PAGE規(guī)范原始臺(tái)賬記錄制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司原始臺(tái)賬記錄管理，確保原始記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)，為公司各項(xiàng)管理決策提供可靠依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及所有涉及原始臺(tái)賬記錄的工作環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：原始臺(tái)賬記錄應(yīng)如實(shí)反映實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)活動(dòng)，不得虛構(gòu)、篡改。2.準(zhǔn)確性原則：記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)計(jì)算、文字表述等應(yīng)符合規(guī)范。3.完整性原則：涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)的各個(gè)方面，不得遺漏重要信息。4.及時(shí)性原則：在業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生后及時(shí)進(jìn)行記錄，不得拖延。二、原始臺(tái)賬記錄的內(nèi)容與要求（一）業(yè)務(wù)活動(dòng)記錄1.生產(chǎn)業(yè)務(wù)原材料采購(gòu)：記錄采購(gòu)日期、供應(yīng)商名稱(chēng)、原材料名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)等信息。生產(chǎn)過(guò)程：詳細(xì)記錄生產(chǎn)批次、生產(chǎn)日期、生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)人員、產(chǎn)量、質(zhì)量檢驗(yàn)情況等。產(chǎn)品銷(xiāo)售：包括銷(xiāo)售日期、客戶(hù)名稱(chēng)、產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)、銷(xiāo)售方式等。2.財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)收入記錄：明確收入來(lái)源、收入日期、金額、收入性質(zhì)等。支出記錄：詳細(xì)記錄支出項(xiàng)目、支出日期、金額、支付對(duì)象、支付方式等。資產(chǎn)變動(dòng)：如固定資產(chǎn)購(gòu)置、折舊、處置，無(wú)形資產(chǎn)的增減等，記錄相關(guān)日期、資產(chǎn)名稱(chēng)、價(jià)值變動(dòng)情況等。3.人力資源業(yè)務(wù)員工入職：記錄入職日期、姓名、性別、年齡、學(xué)歷、崗位、薪資待遇等。員工考勤：包括出勤、請(qǐng)假、曠工等情況，按日期詳細(xì)記錄。員工培訓(xùn)：培訓(xùn)日期、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)人員、培訓(xùn)效果評(píng)估等。員工離職：離職日期、離職原因、工作交接情況等。（二）記錄要求1.書(shū)寫(xiě)規(guī)范：使用藍(lán)黑墨水或黑色中性筆書(shū)寫(xiě)，字跡清晰、工整，不得潦草、模糊。2.數(shù)據(jù)填寫(xiě)：數(shù)字填寫(xiě)要規(guī)范，不得隨意涂改。如有錯(cuò)誤，應(yīng)按規(guī)定方法更正，如劃線(xiàn)更正法、紅字更正法等，并加蓋更正人員印章。3.內(nèi)容完整：各項(xiàng)記錄應(yīng)包含必要的要素，不得缺項(xiàng)。對(duì)于重要事項(xiàng)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)說(shuō)明。4.簽名蓋章：涉及人員簽字確認(rèn)的記錄，必須由相關(guān)責(zé)任人簽字，確保責(zé)任明確。對(duì)于需要加蓋印章的，應(yīng)加蓋公司公章或部門(mén)專(zhuān)用章。三、原始臺(tái)賬記錄的流程（一）記錄發(fā)起1.業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生后，相關(guān)業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)發(fā)起原始臺(tái)賬記錄。對(duì)于常規(guī)業(yè)務(wù)，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成記錄；對(duì)于緊急業(yè)務(wù)，應(yīng)立即記錄。2.記錄發(fā)起人員應(yīng)確保記錄內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，對(duì)記錄信息的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。（二）審核1.原始臺(tái)賬記錄完成后，應(yīng)提交給上級(jí)主管或指定的審核人員進(jìn)行審核。2.審核人員應(yīng)仔細(xì)核對(duì)記錄內(nèi)容，檢查是否符合要求，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，簽字蓋章是否齊全等。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)反饋給記錄發(fā)起人員進(jìn)行更正。（三）存檔1.經(jīng)審核無(wú)誤的原始臺(tái)賬記錄，應(yīng)按照規(guī)定的分類(lèi)和編號(hào)進(jìn)行存檔。2.存檔方式可采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式，確保檔案的安全、完整和可查閱。（四）查詢(xún)與調(diào)閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查詢(xún)?cè)寂_(tái)賬記錄的，應(yīng)填寫(xiě)查詢(xún)申請(qǐng)表，注明查詢(xún)目的、查詢(xún)內(nèi)容等，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門(mén)進(jìn)行查詢(xún)。2.外部單位或人員需要調(diào)閱原始臺(tái)賬記錄的，應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可調(diào)閱。調(diào)閱過(guò)程中，應(yīng)確保記錄的安全，不得擅自復(fù)制、泄露記錄內(nèi)容。四、原始臺(tái)賬記錄的保管（一）保管期限1.原始臺(tái)賬記錄的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，財(cái)務(wù)類(lèi)記錄保管期限為[X]年，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類(lèi)記錄保管期限為[X]年，人力資源類(lèi)記錄保管期限為[X]年等。2.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)、法律糾紛或有特殊要求的記錄，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：應(yīng)存放在專(zhuān)用的檔案柜中，按照類(lèi)別、年份、月份等進(jìn)行有序排列，便于查找。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)等功能。2.電子檔案保管：應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，進(jìn)行定期備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存放在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置嚴(yán)格的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，確保電子檔案的安全。（三）保管責(zé)任1.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)原始臺(tái)賬記錄的保管工作，制定檔案管理制度，明確保管人員的職責(zé)。2.保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、整理和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完好。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)原始臺(tái)賬記錄制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)加強(qiáng)對(duì)本部門(mén)原始臺(tái)賬記錄工作的日常監(jiān)督，確保本部門(mén)人員嚴(yán)格按照制度要求進(jìn)行記錄。（二）外部檢查1.接受政府相關(guān)部門(mén)、行業(yè)監(jiān)管機(jī)構(gòu)等的檢查時(shí)，應(yīng)積極配合，如實(shí)提供原始臺(tái)賬記錄資料。2.根據(jù)外部檢查意見(jiàn)，及時(shí)整改存在的問(wèn)題，完善原始臺(tái)賬記錄制度。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反原始臺(tái)賬記錄制度的行為，如虛構(gòu)記錄、篡改數(shù)據(jù)、未及時(shí)記錄等，應(yīng)視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.處罰方式包括警告、罰款、降職、辭退等，同時(shí)對(duì)造成公司損失的，應(yīng)依法追究其賠償責(zé)任。六、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司[具體部門(mén)]負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與補(bǔ)充1.本制度如有未盡事宜，或因國(guó)家法律法規(guī)、政