機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理職責(zé)與要求檔案作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位履職活動的原始記錄，承載著歷史傳承、決策支撐、合規(guī)治理的核心價值。規(guī)范檔案管理行為、明確管理職責(zé)與要求，是維護(hù)檔案完整與安全、提升檔案利用效能的關(guān)鍵前提。本文結(jié)合機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作實(shí)際，從職責(zé)劃分、管理要求兩方面梳理實(shí)踐要點(diǎn)，為檔案管理工作提供實(shí)操指引。一、檔案管理職責(zé)劃分（一）檔案管理部門（或綜合檔案室）職責(zé)檔案管理部門是單位檔案工作的統(tǒng)籌主體，需履行以下職責(zé)：制度統(tǒng)籌：結(jié)合《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《檔案法》等法規(guī)，制定本單位檔案管理制度體系，涵蓋收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀全流程，明確各環(huán)節(jié)操作規(guī)范與責(zé)任主體。業(yè)務(wù)指導(dǎo)：指導(dǎo)各業(yè)務(wù)部門開展文件材料的形成、積累與歸檔工作，定期開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，解答部門檔案管理疑問。檔案處置：負(fù)責(zé)接收各部門移交的檔案，按全宗原則進(jìn)行系統(tǒng)化整理、編目與保管；定期開展檔案鑒定，提出保管期限調(diào)整或銷毀意見，按程序報(bào)批后組織實(shí)施。利用服務(wù)：建立檔案檢索系統(tǒng)（如案卷目錄、文件目錄、全文數(shù)據(jù)庫等），依規(guī)為單位內(nèi)部及外部合法利用主體提供檔案查閱、復(fù)制、證明等服務(wù)，做好利用登記與效果反饋。統(tǒng)籌協(xié)調(diào)：協(xié)調(diào)檔案信息化建設(shè)、安全保密、應(yīng)急管理等工作，對接上級檔案主管部門及同級檔案機(jī)構(gòu)，落實(shí)檔案統(tǒng)計(jì)、年報(bào)及專項(xiàng)檢查任務(wù)。（二）檔案管理人員職責(zé)檔案管理人員是檔案管理的直接執(zhí)行者，需聚焦實(shí)操性工作：基礎(chǔ)管理：按制度要求開展檔案收集，確保文件材料“應(yīng)歸盡歸”；對接收的檔案進(jìn)行分類、組卷（或件裝）、編號、編目，編制檢索工具，保證檔案整理規(guī)范、檢索便捷。保管維護(hù)：定期檢查檔案保管狀況，做好溫濕度監(jiān)測、防蟲防霉、防磁防盜等工作；對破損、褪色檔案及時修復(fù)，對電子檔案定期備份、遷移，確保檔案實(shí)體與信息安全。利用服務(wù)：根據(jù)利用需求精準(zhǔn)定位檔案，依規(guī)提供查閱、借閱服務(wù)，對涉密、敏感檔案嚴(yán)格履行審批程序；跟蹤利用效果，總結(jié)高頻利用需求，為檔案編研（如專題匯編、大事記）提供素材。業(yè)務(wù)協(xié)同：配合檔案管理部門開展制度修訂、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檔案鑒定等工作；建立檔案管理臺賬，記錄檔案接收、利用、移交、銷毀等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確保管理軌跡可追溯。（三）業(yè)務(wù)部門職責(zé)業(yè)務(wù)部門是檔案形成的源頭，需履行“前端管控”責(zé)任：文件形成：在業(yè)務(wù)活動中規(guī)范文件材料的形成與積累，確保文件內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范（如公文要素齊全、業(yè)務(wù)表單制式統(tǒng)一），杜絕“重業(yè)務(wù)、輕檔案”導(dǎo)致的材料缺失。按時歸檔：按檔案管理部門要求，在規(guī)定時間內(nèi)完成本部門文件材料的預(yù)整理，對照歸檔范圍查漏補(bǔ)缺，向檔案管理部門移交完整、準(zhǔn)確的檔案。質(zhì)量把關(guān)：移交前對檔案內(nèi)容進(jìn)行審核，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案記載一致；對專業(yè)性較強(qiáng)的檔案（如項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告、科研成果材料），同步提交編研說明或背景材料，提升檔案利用價值。協(xié)同管理：配合檔案管理部門開展檔案檢查、培訓(xùn)及利用工作，在日常業(yè)務(wù)中優(yōu)先利用本部門歸檔檔案，避免重復(fù)形成文件，提升工作效率。二、檔案管理核心要求（一）制度建設(shè)要求制度是檔案管理的“生命線”，需滿足以下要求：全流程覆蓋：制度應(yīng)涵蓋檔案“收、管、用、鑒、銷”全周期，明確各環(huán)節(jié)操作標(biāo)準(zhǔn)（如歸檔范圍、保管期限表、移交清單格式等），避免管理盲區(qū)。動態(tài)適配：結(jié)合單位職能調(diào)整、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化及法規(guī)更新，每2-3年對制度進(jìn)行評估修訂，確保制度與實(shí)際工作匹配。責(zé)任到人：在制度中明確各部門、各崗位的檔案管理職責(zé)，將檔案工作納入部門績效考核，通過“責(zé)任清單”倒逼履職到位。