PAGE日本公司采購制度規(guī)范一、總則（一）目的本采購制度旨在規(guī)范日本公司的采購行為，確保采購活動(dòng)合法、合規(guī)、高效、透明，保障公司利益，滿足公司運(yùn)營和發(fā)展的需求。（二）適用范圍本制度適用于日本公司內(nèi)所有涉及采購活動(dòng)的部門、人員以及相關(guān)采購項(xiàng)目，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等各類采購事項(xiàng)。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守日本及國際相關(guān)法律法規(guī)，確保采購行為的合法性和合規(guī)性。2.公平公正原則：在采購過程中，應(yīng)公平對待所有供應(yīng)商，不得偏袒任何一方，確保采購競爭的公正性。3.效益原則：追求采購成本的合理性和效益最大化，通過科學(xué)的采購決策和管理，降低采購成本，提高公司經(jīng)濟(jì)效益。4.誠信原則：采購人員應(yīng)秉持誠信原則，與供應(yīng)商建立良好的合作關(guān)系，確保采購信息的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門設(shè)置公司設(shè)立專門的采購部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司的采購工作。采購部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求，可進(jìn)一步劃分為不同的采購小組，如原材料采購組、設(shè)備采購組、服務(wù)采購組等，以提高采購工作的專業(yè)性和效率。（二）采購部門職責(zé)1.制定采購計(jì)劃：根據(jù)公司的生產(chǎn)、運(yùn)營計(jì)劃，結(jié)合市場供應(yīng)情況，制定合理的采購計(jì)劃，明確采購品種、數(shù)量、時(shí)間等要求。2.供應(yīng)商管理：負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、評估、選擇、考核等工作，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的供應(yīng)商關(guān)系。3.采購執(zhí)行：按照采購計(jì)劃和相關(guān)規(guī)定，組織實(shí)施采購活動(dòng)，包括詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、簽訂采購合同等環(huán)節(jié)。4.采購合同管理：負(fù)責(zé)采購合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理，確保合同的合法性和有效性。5.采購成本控制：通過市場調(diào)研、供應(yīng)商談判等方式，降低采購成本，提高采購效益。6.采購風(fēng)險(xiǎn)管理：識(shí)別、評估采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)，并采取有效的風(fēng)險(xiǎn)防范措施，保障采購活動(dòng)的順利進(jìn)行。7.采購信息管理：收集、整理、分析采購相關(guān)信息，為公司決策提供支持。（三）其他部門職責(zé)1.需求部門：提出采購需求，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、交貨期等要求，并對采購結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收。2.財(cái)務(wù)部門：負(fù)責(zé)采購資金的預(yù)算安排、支付審核、成本核算等工作，對采購活動(dòng)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。3.法務(wù)部門：為采購活動(dòng)提供法律咨詢和支持，審核采購合同等法律文件，確保采購行為的合法性。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計(jì)交貨期、用途等信息。2.采購申請表經(jīng)需求部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請表后，對采購需求進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性和必要性。2.根據(jù)采購金額大小，按照公司規(guī)定的審批流程，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。采購金額較小的，由采購部門負(fù)責(zé)人審批；采購金額較大的，需經(jīng)財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門審核，并報(bào)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購計(jì)劃制定1.采購部門根據(jù)審批通過的采購申請表，結(jié)合市場供應(yīng)情況和公司庫存狀況，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購品種、數(shù)量、采購時(shí)間、采購方式等內(nèi)容。2.采購計(jì)劃經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)備案。（四）供應(yīng)商選擇與評估1.供應(yīng)商開發(fā)：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。對于新的采購項(xiàng)目，根據(jù)采購需求，從供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫中篩選或開發(fā)潛在供應(yīng)商。2.供應(yīng)商評估：采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。評估可采用實(shí)地考察、問卷調(diào)查、樣品測試、參考其他客戶評價(jià)等方式進(jìn)行。3.供應(yīng)商選擇：根據(jù)評估結(jié)果，采購部門選擇合適的供應(yīng)商。