PAGE規(guī)范合同合規(guī)管理制度一、總則（一）目的本制度旨在建立健全公司合同合規(guī)管理體系，加強合同管理的規(guī)范化、科學化、法治化，有效防范合同風險，維護公司合法權益，保障公司各項業(yè)務活動的順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司及所屬各部門、分支機構在經營管理活動中簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同、借款合同等。（三）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、解除等活動必須符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。2.合規(guī)性原則：嚴格遵守公司內部的各項規(guī)章制度，確保合同管理活動的合規(guī)性。3.風險防范原則：強化合同風險意識，對合同簽訂、履行過程中的風險進行全面評估和有效防控。4.效益原則：在保障合同合法合規(guī)的前提下，追求合同效益最大化，提高公司經濟效益和社會效益。（四）職責分工1.合同管理部門負責制定和完善公司合同管理制度，并組織實施。對合同簽訂、履行、變更、解除等全過程進行監(jiān)督和管理。審查合同文本的合法性、合規(guī)性和完整性，提出審查意見。建立合同臺賬，對合同進行分類統(tǒng)計和歸檔管理。協(xié)調處理合同糾紛，參與重大合同糾紛的訴訟、仲裁等活動。2.業(yè)務部門負責合同的起草、談判、簽訂等具體工作。對合同履行情況進行跟蹤和反饋，及時發(fā)現和解決合同履行過程中出現的問題。配合合同管理部門做好合同審查、風險防控等工作。3.法務部門為合同管理提供法律咨詢和法律支持。對重大合同進行法律審查，出具法律意見書。參與合同糾紛的處理，提供法律建議和解決方案。4.財務部門負責對合同涉及的財務條款進行審查，確保合同財務條款的合規(guī)性。對合同執(zhí)行過程中的財務收支情況進行監(jiān)督和核算。協(xié)助合同管理部門做好合同款項的收付管理工作。二、合同簽訂管理（一）合同立項1.業(yè)務部門根據業(yè)務需求，提出合同立項申請，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同項目的名稱、內容、背景、預計金額、履行期限等信息。2.合同立項申請經業(yè)務部門負責人審核后，報分管領導審批。分管領導根據公司業(yè)務發(fā)展戰(zhàn)略和實際情況，對合同立項申請進行審批，決定是否立項。（二）合同起草1.合同一般由業(yè)務部門負責起草。業(yè)務部門應根據合同立項申請的要求，結合業(yè)務實際情況，起草合同文本。合同文本應包括合同雙方的基本信息、合同標的（內容）、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等主要條款。2.合同文本應使用規(guī)范的語言文字，表述清晰、準確、完整，避免出現歧義、模糊不清或者容易引起誤解的條款。對于涉及專業(yè)技術、法律、財務等方面的條款，應征求相關部門的意見。（三）合同審查1.合同起草完成后，業(yè)務部門應將合同文本提交合同管理部門進行審查。合同管理部門應按照本制度的規(guī)定，對合同文本進行合法性、合規(guī)性和完整性審查。2.合同管理部門審查合同文本時，應重點審查以下內容：合同主體是否合法、有效，是否具備簽訂合同的資格和能力。合同內容是否符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，是否損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。合同條款是否完整、明確，權利義務是否對等，違約責任是否具體、可操作。合同簽訂程序是否符合公司內部規(guī)定，是否經過必要的審批環(huán)節(jié)。3.合同管理部門審查合同文本后，應出具《合同審查意見表》，提出審查意見。對于審查中發(fā)現的問題，應及時與業(yè)務部門溝通協(xié)商，要求業(yè)務部門進行修改完善。4.業(yè)務部門應根據合同管理部門的審查意見，對合同文本進行修改完善。修改后的合同文本經業(yè)務部門負責人審核后，再次提交合同管理部門進行審查。合同管理部門對修改后的合同文本進行復審，如無異議，則通過審查。（四）合同審批1.