（二）收集整理要求檔案收集整理的質(zhì)量直接決定利用效能，需重點(diǎn)關(guān)注：收集范圍清晰：依據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，結(jié)合單位職能細(xì)化歸檔范圍，涵蓋文書檔案（公文、會議材料）、業(yè)務(wù)檔案（審批流程、服務(wù)記錄）、科技檔案（基建圖紙、設(shè)備說明書）、人事檔案（任免、考核材料）等，確?！皯?yīng)歸盡歸”。整理規(guī)范有序：采用“年度-機(jī)構(gòu)（問題）-保管期限”或“年度-保管期限-機(jī)構(gòu)（問題）”分類法，對檔案進(jìn)行系統(tǒng)化整理；文書檔案以“件”為單位整理，業(yè)務(wù)檔案按項(xiàng)目或流程組卷，確保檔號、目錄、實(shí)體一一對應(yīng)。保管期限精準(zhǔn)：嚴(yán)格區(qū)分“永久”“30年”“10年”等保管期限，對涉及民生權(quán)益、歷史沿革、重大決策的檔案標(biāo)注“永久”，對一般性事務(wù)文件按期限歸檔，避免“一刀切”導(dǎo)致資源浪費(fèi)或檔案流失。（三）保管利用要求檔案的“存”與“用”需平衡安全與效能：保管條件達(dá)標(biāo)：檔案庫房需獨(dú)立設(shè)置，配備防火、防盜、防潮、防光、防磁設(shè)備（如溫濕度記錄儀、滅火器、防磁柜）；電子檔案存儲需采用專用服務(wù)器或云平臺，定期進(jìn)行異質(zhì)備份（如磁帶、光盤）。利用便捷合規(guī)：建立“線上+線下”檢索體系，對開放檔案提供線上查閱（如檔案管理系統(tǒng)、政務(wù)公開平臺），對涉密檔案嚴(yán)格履行“雙人審批、登記借閱”程序；利用后及時歸還、清點(diǎn)，避免檔案損毀或丟失。鑒定銷毀規(guī)范：每10年開展一次檔案鑒定，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、法律顧問組成鑒定小組，對超期檔案進(jìn)行價值評估；銷毀檔案需編制清冊，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后，在指定場所由兩人以上監(jiān)銷，確保全程留痕。（四）信息化建設(shè)要求順應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型趨勢，檔案信息化需做到：電子檔案應(yīng)歸盡歸：將電子公文、電子證照、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)等納入歸檔范圍，采用XML、PDF-A等長期保存格式，確保電子檔案“四性”（真實(shí)性、完整性、可用性、安全性）達(dá)標(biāo)。系統(tǒng)互聯(lián)互通：推動檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，實(shí)現(xiàn)文件“在線形成、在線歸檔、在線利用”，減少人工干預(yù)；對接同級政務(wù)數(shù)據(jù)平臺，為跨部門檔案共享提供支撐。數(shù)據(jù)安全可控：電子檔案存儲采用加密技術(shù)，設(shè)置訪問權(quán)限（如只讀、編輯、管理員），定期開展數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)演練；對涉密電子檔案，采用物理隔離存儲，嚴(yán)禁接入互聯(lián)網(wǎng)。（五）安全保密要求檔案安全是底線要求，需落實(shí)“人防+技防”：涉密檔案管理：涉密檔案單獨(dú)保管，建立“臺賬+專柜+專人”管理模式，借閱、復(fù)制需經(jīng)單位保密委員會審批，嚴(yán)禁攜帶涉密檔案外出（確需外出的，需辦理《涉密載體外出攜帶證》）。實(shí)體安全防護(hù)：檔案庫房安裝門禁、監(jiān)控系統(tǒng)，庫房鑰匙由專人保管；定期開展檔案清點(diǎn)，對珍貴檔案（如歷史文書、實(shí)物檔案）采用恒溫恒濕柜、防紫外線裝具保管。信息安全管控：電子檔案系統(tǒng)部署防火墻、入侵檢測系統(tǒng)，定期進(jìn)行漏洞掃描；操作人員需簽訂保密協(xié)議，嚴(yán)禁泄露檔案信息，對檔案利用日志進(jìn)行審計(jì)，追溯異常操作。三、保障措施（一）組織保障單位應(yīng)將檔案工作納入年度工作計(jì)劃，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案管理部門的人員編制與經(jīng)費(fèi)投入；建立“一把手”負(fù)總責(zé)、分管領(lǐng)導(dǎo)具體抓、部門負(fù)責(zé)人直接管的責(zé)任體系，確保檔案工作與業(yè)務(wù)工作同部署、同檢查、同考核。（二）人員保障定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)（如檔案數(shù)字化、電子檔案管理），鼓勵考取檔案專業(yè)職稱；建立“以老帶新”機(jī)制，傳承檔案管理經(jīng)驗(yàn)；將檔案法律法規(guī)、業(yè)務(wù)知識納入新入職人員培訓(xùn)必修內(nèi)容，提升全員檔案意識。（三）技術(shù)保障每年安排專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)用于檔案設(shè)備更新（如掃描儀、服務(wù)器、防盜系統(tǒng)），確保保管條件符合《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》；與專業(yè)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)