對于重要采購項(xiàng)目，可采用招標(biāo)、競爭性談判等方式確定供應(yīng)商；對于一般采購項(xiàng)目，可采用詢價(jià)、比價(jià)等方式選擇供應(yīng)商。4.供應(yīng)商確定與備案：采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂合作協(xié)議或采購合同，并將供應(yīng)商信息錄入公司供應(yīng)商管理系統(tǒng)進(jìn)行備案。（五）采購執(zhí)行1.詢價(jià)：采購人員向選定的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函，明確采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等信息，要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)。2.比價(jià)：采購人員收集多家供應(yīng)商的報(bào)價(jià)，進(jìn)行比較分析，評估各供應(yīng)商的價(jià)格優(yōu)勢和綜合實(shí)力。3.議價(jià)：采購人員與供應(yīng)商進(jìn)行議價(jià)，爭取更有利的采購價(jià)格和條款。在議價(jià)過程中，應(yīng)充分了解市場行情，合理運(yùn)用談判技巧。4.簽訂合同：采購人員根據(jù)比價(jià)和議價(jià)結(jié)果，選擇最優(yōu)供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購物品或服務(wù)的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同簽訂前，需經(jīng)法務(wù)部門審核。5.訂單下達(dá)：采購人員將簽訂好的采購合同轉(zhuǎn)化為采購訂單，發(fā)送給供應(yīng)商，明確采購訂單的執(zhí)行要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。（六）采購跟蹤與催貨1.采購人員定期跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，及時(shí)了解生產(chǎn)進(jìn)度、質(zhì)量狀況、交貨準(zhǔn)備等信息。2.對于臨近交貨期的采購訂單，采購人員應(yīng)提前提醒供應(yīng)商做好交貨準(zhǔn)備，并確認(rèn)最終交貨時(shí)間和方式。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能無法按時(shí)交貨，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的應(yīng)對措施，如調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃、尋找替代供應(yīng)商等。（七）驗(yàn)收與付款管理1.驗(yàn)收：需求部門負(fù)責(zé)對采購物品或服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收應(yīng)按照采購合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程進(jìn)行，確保采購物品或服務(wù)的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等符合要求。驗(yàn)收合格后，需求部門填寫驗(yàn)收報(bào)告。2.付款：采購部門根據(jù)驗(yàn)收報(bào)告和采購合同約定，辦理付款手續(xù)。付款申請需經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。財(cái)務(wù)部門按照審批通過的付款申請，及時(shí)支付貨款給供應(yīng)商。四、采購合同管理（一）合同起草與審核1.采購合同由采購部門負(fù)責(zé)起草，合同內(nèi)容應(yīng)符合法律法規(guī)和公司要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購合同起草完成后，提交法務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性等方面，提出修改意見。采購部門根據(jù)法務(wù)部門的審核意見，對合同進(jìn)行修改完善。（二）合同簽訂1.采購合同經(jīng)法務(wù)部門審核通過后，由采購部門負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同前，應(yīng)確保雙方對合同條款無異議，并加蓋公司公章或合同專用章。2.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如需求部門、財(cái)務(wù)部門等，并做好合同歸檔管理工作。（三）合同履行與變更1.采購部門和供應(yīng)商應(yīng)按照采購合同約定履行各自的義務(wù)。在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)問題或需要變更合同條款，應(yīng)及時(shí)與對方協(xié)商解決，并簽訂合同變更協(xié)議。2.合同變更協(xié)議應(yīng)按照合同簽訂流程進(jìn)行審核和簽訂，確保變更后的合同合法有效。（四）合同終止1.采購合同履行完畢或因其他原因需要終止時(shí)，采購部門應(yīng)及時(shí)通知供應(yīng)商，并辦理合同終止手續(xù)。2.合同終止后，采購部門應(yīng)清理合同相關(guān)文件和資料，做好合同終止的歸檔工作。五、采購成本控制（一）成本預(yù)算編制1.采購部門在制定采購計(jì)劃時(shí)，應(yīng)同時(shí)編制采購成本預(yù)算。采購成本預(yù)算應(yīng)根據(jù)采購物品或服務(wù)的市場價(jià)格、預(yù)計(jì)采購數(shù)量、運(yùn)輸費(fèi)用、稅費(fèi)等因素進(jìn)行合理估算。2.采購成本預(yù)算經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門備案。財(cái)務(wù)部門將采購成本預(yù)算納入公司整體預(yù)算管理體系，進(jìn)行監(jiān)控和分析。（二）成本控制措施1.