PAGE文書檔案副本制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司文書檔案管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范文書檔案副本的制作、使用、保管等工作，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在日常工作中形成的各類文書檔案副本的管理。（三）基本原則1.合法性原則：文書檔案副本的管理必須符合國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。2.真實性原則：副本內(nèi)容應(yīng)與正本保持一致，如實反映文件的原始信息。3.完整性原則：確保文書檔案副本涵蓋公司各類重要文件，不得遺漏關(guān)鍵信息。4.保密性原則：嚴(yán)格控制文書檔案副本的知悉范圍，防止敏感信息泄露。二、文書檔案副本的制作（一）制作主體文書檔案副本由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一制作。檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)副本制作工作，確保制作過程的規(guī)范與準(zhǔn)確。（二）制作依據(jù)1.正本文件：以公司正式發(fā)布的各類文書檔案正本為藍(lán)本進(jìn)行副本制作。2.制作要求：副本應(yīng)清晰、完整地反映正本的內(nèi)容，包括文件的文字、圖表、印章等信息。（三）制作流程1.申請：各部門如需使用文書檔案副本，應(yīng)提前向檔案管理部門提交《文書檔案副本制作申請表》，注明所需副本的文件名稱、文號、制作用途等信息。2.審核：檔案管理部門收到申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核。審核重點包括申請用途的合理性、文件的保密性要求等。如申請不符合規(guī)定，應(yīng)及時通知申請部門并說明原因。3.制作：經(jīng)審核通過后，檔案管理部門安排專人按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行副本制作。制作過程中應(yīng)嚴(yán)格核對正本信息，確保副本內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。4.校對：副本制作完成后，由專人進(jìn)行校對。校對人員應(yīng)仔細(xì)核對副本與正本的一致性，包括文字表述、格式排版、印章加蓋等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時返回制作人員進(jìn)行修改。5.編號與登記：校對無誤的文書檔案副本應(yīng)進(jìn)行編號，并在《文書檔案副本登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括副本編號、文件名稱、文號、制作日期、申請部門、使用用途等信息。三、文書檔案副本的使用（一）使用范圍1.公司內(nèi)部工作需要：各部門在開展日常業(yè)務(wù)工作、進(jìn)行項目研究、制定決策等過程中，可根據(jù)實際需要使用文書檔案副本。2.特定外部需求：在與合作伙伴進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談、提供資料證明等情況下，經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可向外部單位提供文書檔案副本。（二）使用申請1.內(nèi)部使用：公司各部門內(nèi)部使用文書檔案副本，由部門負(fù)責(zé)人填寫《文書檔案副本使用申請表》，注明使用目的、使用期限等信息，提交檔案管理部門審批。2.外部提供：如需向外部單位提供文書檔案副本，申請部門應(yīng)填寫《文書檔案副本外部提供申請表》，詳細(xì)說明提供對象、提供內(nèi)容、提供用途、保密要求等信息，并附上外部單位的相關(guān)需求說明。申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）審批流程1.內(nèi)部使用審批：檔案管理部門收到內(nèi)部使用申請后，應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)完成審批。如申請用途合理，予以批準(zhǔn)；如存在疑問或不符合規(guī)定，應(yīng)與申請部門溝通核實，必要時可提請公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行協(xié)調(diào)。2.外部提供審批：對于外部提供申請，檔案管理部門應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)進(jìn)行初審，重點審查提供內(nèi)容的保密性風(fēng)險、外部單位的資質(zhì)與信譽(yù)等。初審?fù)ㄟ^后，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)在[X]個工作日內(nèi)做出審批決定。如涉及重要文件或敏感信息的外部提供申請，應(yīng)提交公司總經(jīng)理辦公會審議。（四）使用要求1.借閱與歸還：經(jīng)批準(zhǔn)使用文書檔案副本的部門或個人，應(yīng)到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱時應(yīng)登記借閱日期、借閱人姓名、副本編號、文件名稱等信息。使用完畢后，應(yīng)按時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。如遇特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并說明原因。2.使用限制：文書檔案副本僅供申請用途使用，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播給無關(guān)人員。嚴(yán)禁利用副本進(jìn)行任何違法違規(guī)活動。3.保密措施：使用人員在使用文書檔案副本過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，妥善保管副本，防止信息泄露。如發(fā)現(xiàn)副本丟失或損壞，應(yīng)立即向檔案管理部門報告，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。四、文書檔案副本的保管（一）保管責(zé)任文書檔案副本的保管工作由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)。檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，確保副本的安全存放。（二）保管環(huán)境1.庫房條件：檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。2.防火防盜：庫房內(nèi)應(yīng)配備防火、防盜、防蟲、防潮、防霉等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門、防蟲藥品、除濕機(jī)等。定期對庫房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查維護(hù)，確保其正常運行。3.存儲方式：文書檔案副本應(yīng)按照類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和管理。副本應(yīng)采用紙質(zhì)或電子介質(zhì)存儲，對于重要的電子副本，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)。（三）保管期限文書檔案副本的保管期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實際情況確定。一般情況下，重要文件的副本保管期限為[X]年，一般性文件的副本保管期限為[X]年。保管期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門鑒定，確無保存價值的副本，可按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對文書檔案副本進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括副本的完整性、準(zhǔn)確性、存儲環(huán)境等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。每年應(yīng)對文書檔案副本進(jìn)行一次全面清查，確保賬物相符。五、文書檔案副本的銷毀（一）銷毀條件1.保管期限屆滿：符合保管期限規(guī)定且經(jīng)鑒定確無保存價值的文書檔案副本，可進(jìn)行銷毀。2.其他特殊情況：因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，導(dǎo)致某些文書檔案副本不再具有使用價值，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后，可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.鑒定：檔案管理部門定期對保管期限屆滿的文書檔案副本進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同參與。鑒定人員應(yīng)根據(jù)文件的重要性、歷史價值、現(xiàn)實用途等因素，對副本是否需要銷毀進(jìn)行評估，并形成鑒定意見。2.審批：經(jīng)鑒定需要銷毀的文書檔案副本，應(yīng)填寫《文書檔案副本銷毀申請表》，附上鑒定意見，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的副本銷毀申請，應(yīng)提交公司總經(jīng)理辦公會審議。3.銷毀實施：審批通過后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀方式可采用粉碎、焚燒等物理方法，確保副本信息無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀日期、銷毀文件名稱、文號、數(shù)量、銷毀方式等信息。4.監(jiān)銷：銷毀工作應(yīng)在檔案管理部門人員和公司紀(jì)檢監(jiān)察部門人員的共同監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀工作的合規(guī)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對文書檔案副本制度的執(zhí)行情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。定期對各部門文書檔案副本的制作、使用、保管等環(huán)節(jié)進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.外部監(jiān)督：接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查。對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真落實整改，并及時反饋整改情況。（二）考核辦法1.將文書檔案副本管理工作納入公司各部門績效考核體系。考核內(nèi)容包括制度執(zhí)行情況、檔案管理質(zhì)量、工作效率等方面。2.