回原因（如“請(qǐng)假時(shí)間與項(xiàng)目沖突，建議調(diào)整”），流程退回申請(qǐng)人；退回修改：標(biāo)注需補(bǔ)充的內(nèi)容（如“請(qǐng)補(bǔ)充工作交接說(shuō)明”），申請(qǐng)人修改后可重新提交。3.流程跟蹤與催辦申請(qǐng)人可在「我的流程」中查看進(jìn)度（如“直屬領(lǐng)導(dǎo)已審批→行政部待審批”）。若流程超時(shí)，可點(diǎn)擊「催辦」，系統(tǒng)自動(dòng)給當(dāng)前審批人發(fā)送短信/站內(nèi)信提醒。（三）日程與會(huì)議管理：高效協(xié)同的利器行政人員需統(tǒng)籌多部門(mén)日程、組織會(huì)議，系統(tǒng)提供“日程共享+會(huì)議全流程管理”：1.個(gè)人日程與部門(mén)日程2.會(huì)議安排與紀(jì)要發(fā)起會(huì)議：點(diǎn)擊「會(huì)議管理」-「新建會(huì)議」，填寫(xiě)主題、時(shí)間、參會(huì)人，上傳會(huì)議資料（如議程、背景材料），系統(tǒng)自動(dòng)向參會(huì)人發(fā)送日歷邀請(qǐng)（支持同步至Outlook/釘釘日歷）。會(huì)議紀(jì)要：會(huì)議結(jié)束后，點(diǎn)擊「生成紀(jì)要」，系統(tǒng)自動(dòng)提取語(yǔ)音/文字記錄（需開(kāi)啟錄音功能），編輯后點(diǎn)擊「共享」，參會(huì)人可在線(xiàn)批注、確認(rèn)。（四）信息發(fā)布與通知：精準(zhǔn)觸達(dá)全員行政部門(mén)需發(fā)布通知、制度、公告等，系統(tǒng)支持“定向推送+查閱統(tǒng)計(jì)”：1.通知發(fā)布流程點(diǎn)擊「信息中心」-「發(fā)布通知」，填寫(xiě)標(biāo)題、正文（支持圖文排版），選擇接收對(duì)象（如“全體員工”“行政部門(mén)”），設(shè)置「查閱期限」（如“3天內(nèi)必須查閱”）。若需確認(rèn)查閱情況，可開(kāi)啟「強(qiáng)制查閱」，未查閱人員將收到每日提醒。2.通知查閱與反饋員工登錄后，「通知中心」會(huì)顯示未讀通知。點(diǎn)擊進(jìn)入可查看詳情，系統(tǒng)自動(dòng)記錄查閱時(shí)間。如需反饋（如“收到”“有疑問(wèn)”），可在底部點(diǎn)擊「反饋」，行政人員可在「反饋統(tǒng)計(jì)」中查看回復(fù)情況。三、流程管理與優(yōu)化建議行政流程需隨業(yè)務(wù)調(diào)整迭代，以下是流程配置與優(yōu)化的實(shí)用方法：（一）標(biāo)準(zhǔn)化流程配置針對(duì)高頻流程（如“辦公用品采購(gòu)”“公文流轉(zhuǎn)”），管理員可在「流程配置」中設(shè)置固定節(jié)點(diǎn)：1.以“公文流轉(zhuǎn)”為例：起草（部門(mén)文員）→審核（部門(mén)負(fù)責(zé)人）→會(huì)簽（相關(guān)部門(mén)）→簽發(fā)（分管領(lǐng)導(dǎo)）→發(fā)布（行政部）。2.每個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)置「處理時(shí)限」（如“審核需1個(gè)工作日”），超時(shí)自動(dòng)升級(jí)提醒（如抄送上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)）。（二）自定義流程設(shè)計(jì)遇到特殊事項(xiàng)（如“活動(dòng)策劃審批”），可臨時(shí)創(chuàng)建自定義流程：1.