通過審查的合同文本，業(yè)務部門應按照公司內部審批流程，提交相關領導審批。合同審批應嚴格按照規(guī)定的審批權限進行，不得越級審批。2.審批人應認真審查合同文本，對合同的合法性、合規(guī)性、必要性和可行性進行全面評估，簽署審批意見。對于重大合同或者涉及金額較大的合同，應提交公司領導班子會議審議。3.合同經審批同意后，業(yè)務部門應及時與合同對方簽訂合同。（五）合同簽訂1.合同簽訂應使用公司統(tǒng)一印制的合同文本。如因特殊情況需要使用非統(tǒng)一文本的，應經合同管理部門和法務部門同意。2.合同簽訂應遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則，由合同雙方當事人在合同文本上簽字（蓋章）確認。合同簽字（蓋章）應齊全、清晰，符合法律規(guī)定和公司內部要求。3.合同簽訂過程中，業(yè)務部門應確保合同對方當事人的主體資格合法、有效，合同對方當事人應提供有效的營業(yè)執(zhí)照、資質證書、法定代表人身份證明等相關證明文件。4.合同簽訂后，如果發(fā)現合同文本存在錯誤或者需要補充、變更合同條款的，應按照本制度的規(guī)定，及時辦理合同變更手續(xù)。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時組織合同交底會議，向合同履行相關人員詳細介紹合同的主要內容、雙方權利義務、履行期限、履行方式、違約責任等信息，確保合同履行相關人員熟悉合同條款，明確各自的職責和任務。2.合同交底會議應形成會議紀要，由業(yè)務部門負責人簽字確認后存檔。會議紀要應包括會議時間、地點、參會人員、會議內容等信息。（二）合同履行跟蹤1.業(yè)務部門應建立合同履行跟蹤臺賬，對合同履行情況進行實時跟蹤和記錄。合同履行跟蹤臺賬應包括合同名稱、合同編號、合同對方、履行期限、履行進度、存在問題及處理情況等信息。2.業(yè)務部門應定期對合同履行情況進行檢查和分析，及時發(fā)現和解決合同履行過程中出現的問題。對于合同履行過程中出現的重大問題或者可能影響合同履行的風險因素，應及時向合同管理部門和分管領導報告，并采取有效措施進行處理。3.合同管理部門應定期對合同履行情況進行監(jiān)督檢查，對業(yè)務部門的合同履行跟蹤工作進行指導和監(jiān)督。發(fā)現合同履行過程中存在問題的，應及時要求業(yè)務部門進行整改，并跟蹤整改情況。（三）合同變更1.在合同履行過程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款或者解除合同的，業(yè)務部門應及時提出合同變更或者解除申請，填寫《合同變更申請表》或者《合同解除申請表》，詳細說明變更或者解除的原因、內容、對合同履行的影響等信息。2.合同變更或者解除申請經業(yè)務部門負責人審核后，報分管領導審批。分管領導根據公司業(yè)務發(fā)展戰(zhàn)略和實際情況，對合同變更或者解除申請進行審批，決定是否同意變更或者解除合同。3.合同變更或者解除申請經審批同意后，業(yè)務部門應及時與合同對方協(xié)商簽訂合同變更協(xié)議或者解除協(xié)議。合同變更協(xié)議或者解除協(xié)議應符合國家法律法規(guī)的規(guī)定，明確雙方的權利義務和違約責任。4.合同變更或者解除后，業(yè)務部門應及時將合同變更協(xié)議或者解除協(xié)議提交合同管理部門備案，并對合同履行跟蹤臺賬進行更新。（四）合同款項收付管理1.財務部門應根據合同約定的付款方式和時間，及時辦理合同款項的收付手續(xù)。合同款項收付應嚴格按照公司財務管理制度進行，確保資金安全。2.業(yè)務部門應及時向財務部門提供合同履行情況的相關資料，協(xié)助財務部門做好合同款項的收付管理工作。財務部門在辦理合同款項收付手續(xù)時，應認真核對合同條款、發(fā)票等相關資料，確?？铐検崭兜臏蚀_性和合規(guī)性。3.對于合同款項的收付情況，財務部門應定期進行統(tǒng)計和分析，及時發(fā)現和解決款項收付過程中出現的問題。對于逾期未付或者未收的合同款項，財務部門應及時與業(yè)務部門溝通協(xié)商，采取有效措施進行催收或者催付。四、合同糾紛管理（一）糾紛預防1.合同管理部門和業(yè)務部門應加強合同風險防范意識，在合同簽訂、履行過程中，嚴格按照法律法規(guī)和公司內部規(guī)定進行操作，避免因合同條款不明確、履行不當等原因引發(fā)合同糾紛。