PAGE規(guī)范外事管理工作制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織外事管理工作，規(guī)范外事活動流程，確保外事工作的順利開展，維護公司/組織的良好形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織與境外機構(gòu)、企業(yè)、組織及個人開展的各類外事活動，包括但不限于商務(wù)洽談、學(xué)術(shù)交流、技術(shù)合作、人員出訪、接待來訪等。（三）基本原則1.合法性原則：外事活動必須遵守中華人民共和國法律法規(guī)，尊重所在國家或地區(qū)的法律法規(guī)、風(fēng)俗習(xí)慣和宗教信仰。2.合規(guī)性原則：嚴格按照國家有關(guān)外事管理規(guī)定和本公司/組織的相關(guān)制度開展外事活動，確保外事工作的規(guī)范性和嚴肅性。3.效益性原則：外事活動應(yīng)注重實效，充分發(fā)揮外事資源的作用，促進公司/組織的業(yè)務(wù)發(fā)展和國際交流合作。4.保密性原則：加強外事活動中的保密工作，確保公司/組織的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和國家機密安全。二、外事審批與備案（一）審批權(quán)限1.一般性外事活動：由外事部門負責(zé)人審核，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.重要外事活動：經(jīng)外事部門負責(zé)人審核后，報總經(jīng)理批準，并報上級主管部門備案。3.涉及重大事項的外事活動：需經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定，并報上級主管部門和外事管理部門審批。（二）審批流程1.申請：外事活動承辦部門應(yīng)提前填寫《外事活動申請表》，詳細說明活動的目的、內(nèi)容、時間、地點、參與人員等信息，并附上相關(guān)背景資料。2.審核：外事部門對申請表及相關(guān)資料進行審核，重點審查活動的必要性、合規(guī)性、安全性等。對于不符合要求的申請，及時反饋承辦部門并說明理由。3.批準：根據(jù)審批權(quán)限，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進行批準。批準后的申請表作為外事活動執(zhí)行的依據(jù)。4.備案：重要外事活動批準后，外事部門應(yīng)及時將相關(guān)信息報上級主管部門備案。備案內(nèi)容包括活動的基本情況、審批結(jié)果等。（三）備案要求1.備案材料：備案材料應(yīng)包括《外事活動申請表》、活動方案、相關(guān)協(xié)議或合同等。材料應(yīng)真實、準確、完整。2.備案時間：備案應(yīng)在活動批準后[X]個工作日內(nèi)完成。如遇緊急情況，應(yīng)及時說明原因并盡快備案。3.備案變更：外事活動如有變更，承辦部門應(yīng)及時向?qū)徟块T報告，并重新辦理備案手續(xù)。三、外事活動組織與實施（一）活動策劃1.明確目標：根據(jù)公司/組織的戰(zhàn)略目標和業(yè)務(wù)需求，確定外事活動的目標和重點。2.制定方案：活動承辦部門應(yīng)制定詳細的活動方案，包括活動主題、議程安排、參與人員、活動預(yù)算等。方案應(yīng)具有可操作性和針對性。3.風(fēng)險評估：對活動可能面臨的風(fēng)險進行評估，如政治風(fēng)險、安全風(fēng)險、法律風(fēng)險等，并制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。（二）活動籌備1.人員安排：根據(jù)活動方案，確定參與活動的人員名單，并明確各自的職責(zé)和任務(wù)。2.物資準備：準備活動所需的物資，如宣傳資料、禮品、設(shè)備等。物資應(yīng)符合活動要求和當?shù)貙嶋H情況。3.溝通協(xié)調(diào)：與境外合作伙伴、相關(guān)政府部門、駐華使領(lǐng)館等進行溝通協(xié)調(diào)，確?；顒禹樌M行。（三）活動執(zhí)行1.現(xiàn)場組織：活動期間，應(yīng)安排專人負責(zé)現(xiàn)場組織和協(xié)調(diào)工作，確?；顒影凑疹A(yù)定方案有序進行。2.安全保障：加強活動現(xiàn)場的安全保障工作，確保參與人員的人身安全和財產(chǎn)安全。