點(diǎn)擊「流程中心」-「新建自定義流程」，拖拽節(jié)點(diǎn)（如“策劃部提交方案→市場(chǎng)部評(píng)估→財(cái)務(wù)部預(yù)算→總經(jīng)理審批”），設(shè)置每個(gè)節(jié)點(diǎn)的處理人、權(quán)限。2.流程結(jié)束后，可將其保存為模板，供后續(xù)復(fù)用。（三）流程優(yōu)化技巧1.定期梳理：每季度回顧流程，刪除冗余節(jié)點(diǎn)（如“部門(mén)內(nèi)部審批可合并為一人”）。2.節(jié)點(diǎn)簡(jiǎn)化：對(duì)低風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)（如“日常辦公用品申領(lǐng)”），設(shè)置“一人審批+自動(dòng)通過(guò)”規(guī)則。3.權(quán)限調(diào)整：新員工入職后，及時(shí)在「用戶(hù)管理」中分配流程權(quán)限，避免因權(quán)限不足導(dǎo)致流程卡頓。四、安全與合規(guī)管理行政工作涉及涉密文件、人員信息，需嚴(yán)格遵守安全規(guī)范：（一）數(shù)據(jù)安全操作1.權(quán)限分級(jí)：普通員工僅可查看公開(kāi)文檔，部門(mén)負(fù)責(zé)人可審批流程、查看部門(mén)文檔，管理員可配置權(quán)限、備份數(shù)據(jù)。2.加密存儲(chǔ)：涉密文檔（如“員工檔案”“財(cái)務(wù)報(bào)表”）需在「文檔設(shè)置」中開(kāi)啟「加密存儲(chǔ)」，僅授權(quán)人員可解密查看。3.備份策略：系統(tǒng)每日自動(dòng)備份數(shù)據(jù)，管理員可在「系統(tǒng)設(shè)置」中手動(dòng)導(dǎo)出重要數(shù)據(jù)（如“年度公文庫(kù)”），存儲(chǔ)至離線(xiàn)硬盤(pán)。（二）合規(guī)管理要求1.數(shù)據(jù)留存：公文、審批記錄需至少留存3年，系統(tǒng)自動(dòng)歸檔至“歷史文檔庫(kù)”，禁止手動(dòng)刪除。2.審批留痕：所有流程操作（如“誰(shuí)審批、何時(shí)審批、審批意見(jiàn)”）均記錄在案，可在「流程日志」中追溯。3.合規(guī)檢查：每月由行政部牽頭，檢查文檔權(quán)限、流程合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改（如“某文檔權(quán)限設(shè)置錯(cuò)誤，需重新分配”）。五、常見(jiàn)問(wèn)題與解決方法（一）操作類(lèi)問(wèn)題1.文檔無(wú)法上傳：檢查文件格式（僅支持docx、pdf、jpg）、大小（≤50M），若仍失敗，換用谷歌瀏覽器重試。2.快捷鍵失效：點(diǎn)擊「系統(tǒng)設(shè)置」-「重置快捷鍵」，恢復(fù)默認(rèn)設(shè)置（如`Ctrl+C`復(fù)制、`Ctrl+V`粘貼）。（二）流程類(lèi)問(wèn)題1.審批節(jié)點(diǎn)錯(cuò)誤：聯(lián)系流程管理員（如行政部小張），說(shuō)明錯(cuò)誤節(jié)點(diǎn)（如“本該由市場(chǎng)部審批，卻推送給了財(cái)務(wù)部”），管理員可在「流程監(jiān)控」中調(diào)整。2.流程被駁回：查看駁回原因（如“預(yù)算超支”），補(bǔ)充材料（如“新增贊助收入說(shuō)明”）后重新提交。（三）系統(tǒng)類(lèi)問(wèn)題2.系統(tǒng)卡頓：清理瀏覽器緩存（`Ctrl+Shift+Delete`），或切換至“極速模式”（部分瀏覽器支持）。附錄：實(shí)用工具與支持1.常用快捷鍵：新建文檔：`Ctrl+N`保