2.合同管理部門應定期組織合同管理人員和業(yè)務人員進行合同法律法規(guī)培訓，提高合同管理人員和業(yè)務人員的法律意識和業(yè)務水平，增強合同風險防范能力。（二）糾紛處理1.合同履行過程中如發(fā)生合同糾紛，業(yè)務部門應及時收集相關證據材料，分析糾紛原因，制定糾紛解決方案，并及時向合同管理部門和分管領導報告。2.合同管理部門應會同法務部門對合同糾紛進行調查和分析，根據糾紛的性質和情況，提出糾紛處理建議。對于重大合同糾紛，應成立專門的糾紛處理小組，負責糾紛的處理工作。3.合同糾紛處理應遵循合法、合理、公平、公正的原則，盡量通過協(xié)商、調解等方式解決糾紛。如協(xié)商、調解不成，可根據合同約定或者法律法規(guī)的規(guī)定，通過仲裁或者訴訟等方式解決糾紛。4.在合同糾紛處理過程中，業(yè)務部門、合同管理部門和法務部門應密切配合，及時提供相關證據材料和信息，確保糾紛處理工作的順利進行。（三）糾紛總結1.合同糾紛處理完畢后，業(yè)務部門應及時對合同糾紛進行總結分析，查找合同簽訂、履行過程中存在的問題和不足，提出改進措施和建議，形成《合同糾紛處理總結報告》。2.《合同糾紛處理總結報告》應包括合同糾紛的基本情況、糾紛原因分析、處理過程及結果、經驗教訓總結、改進措施和建議等內容。3.合同管理部門應將《合同糾紛處理總結報告》存檔，并將合同糾紛處理情況作為合同管理工作的重要參考，不斷完善合同管理制度，提高合同管理水平。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務部門應及時將合同文本及相關資料提交合同管理部門進行歸檔。合同文本及相關資料應包括合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、合同審批文件、會議紀要、往來函件、發(fā)票、驗收報告等。2.合同管理部門應指定專人負責合同檔案的收集工作，對業(yè)務部門提交的合同文本及相關資料進行認真核對和整理，確保檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.在合同檔案收集完成后，合同管理部門應按照合同類別、簽訂時間、合同編號等進行分類整理，建立合同檔案目錄，便于查詢和管理。2.合同檔案應采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行管理。紙質檔案應按照檔案管理的要求進行裝訂、編號、編目等，電子檔案應按照公司電子檔案管理規(guī)定進行存儲和備份，確保檔案資料的安全和完整。（三）檔案保管1.合同管理部門應設立專門的合同檔案室，配備必要的檔案保管設施和設備，確保合同檔案的安全保管。合同檔案室應保持清潔、干燥、通風良好，防止檔案資料受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.合同檔案應按照檔案保管期限進行分類存放。檔案保管期限分為短期、中期和長期，具體保管期限根據國家法律法規(guī)和公司內部規(guī)定確定。3.合同管理部門應定期對合同檔案進行檢查和盤點，確保檔案資料的安全和完整。如發(fā)現檔案資料存在損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行處理，并向上級領導報告。（四）檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，注明查閱的合同名稱、編號、查閱原因、查閱內容等信息，經所在部門負責人審核后，報合同管理部門審批。2.合同管理部門應根據申請查閱人的身份和查閱內容，確定是否同意查閱。對于涉及公司商業(yè)秘密、重要合同等檔案資料的查閱，應嚴格控制查閱范圍和查閱人員，并做好查閱記錄。3.查閱合同檔案時，查閱人應在合同檔案室進行查閱，不得將檔案資料帶出檔案室。查閱人應愛護檔案資料，不得在檔案資料上涂改、標記、污損等。查閱完畢后，查閱人應及時將檔案資料歸還合同管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（五）檔案銷毀1.對于超過保管期限且無保存價值的合同檔案，合同管理部門應定期進行清理和銷毀。檔案銷毀前，合同管理部門應填寫《合同檔案銷毀申請表》，詳細說明銷毀檔案的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息，報分管領導