如遇突發(fā)事件，應(yīng)及時啟動應(yīng)急預(yù)案進行處理。3.信息溝通：及時向公司/組織內(nèi)部通報活動進展情況，保持信息暢通。對于重要活動，應(yīng)安排專人負責(zé)撰寫活動簡報，向上級主管部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。（四）活動總結(jié)1.經(jīng)驗總結(jié)：活動結(jié)束后，承辦部門應(yīng)及時對活動進行總結(jié)，分析活動的成效和不足之處，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)。2.資料歸檔：將活動相關(guān)資料進行整理歸檔，包括活動申請表、活動方案、活動總結(jié)、照片、視頻等。資料應(yīng)妥善保存，以備查閱。四、外事人員管理（一）人員選派1.選派原則：根據(jù)外事活動的需求，選派政治素質(zhì)高、業(yè)務(wù)能力強、外語水平好、熟悉外事禮儀的人員參與外事活動。2.選派程序：外事部門根據(jù)活動要求提出人員選派建議，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準后確定人選。選派人員應(yīng)填寫《外事人員選派申請表》，并提交相關(guān)證明材料。（二）培訓(xùn)與教育1.外事知識培訓(xùn)：定期組織外事人員參加外事知識培訓(xùn)，包括國家外事政策、法律法規(guī)、外事禮儀、安全保密等方面的內(nèi)容。2.外語培訓(xùn)：加強外事人員的外語培訓(xùn)，提高其外語水平和溝通能力。根據(jù)工作需要，可組織外語考試或參加相關(guān)培訓(xùn)課程。3.職業(yè)道德教育：加強外事人員的職業(yè)道德教育，培養(yǎng)其敬業(yè)精神、責(zé)任感和團隊合作意識。（三）考核與獎懲1.考核內(nèi)容：對外事人員的工作表現(xiàn)進行考核，考核內(nèi)容包括政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、工作業(yè)績、外事紀律等方面。2.考核方式：考核方式包括定期考核和不定期考核。定期考核每年進行一次，不定期考核根據(jù)工作需要隨時進行。3.獎懲措施：根據(jù)考核結(jié)果，對外事人員進行獎懲。對于表現(xiàn)優(yōu)秀的人員，給予表彰和獎勵；對于違反外事紀律的人員，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、處分等處理。五、外事經(jīng)費管理（一）預(yù)算編制1.編制原則：外事經(jīng)費預(yù)算應(yīng)遵循“勤儉節(jié)約、合理安排、?？顚Ｓ谩钡脑瓌t。預(yù)算編制應(yīng)根據(jù)外事活動的實際需求，結(jié)合公司/組織的財務(wù)狀況進行細化和合理安排。2.編制內(nèi)容：外事經(jīng)費預(yù)算應(yīng)包括活動費用、人員費用、交通費用、住宿費用、餐飲費用、禮品費用、翻譯費用等各項開支。預(yù)算應(yīng)明確各項費用的具體金額和用途。3.編制程序：外事活動承辦部門應(yīng)在活動策劃階段編制經(jīng)費預(yù)算，經(jīng)外事部門審核后報財務(wù)部門。財務(wù)部門根據(jù)公司/組織的財務(wù)制度和預(yù)算管理要求對預(yù)算進行審核和調(diào)整，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準后執(zhí)行。（二）經(jīng)費使用1.審批流程：外事經(jīng)費使用應(yīng)嚴格按照審批流程進行。費用報銷時，承辦部門應(yīng)填寫《外事經(jīng)費報銷申請表》，附上相關(guān)發(fā)票、清單等憑證，經(jīng)外事部門審核、財務(wù)部門復(fù)核后，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準。2.使用范圍：外事經(jīng)費應(yīng)嚴格按照預(yù)算用途使用，不得擅自擴大開支范圍或提高開支標準。嚴禁將外事經(jīng)費用于與外事活動無關(guān)的支出。3.費用控制：加強外事經(jīng)費的控制和管理，嚴格執(zhí)行財務(wù)制度和審批程序。對于超預(yù)算支出，應(yīng)提前報經(jīng)批準，并說明原因。