市場調(diào)研：采購人員應(yīng)定期進(jìn)行市場調(diào)研，了解采購物品或服務(wù)的市場價(jià)格動(dòng)態(tài)、供應(yīng)商競爭情況等信息，為采購決策提供參考。2.供應(yīng)商談判：在采購過程中，采購人員應(yīng)充分運(yùn)用談判技巧，與供應(yīng)商進(jìn)行有效的談判，爭取更有利的采購價(jià)格和條款。3.采購批量優(yōu)化：根據(jù)公司的生產(chǎn)需求和庫存狀況，合理確定采購批量，以降低采購成本。對于一些采購金額較大、需求相對穩(wěn)定的物品或服務(wù)，可采用集中采購、批量采購等方式。4.成本分析與評估：采購部門定期對采購成本進(jìn)行分析和評估，對比采購預(yù)算與實(shí)際采購成本的差異，找出成本控制的薄弱環(huán)節(jié)，采取針對性的措施加以改進(jìn)。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與評估1.采購部門應(yīng)定期對采購過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和評估，包括市場風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、法律風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別可采用問卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等方式進(jìn)行。風(fēng)險(xiǎn)評估應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和影響程度，對風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分級(jí)管理。（二）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：密切關(guān)注市場動(dòng)態(tài)，及時(shí)調(diào)整采購計(jì)劃和策略，以應(yīng)對市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺等風(fēng)險(xiǎn)?？赏ㄟ^簽訂長期合同、套期保值等方式降低市場風(fēng)險(xiǎn)。2.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)供應(yīng)商管理，建立供應(yīng)商評估和考核機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和排名。對于重要供應(yīng)商，可要求其提供擔(dān)?；蛟黾觽溆霉?yīng)商，以降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)。3.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：在采購合同中明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收條款，加強(qiáng)對采購物品或服務(wù)的質(zhì)量檢驗(yàn)和驗(yàn)收工作。對于質(zhì)量不合格的產(chǎn)品或服務(wù)，應(yīng)及時(shí)要求供應(yīng)商整改或退換貨。4.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：加強(qiáng)采購合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂流程進(jìn)行審核和簽訂，確保合同條款明確、合法有效。在合同履行過程中，及時(shí)跟蹤合同執(zhí)行情況，防范合同糾紛風(fēng)險(xiǎn)。5.法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對：采購活動(dòng)應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，加強(qiáng)與法務(wù)部門的溝通協(xié)作。對于重大采購項(xiàng)目，應(yīng)提前咨詢法務(wù)意見，確保采購行為的合法性。七、采購信息管理（一）信息收集與整理1.采購部門應(yīng)建立采購信息收集渠道，收集與采購活動(dòng)相關(guān)的各類信息，包括市場價(jià)格信息、供應(yīng)商信息、采購政策法規(guī)信息等。2.采購人員應(yīng)及時(shí)對收集到的信息進(jìn)行整理和分類，建立采購信息數(shù)據(jù)庫，以便于查詢和使用。（二）信息分析與利用1.采購部門定期對采購信息進(jìn)行分析，挖掘信息背后的規(guī)律和趨勢，為采購決策提供支持。例如，通過分析市場價(jià)格走勢，預(yù)測采購成本變化；通過分析供應(yīng)商績效，優(yōu)化供應(yīng)商選擇和管理。2.采購信息分析結(jié)果應(yīng)及時(shí)反饋給相關(guān)部門和人員，促進(jìn)公司采購管理水平的提升。八、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對采購活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購成本控制情況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見。2.財(cái)務(wù)部門對采購資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保采購資金的合理使用和安全。（二）供應(yīng)商監(jiān)督1.采購部門建立供應(yīng)商監(jiān)督機(jī)制，定期對供應(yīng)商的供貨質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面進(jìn)行考核評價(jià)。2.根據(jù)供應(yīng)商考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商予以獎(jiǎng)勵(lì)，對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰處理。（三）