（三）經(jīng)費監(jiān)督1.內(nèi)部審計：財務(wù)部門應(yīng)定期對外事經(jīng)費的使用情況進行審計，檢查經(jīng)費使用是否符合規(guī)定，有無違規(guī)支出等問題。2.外部監(jiān)督：接受上級主管部門、審計部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門的工作。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改并報告處理情況。六、外事保密管理（一）保密制度1.建立保密制度：制定外事保密制度，明確保密工作的職責(zé)、范圍、措施等內(nèi)容。保密制度應(yīng)符合國家保密法律法規(guī)和公司/組織的實際情況。2.簽訂保密協(xié)議：與參與外事活動的人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)包括保密內(nèi)容、保密期限、違約責(zé)任等條款。（二）保密措施1.文件資料管理：對外事活動中涉及的文件資料進行嚴格管理，明確密級，妥善保管。文件資料的傳遞、借閱、使用等應(yīng)按照規(guī)定程序進行，確保安全。2.會議管理：外事會議應(yīng)選擇安全保密的場所，嚴格控制參會人員范圍。會議期間，應(yīng)加強對會議資料的管理，防止泄露。3.信息安全管理：加強外事活動中的信息安全管理，采取加密、防火墻等技術(shù)手段，防止信息泄露。對于涉及國家機密和公司/組織商業(yè)秘密的信息，應(yīng)嚴格按照保密規(guī)定進行處理。（三）保密教育與培訓(xùn)1.開展保密教育：定期對外事人員進行保密教育，提高其保密意識和責(zé)任感。保密教育應(yīng)包括國家保密法律法規(guī)、公司/組織保密制度、典型案例分析等內(nèi)容。2.組織保密培訓(xùn)：根據(jù)外事工作的需要，組織保密培訓(xùn)，提高外事人員的保密技能和業(yè)務(wù)水平。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括文件資料管理、信息安全技術(shù)、保密防范措施等方面。（四）保密檢查與考核1.定期檢查：定期對外事保密工作進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。檢查內(nèi)容包括保密制度執(zhí)行情況、文件資料管理情況、信息安全措施落實情況等。2.考核評價：將保密工作納入外事人員的考核評價體系，對保密工作表現(xiàn)突出的人員給予表彰和獎勵，對違反保密規(guī)定的人員進行嚴肅處理。七、外事活動安全管理（一）安全制度1.制定安全制度：建立外事活動安全管理制度，明確安全工作的職責(zé)、措施、應(yīng)急預(yù)案等內(nèi)容。安全制度應(yīng)符合國家有關(guān)安全法律法規(guī)和外事活動的實際情況。2.簽訂安全責(zé)任書：與參與外事活動的人員簽訂安全責(zé)任書，明確其安全責(zé)任和義務(wù)。安全責(zé)任書應(yīng)包括安全目標、安全措施、違約責(zé)任等條款。（二）安全措施1.人員安全保障：加強外事活動參與人員的安全保障工作，提前了解活動地點的安全情況，采取必要的安全防范措施。如遇突發(fā)事件，應(yīng)及時組織人員疏散和救援。2.交通安全管理：確保外事活動中的交通安全，選擇安全可靠的交通工具，安排專業(yè)司機駕駛。司機應(yīng)具備良好的駕駛技能和安全意識，遵守交通規(guī)則。3.食品安全管理：加強外事活動中的食品安全管理，選擇衛(wèi)生條件良好的餐飲場所，確保食品的安全和衛(wèi)生。對于提供的食品，應(yīng)進行嚴格的檢驗和檢疫。（三）安全培訓(xùn)與教育1.開展安全培訓(xùn)：定期對外事人員進行安全培訓(xùn)，提高其安全意識和應(yīng)急處置能力。安全培訓(xùn)應(yīng)包括安全法律法規(guī)、安全防范知識、應(yīng)急預(yù)案等內(nèi)容。2.組織安全演練：根據(jù)外事活動的特點，組織安全演練，檢驗應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性。安全演練應(yīng)包括火災(zāi)、地震、突發(fā)事件等方面的內(nèi)容。（四）安全檢查與考核1.定期檢查：定期對外事活動安全工作進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